如何看待新形势下的秘书工作

当今时代，秘书工作工作压力大，工作繁杂，对秘书的工作能力要求越来越高。秘书工作是办公室工作的的关键环节，是一个单位履行行政职能的重中之重。对于每一个从事秘书工作的人来说，如何做好秘书工作都是一个值得深思的问题。 
　　一、新形势下秘书工作的新特点 
　　秘书是各级各类社会组织中辅助领导机构、领导者或私人办文、办会、办事的参谋和助手，是职务名称之一。知识经济时代，秘书工作有了许多新的变化。 
　　首先是秘书工作的职能范围更加广阔。现代公司企业机构，行政机关等工作事务向全球扩展，领导们对新形势下的秘书更是予以厚望，交付了许多重要事务的处理以及一部分的决策权。秘书工作的职能范围变的广阔，秘书人员的综合能力素质要求也随之提升。比如，在领导紧急需要出行时，司机缺位，秘书就要顶到前头，暂代司机职务；再比如，领导因事务脱不开身，可能会让秘书代替自己去参加重要的会议。秘书的存在，会极高的提高领导的工作效率，节省了很多精力。 
　　其次是秘书工作对秘书人员的计算机能力要求提高。第三次科技革命以互联网的产生使用作为标志，在这个大浪潮下，计算机，打印机等机器在工作事务中已经成为必不可少的存在。秘书人员要会用电脑的excel表格做数据汇总，用word文档写会议记录等等。打字速度，软件操作等等都是新时期对秘书人员的新要求。在黑客盛行的时代，秘书人员也需要掌握高超的电脑技术，保护电脑中的公司机密等等。由此可见，一个工作能力强的秘书需要掌握的技术是十分繁多的。 
　　再次是秘书工作的专业化程度加强。现在秘书的存在实际上非常普遍的，不像以前只有政府官员，企业领导等才有秘书，而且秘书的种类，秘书的服务对象也日趋增多。秘书从工作性质划分，可分为机要秘书、信访秘书、外文秘书和会议秘书。从秘书的来源与服务对象来分，分为公务秘书与私人秘书。据 《美国秘书行政管理》一书介绍，美国秘书分为社会秘书、法律秘书、医药秘书、公共关系秘书、学校秘书五大类。随着社会的发展， 秘书的专业化程度也越来越强了。 
　　二、新形势下秘书工作存在的问题 
　　当前随着网络时代的到来，日新月异的变化发生了，但是随之而来的更是有大量的问题。对于秘书工作，在我看来问题主要有4个。 
　　第一是秘书人员盲从领导的指示和任务。当领导下达指令时，盲目听从执行，在领导错误决策时造成的后果影响可能难以弥补，将会有损领导的威信。出于怕受到领导责骂或者是不敢挑战领导的权威等原因，大多秘书人员都不会提醒领导，更甚至为博得领导欢心而阿谀奉承，火上浇油。 
　　第二是秘书人员忙碌于搞庸俗的人际关系。秘书人员的主要工作就是领导的参谋、耳目，需要协调领导、部门、领导与部门、上级与下级的关系。但是现在存在一种情况就是秘书人员没有一颗端正的心，处理问题时从个人利益或小团体利益出发，在看人时，搞远近亲疏，在给领导出主意时泄私愤，图报复，趁此奏本。协调关系并不等于去搞庸俗的人际关系，巴结领导和打着领导的旗号去谋取私利。[1] 
　　第三是秘书人员工作范围不明确。新形势下的秘书工作已经不再像以前那样只是事务性的工作，而且秘书工作的范围随着工作事务、领导需要等的繁杂变得更加广阔。许多秘书人员思维仍然停留在以前的范围内，只做事务性工作，而忽视了领导的切实需要以及许多新形势下增加的工作量 
　　第四是秘书教育方面存在缺陷。秘书人员多为文科专业毕业的学生，如汉语言文学专业，政治学专业。在秘书工作所需要的法律、经济、医学等方面存在很大的缺陷和不足，秘书人员在从事工作过程中肯定会遇到很大的困难，组织能力，管理经验等都需要被提高加强。在这样的情况下，秘书人员在入职前是很有必要进行职业培训的。 
　　新形势下，秘书工作越来越需要新型人才，秘书人员应该与时俱进，提高自身工作能力，争做全能型秘书。 
　　三、新形势下如何做好秘书工作 
　　第一，具备优良的品质与政治素养。这是作为一名合格的秘书的基本要求。只有具备了这一点秘书人员才能摆正自己的心态，全心全意为领导服务。工作中要谨言慎行，不阿谀奉承领导。严守秘密，坚守岗位。处理事务性工作之外的政务性工作需要的能力也要具备，提高政治素养，关注时政。 
　　第二，加强自身的组织协调能力与管理经验。这是属于秘书工作范围内的，一个合格的秘书要为领导协调好上下级以及平级之间的关系，管理好职权范围内的人员，让领导不为琐事烦恼。要在了解本部门工作特点的基础上，熟练掌握办事环节与程序，提升工作效率。对接触的具体事务要认真学习，观察领导、他人在处理事务时的方式，总结学习，充实自身的阅历与经验。[2] 
　　第三，提高自身的知识储备和加强自身工作能力建设。秘书人员在入职前应接受职业培训，而且在平常也要弥补自己知识的短板，在自己所不擅长的领域要多加学习。加强自身工作能力建设是要与时俱进的，如电脑技术，写作能力等等。具有笃学不倦的精神，提升自我知识境界。 
　　第四，要有敏锐的观察力和洞察力。作为秘书，在领导询问意见时，可以向领导举荐合适培养的人选，要足够了解手下的人员。在平时的工作中和生活中，要多加观察，勤加思考，關注细节，为领导在决策时提供帮助，分析潜在的利弊得失。 
　　第五，要有良好的工作作风。作为秘书，兢兢业业，任劳任怨。身为领导的得力助手，一定要认清自身的定位，处事公正，对于出现的矛盾要认真化解。要保持踏实的工作状态，具有大局观，严格遵守组织纪律，不将个人情绪带入工作中。切忌以高高在上的姿态去面对职工，一定要虚心听取广大职工的建议，从而为工作的

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