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项目计划与跟踪           
项目计划与跟踪
更新时间:2006-8-24 5:19:37
项目计划是项目管理的第一步,它可以让思想成为产品。一个项目的管理是否混乱的判断首先应该从项目计划开始。以一个项目为例,我们可以将从混乱到清晰的状态分成几种情况:
第一种是知道目标,知道现在该作什么,知道将来该做什么,称之为“清晰”。
第二种是知道目标,知道现在可以做什么,但是不清楚将来该做什么,这称之为“半混乱或者半清晰”。
第三种是什么都不知道,那就是“混乱”。
我们实际遇到的大部分是第二种情况。在这种情况下,项目开始是有计划的。出现这种情况大概有以下几种原因:
对计划认识不清,长远计划或者是整体计划不实际、不准确、不具备实施的指导意义。
计划是为了应付领导或者客户,仅以此搪塞而已。而且领导/客户对拖延、返工司空见惯,不足为奇,所以就完全接受。
计划不够周密,计划总是赶不上变化,总是出现较大的差错。久而久之失去耐心就置之不理。
实际操作中几乎不可能100%的遵照计划,总有些没有想到的事情,这些事情就会影响计划的实施。计划是为了使事情变简单,使事情可见,但是如果计划被变化打乱,那就必然重回混沌状态,计划也就成了摆设!计划被打乱不足为奇,关键是及时的修正计划。所以对于计划必须有一个跟踪。项目跟踪就是及时发现实施中的问题,能够及时的修改计划,使整个项目处于控制之中。
1. 项目计划
项目计划直接关系到项目的好坏、成败。它是整个项目的头脑,项目计划越详细越好。但是在项目工作中,这种情况是很难达到的,而且项目计划可能会有不同的层次和结构,所以项目计划不应该是一个人完成的,应该是整个项目组成员思想的结晶。loCALHosT项目计划就是项目的设计书。
计划是给自己用的,因为它就为指导自己的工作。计划不是靠拍脑门子搞出来的,这样的计划会给你带来很大的麻烦,因为对于这种计划你只有两个选择:要么抛弃;要么修正。修正肯定会产生新计划。抛弃就又面临两个选择:要么重新做计划;要么破其计划陷入混乱。所以这种计划最终的结果只有两种:一是制作新计划,二是陷入混乱。所以与其做两次,甚至更多,不如一次就完成。陷入混乱那就不用多说了。计划的内容最少应该包含任务、时间和资源。但这里不谈这些,而是说说其他几个容易被忽视的地方。
重视管理首先应该重视计划工作,先认识、再重视、然后实施。认识就是要弄清计划的必要性和科学性,那些内容需要计划,那些内容需要明确。重视就是行动,这个行动就是加强计划的管理,确定计划编制、修改的方法和过程。实施就是计划真正的指导实际工作。
1.1. 计划的层次和结构
计划难以一次性彻底完成,所以项目计划应该保持一个层次机构。应该分成大、中、小三个层次,大计划由中小计划构成,中计划由小计划构成,小计划可以说就是个人任务的规划。这样做也是为了使我们工作容易进行。这样做的好处是:
首先层次结构体现了工作流程,符合项目的实际工作需要。在项目开始时,一般是很难具体的策划项目的细节工作,所以这时要求制作大计划,一般不包含细节内容,但列出了相对精细的中计划。之后中计划就开始被清晰的制定了出来,此时的中计划包含了粗糙的小计划。随着中计划的实施,小计划也就从粗糙变成了详细了。这个结构赋予任何成员一个自我施展的空间。当然计划的制定必须经过项目经理的认可。只要项目经理愿意,可以设计自己的所有工作。
其次层次结构是分工的体现,同时也体现出项目组的组织结构。在一个大项目组中(如果有十几个人的时候)就需要再分组。而这种分组,必然是基于工作上的分工。分工的同时也把压力、责任等分配了下去。这种小组的计划当然应该主要由这样的小组制定。这既是减轻项目经理工作压力的办法,也是发挥成员积极性的渠道。在实际操作中,大计划由项目经理负责协调、整理、编写,中计划可以由组长负责编写,项目经理负责协调、整理,小计划可以有项目成员完成。
1.2. 计划的详细程度
“计划越详细越好”。计划至少应该有三个要素被真正的落实下去,这就是任务、进度和资源。计划的详细程度就取决于对这三项的考虑。按照现在的情况来说,计划应该细到人/日(小计划的粒度),项目越紧计划就应该越细。做计划的时间,绝对不会拖延项目。计划越细项目中不确定的东西就越少,项目就越顺利。正所谓“磨刀不误砍柴工”。
针对不同层次的计划,详细程度有不同的要求,大计划应该确定中计划的任务,安排各任务实施的先后和用时的多少,以及人员组织;中计划应该确定阶段中的子任务(如编码阶段的某个模块),任务开始和结束时间,任务负责人;小计划应该确定个人进度的详细安排(日进度)。因为很多项目经理可以不用考虑资金、办公场所等资源,所以这里重点考虑人力资源。如果用一个例子来说明它们之间的关系的话,那么大计划是整个身体,中计划是支持身体的骨骼,小计划是血和肉。所以他们组成一个有机的整体。以瀑布模型为例,项目整体计划作为大计划,阶段(设计、编码……)计划作为中计划,然后分配到具体个人的工作为小计划。(具体情况视项目大小而定)
计划不但需要任务明确,还需要明确的完成标准。这个标准应该能够衡量产物的优劣。每个人的工作都有一个不同的标准,所以如果标准不明确,必将增加跟踪的工作量。标准是否达到是跟踪结束与否的依据,也是工作合理安排的依据。
1.3. 计划三步方略
计划的实施是有先后顺序的,尤其对于中、小计划。计划与实施之间可能会存在一定的偏差,如果偏差积累起来,就会导致计划失效和项目失控。所以应该实时对计划进行调整。跟踪会发现计划/实施的问题,这些问题就是调整的依据。
在实施中,人们应该注重小计划,因为:
计划的误差可能最早出现在小计划中,而且小计划的误差也最容易被忽视。
小计划的实施会影响中计划,也会影响大计

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