目标及为达成主要目标的8~12项支持性目标。规划尚包括针对支持性目标准备研讨会的问题,遴选及通知参与人员,决定日期,安排场所及设备,编制研讨会之资料及电子投票机器等。
3.进行研讨会。研讨会是自我控制评估的重要工作,通常每次4~8小时,以不超过两天为原则。研讨会的气氛必须使参与人员均能公开、坦诚及彼此信任,以收集思广益之效。
4.报告研讨的结果。在csa研讨会结束后,工作团队应根据讨论的工作底稿,包括csa成员对于成功,阻碍及建议的回馈,尽速加以汇总整理,送参与人员复核。然后分析共同的问题及改善的困难与机会,提出报告初稿,连同参与人员的建议及详细的工作底稿,于两星期内送请单位管理阶层。
5.提出行动计划。csa的最后阶段是协助管理阶层针对研讨会的报告所提出之问题,与该单位的最高管理阶层再开会讨论(时间可能2~5小时),由管理阶层决定优先顺序,拟订行动方案,以改善csa团队所发现的重大问题。在会后两周内,将正式的报告分送所有的营运单位管理阶层及csa参与人员。, 自我控制评估在当今的经营环境中存在着巨大的潜能,gsa所概括的不断改善的精神与现代的全员品管(tqm)概念非常匹配,gsa与整体运作的概念及群体学习的模式亦有相互吻合之处。最重要的是,csa提供了一个从基层往上的沟通资讯管道,这个管道能协助资深管理阶层及稽核人员设计一个有效率的营运系统,加强内部控制以降低营运风险,并激发所有相关人员坦诚合作的精神及利害与共的意识。
自我控制评估除利用工作研讨会方式进行外,也有些公司采用问卷调查。问卷调查又可分为两种:(1)一般的问卷设计(questionnaire),填答“是”“否”,或“满意”或“不满意”的程度(例如分为1~7分尺度);(2)风险/控制矩阵(risk/control matrix),列出目的;风险、相关控制,并以文字叙述方式评估其有效性。
问卷的设计必须小心,提供明确的指示,俾能正确回答。其次,问题的措词必须明确,避免语意不清。还有,必要时由专家参与解释问卷回收的结果。
问卷调查与工作研讨会两种方式各有优缺点。前者之优点在于不具名(可以放心填答)、有效率及避免“团体思考”;缺点则为对问题的探讨不够深入,且易流于形式。后者之优点则为集思广益,增进公开沟通及每一位参与者帮助研拟行动方案;缺点则为需要投入较多的人力物力。
依照中国台湾地区证券及期货管理委员会之《公开发行公司建立内部控制制度实施要点》规定,公开发行公司应确实执行内部控制制度,并随时自行评估,以因应内外在环境之变化。依“实施要点”规定,自行评估系由内部各单位定期自行查核其内部控制制度,另由稽核单位考核其成效,以作为评估公司整体内部控制制度有效性之依据。中国台湾地区《金融机构内部控制及稽核制度实施办法》亦规定金融机构应建立自行查核制度,由各营业、财务保管及资讯单位每半年至少办理一次一般自行查核,每月至少办理一次专案自行查核。此一自行查核的精神与前述内控自我评估极为类似,虽然做法容或有不同。
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