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企业档案知识管理之一: 知识经济时代的档案管理           
企业档案知识管理之一: 知识经济时代的档案管理
现在我们已经进入知识经济时代了,这个时代最主要特征就是“知识”,即以知识为主要的生产资料,以知识为主要的处理手段,以知识含量为主要体现的产品功能和性能。这个时代,处处体现知识的主要价值。而知识从产生到应用,本身是有规律的、有方法的。为了更有效地挖掘和发挥知识的价值,就必须进行知识管理。

企业档案,特别是大中型企业的档案也是知识的一大类,如何在知识经济时代发挥档案知识的作用,这是我们文探讨的问题。

1、 知识经济时代的几个主要特征

(1) 知识已成为企业生产力和生产成果的最大要素;

(2) 知识的来源已经全球化、信息化、多样化

过去知识的来源并不丰富和直接,而随着因特网的普及,世界的知识已经融汇在网络中,随时随地可以取得和应用;

过去知识主要以书报、文稿为主,而现在有文字、图象、语音、图形多种形式表现,又以纸质、电子、光碟等多种媒体表现。

(3) 知识处理与传播已经网络化

过去靠面对面培训, 靠电视、广播。而现在网络平台已经深入到企业和家庭,知识已经紧紧地围绕在我们身边。

(4) 知识的产权化

虽然大量知识已共享,但作为企业竞争的核心知识正在产权化,以保护创新知识的企业。企业也正以自己的创新知识获取企业的最大利润。

(5) 知识管理成为主要的手段,也成为企业的核心管理

知识经济时代的管理重点已经转移到知识管理上,因为企业的利润增长来源主要是企业掌握了别人不具备的知识(产品技术知识、商业推广知识、高效工艺知识、商业模式知识等),而掌握和拥有知识的过程就是知识管理过程。locaLhOST

2、传统档案管理及存在的问题

档案管理已经是老话题,可以说从人类有组织以来,档案管理就存在了,但旧时,没有我们现时的技术物质条件,也就没有现时的管理思想。所以看待以前传统档案及问题,我们只能是从现时代的角度。

2.1传统档案管理的重点在收集、保存资料,记载“历史”

传统档案管理多以发生的人事、事件、过程、记载、文件、书报、物品存档为管理对象,管理手段主要就是用媒体(主要是纸质或实质)记录下来,并分门别类地存放在档案室中。

这个阶段由于技术手段的限制,管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上。同时非常强调资料的完整性、安全性,所以过去只有少数的人员能借阅。

事实上,传统的档案管理起到的最大作用就是记载历史,使得后人在需要的时候等着或引用历史资料时,档案才产生作用。

2.2传统档案管理由于历史局限存在许多问题

问题一:传统档案收集整理需要大量的专业人才,也需要耗费大量的时间。

特别是对大型企业来讲,这个问题特别突出。因为大型企业,档案资料的来源是多方面的,有技术的、有人事的、有财务的、有政策的、有管理的,甚至有设施、设备、工具等的。若要收集上来,就得有专门人员去催办、去委托审查、还要进行编目编册。等档案放到架上,已经成了“历史”,对当时工作没有很大的帮助作用。

问题二:传统档案的保存占据较大的空间,还不能保证存量增长的需求

特别是大型企业或组织,档案资料经过几十年的积累,已经不勘重负,而现在更是“档案*”,面对如此情况,传统档案管理已经无能为力。

问题三:传统档案的借阅必须到档案室现场,还要在书“山”文“海”中捞“针”

虽然也有一些索引查阅的工具,但依然要耗费人们大量的时间去找寻一份资料。更可能的是这样的资料已被借出他用。

在远地工作的人员要查阅档案更是难上加难,无法满足大企业“身”处多地的需要。这也就是以往科研开发、企业规划、文案编辑人员效率低下的主要原因。

问题四:传统档案的安全性没有可靠的保障

因为多是纸质记录,时间长以后,被虫咬、被鼠啃是常有的事,如果只有“孤本”,那就可能难免“绝迹”。另外,还有火情、雨情、盗情等干扰,致使档案管理人员夜不能眠。

3、信息时代档案管理及存在的问题

进入信息时代,档案管理有了重大改观。主要的原因就是计算机和因特网的技术支持。并且随着技术的改善,管理的思想也在信息化的浪潮中发生了转变。

3.1信息时代档案管理的重点在资料保存和查阅

由于电子化、信息化手段的应用,档案资料大都可以进行数字化处理,并按数字化文稿进行管理,且以现在的磁盘、光盘存贮量,这已经有效地解决了传统档案管理中存在的“保存”问题,丢失“安全性”问题,还解决了“借阅难”的问题。

这个阶段,由于信息管理思想的影响,管理的重点就在“数字化”上了。考虑得最多的是将原档案、现档案电子化、数字化存贮、查阅。这确实保障了档案资料不断增长的需要,加速了收集、整理、成册的步伐,也保证了随时随地查阅的要求,但并没有脱离传统档案管理的程式,也没有解决以往的“收集”“整理”中存在的问题。

3.2信息时代档案管理由于“信息管理”思想的局限性而存在许多问题

信息时代档案管理首先是把档案全看成信息,按照信息的“收集、编号、存贮、查询”进行管理,这就带来以下问题:

问题一、收集整理依然是档案管理者的事,这需要大量的专业人才,也需耗费大量的时间。

与传统档案管理一样,档案得不到及时地、实时地应用。等整理编号完毕,已经成为“历史”。而还有更严重的问题,即信息管理人员、档案管理人员不具整理的能力,致使档案规范化的质量受到影响。

问题二:档案的分类仍然按过去的档案管理的

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