一、概说

(一)日用公文的含义、功用、类别

1．含义、性质和功用

日用公文，是机关办理公务的文书中一些非正式文件的统称；由’于它是机关体系处理日常事务、日常交流信息的应用文体，又被称为机关、日常事务文书，与《公文处理办法》规定的狭义公文有种种功用、规格上的区别。它主要包括简报、

3．参考性和引导性日用公文，虽然也是办理公务的广义公文，但它与“正式公文”存在不同。首先就是它没有通用公文那种法定的权威性、强制执行作用。如，介绍经验的简报或总结，只是供有关部门参考，得到启发；领导机关可以用来引导工作向哪里发展。但是没有非要人家照办不可的效能，不能在检查工作时说：我们发了简报，你们为什么不照办!日用公文只具有对其他单位的引导性，不能要求甲省按乙省的规划行事；而对机关内部只有行政约束力，违背了“服务公约”、“图书借阅办法”等，跟犯法不同。当然，在实施范围是不容违背、破坏或执行不力的，要受行政批评、处分，但不一定构成法律犯罪，后果构成犯罪，那是超出规章、计划之外的责任事故了。当然，也与违法渎职不同。如，未办好财务手续就取款办事或超规定用车，违背了本单位财务制度或用车章程，可以批评、处罚，但与违法犯罪不同。又如，简报和总结中反映了谁受了批评和表扬，不等于正式的通报批评或通报表扬，涉及者不必在填表时填上受到过通报批评或通报表扬，而“通报”后与此不同。4．规范性与灵活性日用公文在机关应用文章中是最为灵活的一种，当然，它也有大体的规范，写什么不像什么是不行的。LocAlhOSt但它的活动余地最大，最易发挥创造力，而不必死守固定格式，也可不用公文术语或专门术语。它最忌“匠气”，写出来的千篇一律，像工匠做的器皿、茶杯一样。像简报，经常出甚至天天出，不宜一个模子，不宜穿一样靴、戴一种帽；调查报告，天南地北、三百六十行，所遇情况千差万别，也不可按谱填词，像有些单位那样都写成“十四件大事”的模仿之作；而应从实际出发，在格式写法、繁简详略、结构安排、开头结尾、语言口号等方面多一些变化，写得活泼生动，能读得下去听得进去。

(三)日用公文写作的重要意义

社会上和机关里少数人不重视日用公文书写作，是由于偏见和缺乏知识引起的误解。日用公文在机关应用文章担负的治理国家、管理社会、推动改革的重要任务中，具有基础性的无可替代的作用。它被称为机关工作中“基础性文书”，可从以下三个方面理解：

1．机关基础工作的重要方面

机关的基础工作是办事，贯彻决策、处理事务解决问题，在各机关之间和机关内部联系、沟通、协商、调剂。在完成机关基础工作中，使用的重要工具就是各种日用公文；没有它就难以工作。如果写得“少、快、好”，办事效率就高，就有助于完成好工作；如果马马虎虎，拖拖拉拉，用来扯皮，就会影响工作效率，造成损失；至于用来打埋伏、欺上瞒下，就是不正之风，要受到惩处。所以要做好工作，必须写好事务文书。

2．机关决策基础的组成部分

决策是机关的重要职能和工作，但决策正确与否、切实可行否，决定于决策的基础。这当中，日用公文是提供信息、情况的重要桥梁，还可以作为决策反馈或作为“准决策”(如正式批准前的计划)，听取意见而据以调整决策。只有在调查报告、简报、快报等提供的信息、反馈的基础上，在作为决策步骤的计划、总结等广泛吸取专家、群众意见和经验教训的基础上，才能作出或不断调整好科学决策。当然，决策基础是多方面的，日常事务文书是不可缺少的组成部分。

3．机关写作基础的提高阶梯

各机关在机关应用文章的写作水平上相差很大，总的说是不适应改革、发展的局面。不仅无用之文成山成灾，而且因文书写作不严格、经济合同不周严而引起的诉讼也时有所闻。据在一个专区的调查，县乡两级文书写作，合格的只占1／3，根本不合格的占将近1／2。要写好机关应用文章，除了随社会发展而在形式规范上改革之外，提高文秘写作水平也十分重要。它要有一般的语文基础与知识，更需要写作的实践和历练。刚到机关工作，最先和最多写的就是简报、调查报告之类，只有写好这些，才能写好正式公文和见报文章，它是入门和深造的阶梯。严肃认真地揣摩、写好它，不仅有助提高写作能力，而且可以帮助积累知识、材料、经验，对全面提高工作能力、领导能力、改进机关作风，意义都是很大的。