简报
简报,是机关运用得最为广泛的一种文体。它使用多、用途广、基础性强,发放范围广,对掌握信息、推动工作、改进作风,都有很大意义。机关干部和领导干部应该深入认识和把握这种文体,熟悉它的编写技能和艺术。
(一)含义、性质和作用
1.“简报”的含义和性质
简报是机关向上下左右交流信息、沟通情况的简短书面报告。它的性质在与之相近文体的比较中可以看得很清楚。
(1)简报与公文
简报是机关普遍、经常应用的事务文书,它不是个人创作、个人文章,是代机关“立言”,属广义的公务文书。但它又不是“正式公文”,没有公文的效能。国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》里,就没包括它。上级的简报,对下级没有正式公文那样的指令和准绳作用,不能用来发号施令,部署工作。下级送到上级的简报,不能代替正式的请示报告,下级不必由主管负责人正式签发或加盖公章;上级可以不表态、不批示。对同级的左右关系,简报不能代替正式的公函,收到的机关,可以不作任何反映。在机关内部不能代替“通报”、“通知”等,如,批评表扬,只能作为报道什么会议、什么部门批评或表扬了什么人、什么事,而不同于“通报表扬”或“通报批评”。
(2)简报与新闻
简报是简短地报告发生的事实、情况的文字材料,与登载在报刊上的新闻文体,如消息、通讯等不同。报刊上的新闻报道可以来源于简报,即简报提供线索,由此而发现了问题、动向、新人新事等,然后选择或改写、编辑成可以公开发表的消息,或按简报提供的线索进行采访、核对、充实、提高,编写成通讯。LOcALhoST它和新闻有相似之处。新闻是报刊用以向读者报道新的有社会意义的事实,虽也要记叙在什么地方、什么时候、什么人发生了什么事,但却是公开发表于社会的。而简报是内部的,它只向一定范围报告与机关工作有关的事件。如,某一机关发生的事没必要让全社会知道,或公开报道可能泄密,那就在一定范围发个简报,告知有关部门发生了这么件事,便很得体。
(3)简报与
(2)简报作用的确定。后来随着各项事业的发展,简报这种灵活简便地交流情况的文体,迅速发展和推广开来。范围上,从中央到基层的党政部门、群众团体,从政治、经济到文教、卫生等各条战线,从全党和国家的代表大会到省地县的各种会议,各部门的成就、重要活动、科技发明、建设进程以至事故灾害等情况,都需要用简报这样的简便工具在机关体系内部上下左右之间交流。简报的形式和作用已经固定下来,已经不是政府部门的正式文件,不具备正式报告的效能。它正是从这里发挥自己的作用。至今这种交流情况的作用已经无可替代。从下级向上级反映情况看,不可能事无巨细都去面谈、在会上谈、或用正式的书面报告,但有些动态、日常工作情况又必须上级把握,比如,当前体制改革在本部门、本系统、本地区的进展情况及其经验等,这就要借助简报。从上级对下级的简报看,可以通过它传达一些意图、情况并介绍一些有启发、指导意义的经验。左右之间可以交换信息情报和经验教训。这些,对于加强领导、更好地决策和推动工作,有着重要作用。
(3)简报在继续发展。随着我国社会进步,改革深入,效率提高,办公现代化的进程,简报作用在提高,简报自身在发展。其方向不一定是要成为正式文件,而是发挥效能,现在正在向“短、频、快”发展。像xx省各地近几年兴起的《信息快报》就是简报的发展。它利用传真机把各地的重要信息——新情况、新问题、新决策、新经验、新创作、新突破,形成极简要的文字材料,在省、地、县各级主要领导上班之前送到他们的办公桌上,使他们对情况一目了然,能迅速作出反应,推动工作。像这样从国外得到启发的改进,其他各省也有,而且会不断给简报带来新的生机。
(二)特点和写作要求
简报的内容和任务,决定了它的特点;掌握这些特点,对编写、审查、修改简报都是必要的。简报的特点概括起来就是:简明,扼要,及时,实在。
1.简明
简报,当然要简,但这不是简陋、不是单薄,而是建立在具有丰富内容基础上的简。但光简还不行,五四时期反对白话文的一批人写文章尽量简古,读一句要抠半天;还有浓缩得太厉害,鲁迅曾在《作文秘诀》中抨击过那种“缩短句子,多用难字,以求朦胧”的恶劣倾向。就像《绿野仙踪》里冬烘先生“哥罐诗”《咏花》:“媳钗俏矣儿书废,哥罐闻焉嫂棒伤。”(儿媳妇把它插在头上,儿子贪看媳妇不好好读书了;哥哥把它插在罐子里闻,嫂嫂嫉妒,用木棒连罐子都打破了)不用大篇解释就看不明白是怎么回事。这些虽然也简,但却不适宜写简报。简报需要简而明,简和明相辅相成,缺一不可。在下述意义上说,它是简报存在的基础:简报要迅速让领导同志和有关部门了解情况,而他们都是很忙的,如果写得冗长繁琐或晦涩难懂,百思不解,就无暇卒读,甚至一来就放在一边了,起不到作用;如果简洁明快,一目了然,就能忙中偷闲,用几分钟时间了解你单位的情况,这是主动争取领导的好办法。所以,简报最好不超过千字,特殊情况也不要超过两千字,中央办公厅负责同志曾对中央党校文秘班说,一份简报只有一二行或三四行有用,就写一二行或三四行。这就要求:①主题集中,精选材料和概述事件过程,剪裁去枝枝权权,防止重复、松散。②文字凝练,一句能说明白的,绝不用两句,“力避行文的唠叨”。③写时设身处地,让领导或其他读者能明了。所以,事件的前因后果、人物的关系身份要交待清楚;注意专业性名词术语的使用;文字力求通俗易懂,不用不规范的缩略语,像“打办”、“双拥”、“五四三办公室”等。避免用费解和生造的词语、欧化句子、意思不确定的话。
2.扼要
扼要,是从简报内容方面说的,即,反映情况要抓住重点、要害,不能求全贪多。
首先要求抓住重要问题——如,有典型性的事物,值得注意的苗头
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