扎实做好文秘工作，不断提高服务水平

办公室是人大常委会机关连接上下、沟通左右的枢纽，而文秘工作则是办公室这个枢纽的基础和窗口，地位重要，责任重大。文秘工作归结起来主要是两大职能，一是助手（办文、办会、办事），二是参谋（出点子、提出决策参考），工作纷繁复杂、千头万绪、千变万化。几年来，我们紧紧围绕工作职责，突出规范管理，坚持质量与效率，不断探索创新，文秘工作水平和质量不断提高。

（一）严格文件制发。人大工作不同于党委、政府工作，决定了人大机关公文在种类、格式、行文方式上有其自身的特殊性，因此不能照搬党的机关、行政机关的公文处理办法，必须要有自己的规范。2000年，在参照全国人大常委会办公厅的《人大机关公文处理办法》的基础上，修订了《**市人大常委会机关公文处理实施办法（试行）》，制定了《文件印制规则（试行）》，进一步对市人大常委会机关的公文种类、公文格式、行文规则等作了明确规定。并按照这个《办法》做好机关公文的处理、协调和指导工作。一是把好行文关。坚持少而精的原则，大力减少文件数量。对可发可不发的文件坚决不发，并对行文的形式进行改进，对事务性工作的行文采用便函行文，办公室文件从过去的一年近100个，精简到现在的一年只有40个左右，文件的权威性提高。二是把好格式关。每一份文件从版头、发文字号、标题到正文、附件、成文日期、印制版记都一一把关。人大会议多，每逢开会都要听取、审议“一府两院”的工作报告，特别是向人代会、常委会议、主任会议的报告、汇报，对格式都有严格的要求，为此，统一报告格式，印发“一府两院”及部门，规范其向人代会、人大常委会、主任会议报告、汇报工作。LocalHost三是把好文字关。认真推敲文字的表述、用语的规范直到标点符号。四是把好核发关。凡是以常委会或常委会党组、办公室名义起草的文件，都要经秘书科复核后，才能呈送常委会领导审签。五是把好印制关。文件的印制坚持履行完所有的审签手续后，才进行编号、登记、打印，防止了文件“倒流”、文号重复现象的发生。从2003年起还改进了公文用纸，机关所用的文头和印刷文件都使用国际通用a4幅面纸张，进一步提高了文印质量。

（二）及时准确地办文、办事。办文、办事是文秘工作中的一项经常性的工作，办文、办事工作程序性强，其质量好坏、效率快慢直接反映办公室工作的质量和效率，进而也会影响到机关工作、领导工作的质量和效率。为此，要认真贯彻执行《人大机关公文处理实施办法》，建立工作制度，自觉把《办法》、制度作为办文、办事的基本准则，把握好签收、登记、分发、传递、办理、归档等环节。首先确定了专人对来文及时签收、逐一登记，分出阅件和办件。坚持阅办分离，分别进行处理，避免延误工作。办理传阅件的关键是确定分送范围，要求办文人员对领导的分工、职能部门的职责要有明确的了解，根据阅件的内容，分送有关领导和科室，做到不漏送，不错送，不扩大范围送。对送领导传阅的文件，区别类型分别建有专卷，便于领导按轻重缓急来传阅，每卷还有相应的传阅单，以随时掌握传阅进程和去向。对发往科室的文件，建有发文单，以此作为日后清退文件的凭证。办件的办理关键是要提出正确的拟办意见。去年，重新制作了文电处理签，对每一件需要办理的文电，在掌握内容、抓住重点、搞清背景的基础上提出拟办意见，供领导决策参考，收到了良好的效果。除此之外，我们在办文、办事过程中还努力提高工作效率。建立了值班制度和办文办事登记、催办制度，明确值班人员的工作岗位和职责，对每份文电、每件事情都有办理过程的记载，并加强督促检查，从而避免了工作环节、流程的中断，效率大大提高。同时，还充分利用党政网、电话、传真机来提高办文、办事的效率。通过有序地开展办文、办事工作，逐渐使机关文秘人员养成了勤记、勤跑、勤问、勤看的良好习惯和务实作风。

（三）切实搞好会议服务。会议是人大及其常委会行权的主要方式，每年至少召开一次人代会，每两个月至少召开一次常委会会议，每一个月至少召开一次主任会议。为使会议正常进行和取得预期效果，会务工作显得尤为重要。实践证明，会务工作的水平高低，服务的周到与否，将直接影响会议的效果。我们在办会工作实践中，不断总结办会工作经验，从会前制发会议通知，拟制会议日程、程序，收集参会人员名单，安排新闻单位采访，确定参会人员座次，布置会场，检查音响设备到会中组织报到,清点人数，做好会议记录以及会后的会场清理，收集资料归档，完成会议议定事项，都逐步建立和细化了一整套办会流程。而且每次的会务工作，都使用会务事项对照检查表来督促各项工作任务的及时完成。除坚持以上常规做法外，还不断改进会议服务的方式。一是建立常委会列席会议人员签到制度，促进了政府部门负责人按规定列席常委会，听取审议意见。二是在常委会会议期间，建立了简报工作制度，记录常委会组成人员和列席人员的审议发言，做到当场记录，当场交发言者审定，即时印发会议，较为全面准确地反映了常委会议审议情况，并送党委、政府负责同志，促进审议意见的办理，既解决了“听完就完、审了就了”的问题，也极大地提高了常委会组成人员发言的积极性和常委会议审议的质量。三是及时印发会议通过的各项决议、决定、人事任免等事项。基本上做到了会完一天内就见报和制成文件，印发有关单位贯彻执行。四是及时编印常委会《公报》，一般在常委会议结束后的一个星期内就编完付印，发送同级人大代表、同级党委、政府领导、政府各组成部门、“两院”和下级人大常委会，体现人大常委会《公报》的新闻性、权威性和透明性，有利于接受人大代表、各界对人大和“一府两院”工作的监督，也有利于今后对常委会议情况的查阅和工作查考。

（四）认真撰写文稿。起草文稿注意体现领导意图，注重实际效果，做到观点鲜明、思路清晰、逻辑严密、格式正确。对《大事记》的编撰专门作了规范。以往编撰大事记，由于没有规范，在大事记的收集、编写、审批程序上都出现过一些遗漏，大事漏记，可以不记载的一些日常事务又记了，为此专门制定了《市

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