-关于单位简化立卷的的几点实践与思考 |
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近年来是文书立卷改革在***档案全面推广之年,此举推动了我单位档案工作由保管型向利用型的转变,顺应了档案工作的发展方向,大幅度提高了工作效率。从一些单位反馈情况来看,简化立卷的实施已经在以下几个方面产生了较好的效果。 一、档案人员工作量减轻了,提高了工作效率。传统的文书立卷工作是一项繁琐的劳动,从划分类别、保管期限,到组卷、抄写卷内目录,再到装订、拟写案卷标题,最后写封面、再编制案卷目录,程序多,难度高,即使是从事档案工作多年的档案员也感到吃力。而以“件”为单位整理,使档案员从繁重的手工劳动中解脱出来,节省了大量的物力、人力。尤其是处一级档案使用计算机治理档案后,所有的文件在收文时就输入了电脑,按照分类大纲编制程序,省去了手工写案卷标题、写封面、抄写卷内目录和案卷目录等一系列工作,极大地提高了工作效率。 二、简化立卷易学、易懂有利于档案员把握。传统的立卷方法不仅要求档案员要具备档案专业理论知识,还要熟悉立卷工作的规范、要求,同时还要求具备一定的综合分析能力。本部门尤其一些基层所由于人手不足,工作量大,培训机会少,往往造成归档的档案质量提不高。而简化立卷的工作难度降低了,下基层指导时我们好讲解,基层所档案员也轻易理解和把握,便于档案工作的顺利开展。 三、有利于档案的整理和利用。由于整理方法简化了,工作量减轻,档案员有了更多的时间和精力来从事档案的编研和利用工作,较好地协调了档案的整理和利用的关系。 四、有利于档案的保密和保管。传统的立卷方法中,档案的案卷由多份文件构成,装订成一卷,而利用者通常只需查阅其中的一份文件,在查阅时就会看到其它无关的文件,不利于档案的保密。LocAlHosT又如有些借阅者档案意识不高,在利用档案时往往把案卷拆了,用完后再装订。反反复复的拆卷装订给档案带来了很大的人为损害。同时档案的整卷调出也会导致没有用到的文件无故损耗,缩短自然寿命。按件治理后,利用者用哪份借哪份,既方便又安全保密,也减轻了档案员调档的工作量。即使是完成归档后发现了零散文件,也无需拆卷、再装订,只需插入相关类别的卷盒中,在备考表或备栏中说明即可,方便灵活。 五、有利于档案室开展鉴定工作。由传统立卷方法组的卷内容杂、卷厚,并且装订、编目固定,使档案室不好易开展鉴定工作,逐渐形成了档案室藏档案价值降低、利用效果差的局面。简化立卷后,鉴定工作不再以卷为单位,也不需要重新整理,不再担心换卷皮,重拟新写案卷标题、重新编页号和案卷号等一系列问题,极大地减少了鉴定工作的难度和工作量。由于在确定归档范围和保管期限时,坚持以单位自身形成原则和业务主管原则,使档案室归档范围相对缩小,最大限度地避免了重复件。 六、较好地解决了计算机治理和手工治理并存的关系问题。随着办公自动化的发展,计算机治理档案已逐渐普及,实行文件级治理,更加便于档案治理系统的优化。但是在本单位一级基层单位,由于治理和经费等原因,没有配备计算机,更不用说档案治理软件了。但因其形成档案数量少,内容较单一,也可根据立卷改革的有关规定进行手工治理。 但是,在简化立卷的实施过程中,我们也发现一些问题。 一是由于取消了传统的立卷模式和立卷方法,长期以来我们在工作中所执行的《机关档案工作业务建设规范》、《机关文件材料归档与不归档范围》、《文书档案保管期限表》、《文书档案案卷格式标准》、《档号编制规则》等规范已经部分失去价值,而新的相应的规范还没有出台,档案工作者有时有种摸着石头过河的感觉。 二是实行“件”级治理,文件改用盒装,使文件轻易被撕破、丢失。在实际工作中,假如碰到借阅者素质不高或档案意识不强,对借阅的档案不及时归还或借阅后随处丢弃就会造成个“件”档案的丢失。 三是规定档案盒可以竖放也可以平放。工作中,假如是平放则不利于放在底层的档案的调用。假如是竖放,有的盒内文件不是装得太满,就会产生盒内文件左重右轻或头重脚轻等现象,时间久了文件就会变形。 四是以“件”为单位治理,随办随归,从一定程度上会破坏文件之间的有机联系。因由同一事而形成的不同文件,由于草拟的部门不同,时间的先后有的甚至跨年度,归档者有仔细留心而存放于不同的盒内,就会割断了文件之间的互相联系,看不出事件的产生发展过程,从而在一定程度上影响了档案的利用,并且在提供利用时,同一事由的文件材料分别从不同的卷盒内提出,很不方便。 五是在进行档案数量的统计时,传统立卷方法一般是以卷为单位,现在是以“件”为单位呢?还是以“盒”为单位?假如计算库存总量,又以什么为计量单位?界时达标升级在统计档案数量时就会面临这个问题。 当然,尽管我们在《规则》的实施中碰到一些暂时的问题和迷惑,但是还是感觉到它能够解决我们在档案工作中的许多现实问题,作用是相当明显的。立卷工作简化了,我们的业务指导工作也要相应地改变。从前,业务指导人员从穿梭于各基层档案室,忙于指导如何分类、组卷,如何编目,指导方式原始,内容单一,效果也不明显。今后,档案工作的业务指导应该站在更高的起点上,可以侧重于档案的价值鉴定、参考资料的编写和现代化治理。这就对档案业务指导人员提出了更高的要求,只有努力提高自己的综合素质,把握最新的档案学理论和现代化治理知识,才能够适应新形势下档案工作的需要。
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