合同执行部门经理或项目负责人负责与公司以外的其它单位传递工作联系单，并将联系单送到合同管理员处备案；

7、 填写联系单要规范，填准填全所要求的内容，需要回执签字、存档的应做好合签以备存查，全部工作联系单应装入产品合同档案，不得私自保存。

8、 各部门联系单由各部门统一编号登记，联系单台帐编号如下：业务部hay05***；外贸部haw05***；综合管理部hag05***；山东办事处has05***；包头办事处hab05***（联系单及台帐格式附后）

五、 日常综合管理规定

1、 综合管理部负责综合统计，有关信息的管理，为公司领导的决策提供依据；

2、 客人、用户的招待管理制度；

（1） 顾客来访前，项目负责人或业务部门要将顾客来访的目的、日程、人员、职务等情况，做出详细接待计划报综合管理部。

（2） 综合管理部在接到报告后，按计划安排落实好（我方接待人员、会谈地点、用车情况、就餐地点、礼品标准、日程安排等），协助业务部门做好接待工作。

（3） 客人因生产进度、交货等原因来公司，应帮助安排食宿。

（4） 客人来公司后需参观景点的，按业务部门提出的接待计划，管理部统一协调安排。

（5） 综合管理部每次接待完毕应做接待小结，登记存档。

3、 礼品赠送的管理规定；

（1） 赠送礼品由部门经理将受赠的单位、人员、礼品价格等情况向销售分公司经理事先汇报，待批准后方可安排进行。在沈阳时报到综合管理部，由综合管理部统一安排。

（2） 业务员在外地赠送礼品，必须事先请示，经部门经理批准后，方可进行，否则由当事人负责一切费用。

（3） 购买礼品的当事人要留有效票据。各部要根据领导审批的礼品单，比质比价采购，杜绝假货现象。

4、 支付代理费、中间费的管理规定；

（1） 选型费、代理费、答谢费、佣金等的洽谈与支付，必须事先向公司领导请示，待批准后方可实施，且上述的协议必须由主管经理签订方有效。

（2） 选型费、代理费、答谢费、佣金等协议签订后，必须报综合管理部一份登记备案，各项费用支付前需到综合管理部呈公司领导核准后方可支付。

（3） 为确保双方合作不断加深，中间费的确定和支付透明度一定要控制在一定范围内，避免造成不良影响。

5、 贵重物品的管理；

（1） 对2000元以上的设备（含计算机、照相器材等），要建帐登记。

（2） 要设专人管理公司贵重物品，搞好防范，防止被盗。

（3） 重要设备只能用在工作上，不得从事工作以外的私人活动。

（4） 物品发生损坏，要马上报到综合管理部进行维修，不得影响工作。

6、 日常工作纪律、行为规范的管理（参见公司有关管理规定）；

7、 用餐制度和标准规定（参见公司有关管理规定）

六、 产品的发货运输程序

1、 产品产成前由该产品的签订部门与用户确定发运形式、到货地点、联系人、联系方式、运输路线及能力等，以工作联系单的形式通知综合管理部；

2、 综合管理部负责组织发运。综合管理部依据制造部生产科的《完工通知单》及时与项目负责人或用户沟通，确定发货日期。依据产品的箱数、重量等因素，通过比质比价方式确定运输价格。用户自负运费的应协助办理有关事宜；

3、 综合管理部负责办理产品出门手续，并通知制造部按运输及用户要求安排装车。

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