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浅谈办公室工作中的沟通技巧           
浅谈办公室工作中的沟通技巧

在办公室的工作中,沟通无所不在。所谓沟通,是指为了一个设定的目标,把信息、思想和情感在个人或群体间传递,并且达成共同协议的过程。从某种意义上来说,沟通不但是一种职业技能,而且也是一种生存的方式。要想干好办公室这项工作,除了需要具备基本的专业知识和技能之外,更重要的是要做好沟通工作,不但能沟通,还要会沟通,也就是说要掌握沟通的诸多技巧并灵活运用,这样才会成为一名合格的办公室人员。

在办公室的日常工作中需要沟通的人群大致分为三大类,一是领导,二是同事,三是群众。下面我结合近几年的工作实际,谈谈同以上三类人群进行沟通的一些拙见。

一、与领导的沟通

穆罕默德曾经说过:“山不走过来,我就走向山。”对于办公室来说,要想做好领导的参谋,就要学会走向领导。但是不同的领导有着不同的性格,在同他们的沟通当中,当然也要因人而异,特别要把握好以下几点:

1、认清自己的位置

无论何时何地,办公室人员要切记自己是领导的助手,属于份内的事情要认真做好,除此以外不能擅做主张。要维护好管理层内部的团结,在向领导汇报、请示、反映问题时,不发表有关领导个人的议论,不当传话筒,不说不利于团结的话。

2、学会未雨绸缪

领导每天需要面对和解决的事情很多,为了提高沟通的质量,我们要提前把沟通的目的以及表达的方式思考成熟,对领导的工作日程也要有个清晰的了解,还要对领导的心情做个大致的揣摩,这样既能节省时间,也能使沟通更为有效。倘若在领导日程排得很满、心情又很糟糕的时候去与之沟通,往往会事倍功半,不但达不到沟通的目的,反而会使领导对我们产生反感。lOCALHOsT

3、针对不同性格的领导,采取不同的沟通方法

我们平时在与领导的接触中,要学会观察,学会总结。针对不同性格的领导,找出适合与之沟通的方法。比如与冷静型的领导相处时,我们可能会觉得对方难以捉摸,这就需要我们善于观察,从领导日常的工作中去了解他的喜好。在与领导沟通的过程中,多聆听他的意见和建议,切勿自作主张;凡是领导交办的事务,务必要做到万无一失,细微之处要做到一丝不苟。这样相处一段时间后,就会取得冷静型领导的信任。雷厉风行、有魄力的领导通常性格爽快,很欣赏有才能的人。因此在与他相处时,可以大胆地提出自己的想法和建议,恰到好处地施展自己各方面的才能。由于这类领导相当有魄力,所以只要你的建议可行,他都会支持你。在和这类领导相处时,除了要扎实稳妥地办事之外,还要注意在领导面前把握好一个表现的“度”,尽管他爱才惜才,但是如果表现过头,会让这类领导认为你是在故意卖弄,反倒弄巧成拙。虽然我们接触的领导性格各异,但是只要我们在工作中兢兢业业、多思考、勤学习,加上巧妙使用沟通的技巧,那么我们就能从容面对。

二、与同事的沟通技巧

在一个单位里面,我们除了要面对领导,更多的时候是要面对各位同事。为了使各项工作顺利开展,我们在与同事相处时要把握好以下几点:

1、尊重他人,随和待人

每个人都渴望得到别人的尊重,尊重别人也就等于尊重自己。所以,在与同事的接触中,办公室人员要牢记:不该问的话坚决不问,不该开的玩笑坚决不开,不在任何同事面前说三道四。对每一位同事都平等相待,千万不要因为对某个人有意见或看不惯,就不愿于与其说话,这样很不利于团结。有时简单的一声问候就能营造和谐的氛围,使工作顺利开展。

2、讲究诚信,宽容待人

诚信是人与人之间沟通的基础。我们在与同事相处时,要树立“诚信第一”的观念,答应别人的事情要做到言必信,行必果。即使由于某种原因没有做到,也要诚恳地向对方说明,取得对方的谅解。对于同事的一些小缺点和小毛病,不能挖苦讽刺;对于听到的一些关于议论自己的言论,也用不着去追根问底,要以一颗平常心对待,有则改之,无则加勉。当然在工作中我们难免会和同事有一些磕磕碰碰,这时,要学会主动找同事和解,只要真诚地向对方解释清楚,相信一定会赢得对方的理解。总之,宽容是一种美德,它会让周围的人更加尊重你。

3、说老实话、办老实事、做老实人、

有很多人认为我们在领导身边工作,是领导身边的人,不好接近。所以想要消除别人对我们的这种误会,就必须在和他人的相处中,坚持实事求是的原则,有多大能力办多大的事情,不要高高在上,更不要到处炫耀自己的成绩,要保持谦虚谨慎、踏踏实实的工作作风。

4、关心他人,有良好的协作精神

要想和同事更好的沟通,我们还要在“情”字上下功夫,无论是在工作中,还是在生活上,要学会和同事沟通感情。同事在工作中遇到了难题向你请教时,要耐心地解答,做到知无不言,言无不尽;同事在生活中遇到了难处时,要在精神上或者物质上及时给予帮助,使他感受到温暖。某些工作需要与同事配合进行时,要学会主动承担责任,不斤斤计较。这样,会让同事认为你是一个很好的合作伙伴,从而愿意与你共事,工作的效率也会提高很多。

三、与群众的沟通技巧

办公室是一个职能部门,我们会经常接触来访或办事的群众,在与他们沟通的时后一定要把握好以下两个原则:

1、注重礼仪,微笑服务,态度积极

由于办公室代表着一个单位的形象,所以我们一定要注意自己的自身形象,包括穿着打扮、说话的语气和用词。无论来访者是何种身份,我们都要笑脸相迎,给来者留下一个美好的印象。要主动询问来访者的来由和目的,尽可能地帮他们提供相关的服务。在接听电话时,要主动问候来电者,并询问他所要找的人或所要办的事,语气要平缓,不能生硬。必要时要准确记录来电者的重要信息,并及时帮他转达或办理。

2、耐心地倾听,积极地协调

办公室常常会遇到一些带有负面情绪的来访者,这时我们首先要做一个忠实的听众,允许他们把心里话发泄出来,从中找出问题的症结所在。可以办理的,要与有关部门

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