理解知识是有效管理知识的第一步。知识具有许多特征，同时也有许多工具和方法用于管理组织的知识资产。但是，正确地使用这些工具和方法需要深入理解知识的特点。
知识的时代已经迎面而来，在新的时代里，一切都在发生变化。winston churchill说："将来是头脑的天下"。知识已经走出殿堂，不容置疑地成为了企业重要的资产；甚至在广告或市场营销中，许多厂商都打出了"知识"、"智能"和"创意"等字眼；当许多公司必须承受创新或消亡时，他们学习、适应和变革的能力成为了生存的核心能力；大多数的公司通过培训、教育和职业发展寻觅知识；每一个企业都是知识型的企业，每一位员工都是知识型的员工；知识经济已经将新的能力带给工人，工人拥有创造自己知识的方法，他们能够出售、转让或独享这些方法；最终，人力资源管理必须经历一个巨大的根本性的转变。
但是，知识是易消亡的。摆在货架上的技术的生命周期是极其有限的，因为新的技术、产品和服务源源不断地涌入市场。没有人能够储藏知识！企业和个人必须持续不断的更新、补充、扩充和创造更多的知识。
这要求人们重新审视以前的"知识等式"："知识＝力量=>储存知识"。新的"知识等式"是："知识＝力量=>共享知识=>知识倍增"。广泛使用的基准管理和最佳实践管理表明我们正在不断接受"知识共享"这个概念。
hubert st. onge领导着加拿大皇家商业银行的知识管理开发工作，他认识到最基本的挑战是将企业的关键知识和隐性知识予以显性化，以便知识能够共享和持续不断地更新。locaLHost他说："重要的是理解知识是如何形成，以及组织和个人如何精明地学习、使用知识。"
海上导航技术是通过观测星星的位置来判别方位。类似的，我们必须有一个新的"知识透镜"（knowledge lens）来导航和管理我们的企业。但是，我们不能通过传统的方法管理知识，因为知识比机器更具有机性，它是多变的。虽然管理知识比管理机器更复杂，然而以下12条基本的原则是知识管理应当遵循的。
1． 知识是凌乱的。 因为知识与其他任何事物都有联系，因此不可能将知识从这些事物中完整分离出来。在知识域中，你不能仅仅关注一个方面。
2． 知识是自组织的。知识聚集体有组织性和自寻的性。
3．知识需要群体。与生命体一样，知识的产生同样以群体的方式产生。internet是这个规律最好的验证。
4． 知识通过语言传播。语言是知识的载体，没有语言描述经验，我们将不能交流知识。要拓展组织的知识则意味着我们要发展一种能够用于描述工作经验的语言。
5．越压制，越消退。许多知识被试图绑定在图书馆、专利、编码化的文件或数据库中，过于僵死知识管理体制虽然使知识看起来很整洁，但是却会导致创造性的衰减。
6．松散的结构也许是更好的选择。高度适应系统的结构看起来更多是松散的，多样性和非集中式的系统有等多的生存机率。这说明，我们虽然浪费一些资源来管理无序性，但能够更好地管理知识。
7．没有单一的解决方案。知识是多变的，最好的管理方法是能够随着事物的改变而不断改变。
8．知识不会永远生长。与自然界的事物一样，知识最终会消散、死亡。忘却或抛弃过时的思考方法，甚至抛弃大量无用的知识，把精力投入到促进知识的活力和进化中。
9．没有主管。知识是一个社会化的过程，这意味着没有人能够独自对集体的知识承担责任。
10．不能强加规则和制度。如果知识是自组织的，那么促进知识产生的最重要的方法是除去妨碍其自组织的障碍。在支援性的环境中，知识能够自动生长。
11．没有捷径。不可能通过单一的支点或最佳的实践促进知识的产生，必须从多个方面对其加以支持才能获得很好的效果。
12．如何定义知识决定如何管理知识。"对知识的需求"可以以多种方式呈现。例如，关注知识的所有权，会促使企业专注于获取受版权和专利保护的已编码的知识；而关注知识的共享，企业会将重点放在管理信息流和文档上；关注知识能力，企业会重点寻找创造和使用知识的有效方法。