份存档。 12、 涉及多部室联合办理的公文，原件由主办部室整理归档，其他部室保存复印件或其他形式的公文副本。 （四） 利用：归档后的文件应编制档案总目录和档案分类目录等其他检索工具，以备借阅（有关规定详见附件《档案借阅及档案材料复印制度》）。 （五） 统计：详见附件《档案的统计制度》。 （六） 保管：做好“七防”工作和档案材料的保密工作。 （七） 销毁：详见附件《档案鉴定与销毁制度》。 二、 印信管理程序： 1、 分公司印鉴、介绍信及营业执照由综合办保管和使用，一切用印、开具介绍信、使用营业执照原件及复印件都要通过综合办。 2、 综合办要确保印信工作的正常开展，防止滥用和出现漏洞，加强对印鉴、介绍信及营业执照的管理。 3、 印信工作要根据情况、内容、范围并且经过相应的批准手续及用印登记，方能办理。 4、 分公司法人章由财务部保管，除与财务工作有关的用印外，其他用印需到综合办办理有关用印手续。 5、 需使用营业执照原件或复印件的部室，应向综合办办理有关审批及登记手续。营业执照原件借出原则上不得复印，并应及时归还。复印件应加盖公司公章并注明“仅限于……使用”字样。 6、 介绍信开出，内容要明确具体，要填写有效期限、介绍信编号及持有人姓名，介绍信正文与存根应一致，如介绍信开出后未用，应交回综合办，附于存根备查。 7、 介绍信持有人将介绍信遗失应及时报告，涉及重要事项，还应通知前往办事的单位，以防事故。 8、 须严格遵守纪律不得开*明和空白介绍信，如确因特殊情况需持空白介绍信外出办事，须经公司主管领导批准。 9、 各部室印鉴（包括合同专用章、财务专用章、采购专用章等），应由各部室专人保管，部门经理监督，加盖印章亦应履行相应审批及登记手续。 10、 如工作业务需要加盖总承包公司印鉴时，需由部门经理填写《用印审批表》，报公司主管领导签字后，方可到总承包公司办公室办理有关用印手续。 11、 印鉴不准出室，不得借给他人使用，各印鉴保管部室要及时清洗保养，以确保盖印清晰。 12、 公司印鉴、介绍信及各部室印鉴均要牢固加锁，不能随意放置。如因管理不善，造成事故，要视情况追究责任。 三、 公函邮寄程序： 1、公司公函（包括财务汇票、工程档案、合同文本等）需使用ems（邮政特快专递）邮寄的，由综合办统一办理。 2、一般公函（对时间及安全系数要求不高的），本着降低成本减少办公费用的原则，由各部室按平信自行邮寄。 3、公函办理ems邮寄时，经手人要严格登记手续，综合办应及时处理，保证当日递送，不得拖延。 4、公函邮寄只限各部室因工作需要而对外发出的各种信函，因私邮寄不予办理。 四、 办公设备及用品使用程序： 范 围：公司的办公设备是指办公使用的计算机及其外设、复印机、传真机、扫描仪等为固定资产管理的设备。办公用品是指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品。 目 的：为了节约开支杜绝浪费，确保公司办公设备及办公用品的合理使用。 参考文件：总公司《行政办公设备管理规定》（××字[2002]第125号） 1、 办公设备由综合办根据需要，经主管领导批准后统一购置。 2、 办公设备由综合办会同采购部统一编号、建帐管理，各使用部门负责日常维护和保养。 3、 办公设备损坏由综合办查明原因，联系维修，并建立相应的维修台帐。 4、 办公设备报废需由综合办会同财务部共同确认，残体由综合办处置。 5、 办公设备使用要严格按照操作规程严禁自行拆卸部件。 6、 办公用品由综合办统一购置管理。 7、 办公用品要根据实际工作需要，于每周的周二上午按照部门所需，由专人一次性集中办理领用手续。 8、 特殊需要的办公用品要提前在综合办登记，经领导批准后统一购置。 9、 综合办根据领导审批后的采购清单进行办公用品的购置，并将采购物品分类进帐。 五、 图书购置、借阅程序： 1、 图书资料由各部室经理编制购书计划，报公司主管领导批准，由各部室自行购置。 2、 购置图书后，购置人应持图书及发票到综合办办理图书入库及借阅手续，由综合办在发票联签字后方可到财务部办理有关报销手续。 3、 图书资料应由综合办加盖公司公章、编写图书书号及进行图书资料的登记。 4、 综合办应按照iso14001及ohsas18001的有关程序，在相关图书资料上加盖“有效版本”章。 5、 借阅人员应爱护图书，因个人原因损坏、丢失图书资料的要照价赔偿。 六、 信息传递程序： 1、 公司上下级、各部室之间的情况交流，信息沟通，在企业经济运行中起着重要意义。 2、 对于总公司下行的信息（包括fax、e-mail、电话通知、信函等）由综合办统一查收，并做好记录，报呈公司领导后下发相关部室承办。 3、 各部室要认真对待与上级、同级、下级以及有关单位之间的联系，接到有关信息后，应立即作好记录，将记录内容及时传达到有关部门和人员，并及时处理有关事项。 4、 各部室间的信息沟通可通过会议、简报、个别交流等多种形式进行。 5、 公司建立健全呈阅件制度，各部室可采用呈阅件的形式向公司领导汇报工作，提出建议。综合办应加强呈阅件的管理，做到件件有落实，事事有回音。

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