9、其他信息-税率、利率等等。
以上这些信息已足够让会计据以作帐了,既然会计可以作,那么软件只要有了方法库之后自然也应该能平同样的活。
现在我举一例以说明方法库是个什么概念(下例假设方法库中已存在事务处理方法),面对一张因采购业务产生的增值税发票:
1、输单人员(请注意不是会计)只需要输入前述的l-6项(不算困难吧);
2、方法库自动给出数量明细输入表请输单员输人物品明细-告诉计算机买了什么东西及数量、单价或总价是多少总是应该的,而税款软件会自动算的;
3、输人物品名称时软件会自动判断该物品对应于该往来关系是否有先入库未*的信息存在,否则无任何提示,输单员可继续输入数量及价格信息,有则软件系统自动生成物品明细(注:有冲销要求的事项系统将自动根据读物品的出库计价法进行冲销),如果有差异,输单员输入差异金额后,系统自动按方法库中的对应方法将其人帐;
4、物品明细输入完毕,软件自动提示与该往来关系尚有哪些未了帐目待冲销(比如预付、应收之类的)并给出相关的单据信息,输单员确认一下冲销金额,软件自动完成制证工作,一项工作完毕;
5、如果方法库中对应于本类型会计事项的处理方法被财务主管(企业高层)定义为既不要进行数量帐核算,也不需进行往来管理,则系统在处理时既不会访输单员输人物品明细,也不会自动稽查有无往来末了帐目,仅仅只会进行自动凭证的工作,即一切均按企业的具体管理要求而定。
我们可以看到,整个过程输单员只输人不处理,信息完备却不涉及会计分录,事实上由于权限的控制,财务主管可以禁止输单员做分录,输单员不可能做错帐,因为严格来讲,这个帐不能算是他做的,大家可以想象得到,在这个系统的控制下,出纳也可以做帐却不会产生安全方面的问题-可以把出纳当一个输单员,同样,业务员、仓管员都可以成为输单员,现在请大家回顾一下刚才我说过的一句话-“计算机革普通会计的命”。
我们从刚才的例子还可以看到,有数量帐核算要求时,数量帐的原始信息录入是包含在制证过程中,这样我们在查询时就可以获得一个非常重要的数据-物流信息,我们可以象分析往来帐帐龄一样分析物品帐的帐龄,我们可以获得物品的应收。应发、压库、在途、内部转移等流动信息,还可根据从原始单据中获取的往来关系及责任信息并结合往来帐龄分析对往来关系进行信用评定或是分析本公司某部门、某人的工作绩效。
前面一直没提到项目核算这个问题,仔细想一想,项目与物品是一个很相似的东西,只不过它在核算时的数量一般是设为1,再简单举一个例子,一笔因销售业务而支出的出租车费,在输单时系统将自动给出项目明细输入表,我们将此费用记入一个基本项目(相当于一个明细科目的功能),比如称之为“张三打的费”,那么在查询时我们如果认为这个基本项应归于销售部开销,则将此项选人“销售部开销表‘书算,这个表还可包含其他选入项,若我们认为有必要核算一下今年张王的总耗费,我们也可在另一个表中-比如说是”张三1999年总耗费表“-选人此项,这个表中还可选人诸如”张三工资“、”张三招待“、”张三福利“等等基本项,如此,所有的管理分析表(包括往来分析、物流分析、量本利分析)都是根据管理者的自定义要求从源数据而得,我们还可将这些数据导出到具备excel控件功能的强大的电子表格工具中进行更为复杂的分析。
讲了这么多,可能会有人认为笔者在空口说白话,事实上,我们已经在财务处理方面实现了以上思路,并且我们的试验性产品也已通过了浙江省财政厅的评审,我们正在攻关的是将这个思路在事务处理范畴中实现。
顺便提一下,我们的业务人员在完全没有会计基础的情况下经过两天的内部培训就能做出漂亮的帐来-因为他在学完基本的操作之后只需要懂得会抄单据就可以了,而将来数据采集器的广泛应用很可能会在许多方面充当输单员的身份,也就是说不提升自己的能力,可能将来要当个输单员都困难了。
最后,想对大家说的是:不管是做为个人还是做为软件生产商,我们都必须时刻更新我们的大脑思维方式,不光简单的从顾客角度去想应用层的问题,还要懂得去分析顾客为什么会产生这样那样的需求,不断总结归纳解决顾客需求的根本方法,如此才能在激烈的竞争环境中求得长久生存,否则我们就只有等着‘计算机革我们的命“了。
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