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产品使用说明书写作指导           
产品使用说明书写作指导

如果是20年前,产品的使用说明书都很简单,往往就那么一页纸。现在的情形完全改变了,在激烈的市场竞争中,产品使用说明书成了企业推销自己和产品的重头戏,其写作内容、形式及应用性功效也多种多样。下面结合商场实战典例,分析产品使用说明书的成功撰写与制作。

一、做到内容不厌其详

产品使用说明书有越写越长的趋势,例如小天鹅全自动洗衣机xqb40-198(家用型)《使用说明书》,a4幅面20页;豪爵suzuki的gn125摩托车《驾驶手册》,口袋本形式,计有65页;epson激光打印机epl-3000英文说明书32开本,187页,已然厚厚的一本书;就连操作简单的现代厨具微波炉,如格兰士wd900g的《使用说明书》,b5幅面的纸也长达17页,另附《格兰士微波炉食谱》15彩页。产品使用说明书的写作以长为善的用意,大体在于:

其一,可以规避风险、减少麻烦。

消费者的维权意识已大大增强,时下一句流行话叫做“买的就是服务”。为了变被动为主动,树立良好的企业形象,越来越多的公司正像海尔集团提出的口号那样,尽力对用户做到“真诚到永远”,体现在产品使用说明书的写作上,就是要巨细不漏,把使用的获知权完全交出。这点很重要,企业的明智之处在于,使用者遇到的和可能忽视的问题几乎均被“说明书”囊括,他完全可以通过阅读自行解决和了解。如果因为使用者没有阅读或阅读疏漏导致使用不当,从而造成产品损坏或人身伤害,那么基于产品说明书有言在先,其明示作用便会为企业规避种种风险,减少不必要的麻烦。lOcalhosT

其二,能够指导消费者物尽其用。

写作产品使用说明书决不可高估消费者的阅读力和理解力,要让你的产品能真正完美地融入到他们的生活中去,必须做最有耐心的“老师”。没有哪个对产品陌生的消费者会埋怨产品使用说明书告诉得太多,所以要在“说明”中给他们的求知欲提供尽可能大的空间,从而做到人、物的最佳契合,满足人的驾驭物质生活的享乐感,同时彰显出被使用产品的优良品性。如果没有详尽的文字说明、较长的篇幅,这些都是难以实现的。

如格兰士光波/微波炉wd900g型《使用手册》中的“操作方法”一节,就分栏讲解了“调校时钟”、“按微波火力烹调”、“快速烹调”、“光波烹调”、“光波微波组合1”、“光波微波组合2”、“儿童保险锁”、“自动解冻”、“自动菜单的设置”等内容,每一栏都文图并茂,方法、步骤落到实处。表面上看这种说明过于繁文冗长,但对使用者来说,正由于此,它才具有了操作细节分明的参照性,因此可以起到事半功倍之效,省却了日后许多无谓的摸索。

其三,有助于满足消费者“物有所值”的心理。

厚厚实实的一本说明书总会给消费者带来消费心理上的安全感,觉得自己的付出物有所值。厂商编织消费者的梦想,离不开长长的迷宫一般的说明书。这“迷宫”绝对考验智力和耐心,它不会没有出口,它是送给想探索迷宫和走出迷宫的人的,但它永远有你没有涉足的未知领域,所以它对你永远具有魅力。就某种情况而言,产品发烧友对产品的迷恋,其实是对产品使用说明书的迷恋。好的产品使用说明书应该令人百看不厌,并且不断有新的发现。

在此不妨设想一下,假如消费者锁定两件品牌价格相当的同档商品、浏览产品使用说明书以做抉择时,一个是薄薄的有限的几页纸,而另一个是沉甸甸的书册,后者的展示效果和优势便可想而知了。所以撰写长“说明”大可不必顾忌成本,因小失大,应明白需要的就是合理的。

二、讲究说明方法和姿态

产品使用说明书是应用型的说明文体,作为一种信息,从传播学的角度而言,“说”在于信源——厂家,“明”在于信宿——消费者。很显然,企业处于信息主导地位,它在说明书里怎么“说”,将直接关乎消费者对使用产品的“明”,即明确程度。因此,说总得有个说的道理,这里边充满创意和策划,也不乏表述规则。

(一)实施说明的“四化”。

一是标题化,就是采用标题撮要之法。如《紫光扫描仪用户手册》长达58页,内容较多,写作上划分成8个部分,标题分别为“前言”、“安装”、“扫描仪按键的设定”、“扫描仪软件面板的功能设定”、“twain对话框”、“twain对话框(详细说明)”、“常见问题与解答”、“附录”。各标题贯领的部分相对独立,主述点清楚,很方便目录查检。结构之间按渐进的逻辑关系排序,形成了整体的方阵集结,内容庞大而不散乱。此方法适用于复杂的说明书写作。

二是条序化,就是行文中每一段以1、2、3排序,类似于法律文书分条列款的写法。它一般与上述的标题化写法结合使用,从而做到语言组织的有条不紊,一是一、二是二。

三是表格化,就是用框线或封闭于框线中的经纬线构筑有别于纯文字的独立表现。它是一种辅助性质的说明手段,往往填充着许多指标参数,言之凿凿,不由人不信。

四是图例化,就是*图来说明问题,以图为主,并参以简洁的诠释文字。它又可分为实物照片图例、写实性绘画图例(如白描图例)以及不乏夸饰的卡通式图例。近些年在产品使用说明书中,图例化倾向最为明显,几乎成为一种时尚。它的优点在于直观性强,语言不好表现的东西,经常成为图例最能轻易做到的。这种说明方法适合应用在日常生活品的使用说明书中,它会与用户零距离贴近,做到妇孺皆知。

(二)做宽域位说明。

产品是卖给需要它的任何人的,原则上产品的使用说明书也是给需要的任何人看的。因此,这里涉及到“说明”定位的域。上述曾谈到不可高估消费者的阅读力和理解力,目的就是要放低“说明”域位的下限,同时,“说明”域位的上限也应尽可能拓高,力图让那些具有专业级水准的阅读者,也能获得想知道的关于产品使用方面的深层次信息。

宽域位“说明”实质上就是为所有可能的消

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