**市民政局社会福利和社会事务是一个科室，名为社会福利和社会事务科，定员3人。这一块的工作包括社会福利、救助管理、殡葬管理、收养登记、福利企业资格认定及年检、相关单位的项目建设和一些临时性的工作，工作对象参差不齐，涉及到许多政策法规，每项工作都独立成块，人少事多是我们的特点。在这种情况下要做好工作，必须熟悉相关的政策法规，了解工作对象的特征，提高工作效率。在实践中我们体会到，做好档案管理工作，便于资料查找、掌握政策，为提高工作效率发挥了重要作用。

一、主要做法

1、合理分类。我们将所有的档案资料分为9大类，即直属单位、国办福利机构、民办福利机构、福利企业、殡葬管理、救助管理、政策文件、项目建设和专项工作。以上9类中，前6类中每一个子类都是一个具体的单位。如，直属单位中的**市社会福利院、**市救助管理站……国办福利机构中的长阳县社会福利院……每一个子类就是一个卷宗，主要保存该单位的工作情况资料、规章制度、得奖情况和上级对其指导检查的情况等。比如，年度工作报告、民政局对其进行安全检查记录、单位负责人学习考察情况等。第7类政策文件，其内容就是该项工作的政策法规，包括28个子类，有福利机构、收养登记、救助管理（含未保中心）、重生行动、社会联动、计划生育、殡葬管理、明天计划、星光计划、阳光行动、福利企业、养老服务社会化、假肢修配、蓝天计划、本局文件、城市定救、儿童福利（含儿童维权）、“三无”入院、综合文件、争取资金和外地经验，同时为了便于查找，将来信来访、议案提案、课题调研、上报材料、宣传稿件、信息化建设、民政简报归为政策文件中。LocAlHost第8类是项目建设，是在建的项目资料，一个项目设一个专卷，比如，在建的儿童福利院蓝天计划项目、救助站（未保中心）项目等。第9类专项工作，一个年度整理一次，一项工作为一个专卷，比如某年度的明天计划、星光计划等。

2、收发登记。对收到的文件和本级下发的文件，按上述分类标准归档录入。收文录入的内容包括收文时间、发文单位、文件标题、文号、目录号和案卷题名；发文录入的内容包括发文时间、文号、文件标题、签发人、目录号、案卷题名、主送单位和抄送单位。目录号就是分类中的大类，如直属单位，福利企业等，案卷题名就是大类下面的子类，如，直属单位中的**市殡葬管理所。收（发）文登记录入是录入到电脑的excel表中，保存在本科室的共享文件夹下面，科室的每位同志都可以通过excel程序提供的搜索功能，找到某文件的目录号和案卷号，从而快速地找到该文件。比如，拟找省民政厅下发的“关于召开全省救助管理工作经验交流会暨救助管理站站长培训班的通知”。通过搜索，查到了文件的目录号是“政策文件”，案卷号是“救助管理”，我们就知道了此文件在政策文件中的救助管理专卷中，马上就可以拿出这份文件。当然，还可以通过excel透视表做一些简单位的统计。比如，政策文件共发文多少，政策文件中关于殡葬管理的发文有多少，收到省民政厅的关于救助管理的文件有多少等。

3、编制目录。对于收（发）文录入，我们是按照年度进行录入的，即一个年度为一个文件名，每个大类（目录号）下面的子类（案卷题名）中保存有哪些文件。同时，我们还建立了一份“卷内文件目录”，卷内文件目录也是录入到excel表中，表格中的工作表标签按照分类中的大类命名，即标签名为直属单位、国办福利机构……,对于分类中的前8类表格中录入文件名、目录号（大类名）、案卷题名（子类名）、备注等内容。对于第9类即专项工作，立为专卷，录入内容有文号、责任者、题名、日期、页码和备注，专卷整理后装订成册，作为工作中的资料备查。如我们有某年度星光计划专卷、明天计划专卷、地震孤儿收养专卷等。卷内文件目录中录入了所有档案资料的目录内容，通过excel表格提供的搜索功能，可找到需查找的文件。如，在卷内文件目录中查找《**市民政局关于国家电网公司捐赠“爱心助老基金”专款使用情况的报告》，其搜索结果为在标签名为《“爱心助老基金”国家电网公司捐赠专款使用情况》专卷中的第一页,当然很容易找到这份文件。

另外，我们还制作了《报送资料登记表》，对科室发出去的文件的报送时间、题名、接收单位、签收人进行登记。《传真记录》和《重要电话记录》对接（打）传真和电话进行记载。

二、几点体会

1、节约了人力物力。通过现在的档案管理方法，我们在没有增加任何投入的情况下，很容易找到所需的文件，不会浪费工作时间去资料；每份文件都只需保存一份，科室的工作人员不用每个人去复印一份而浪费纸张。

2、提高了服务质量。社会福利和社会事务工作需接待大量咨询人员，此管理方法能迅速地查找到咨询人所需的资料；为同类单位提供资料借鉴也是提高服务质量的表现。如，我市各地都在兴建福利院，福利院的项目申报是大同小异，我们为后申报的单位提供借鉴先申报单位的资料。

3、有助于掌握政策。在政策文件中的每一个案卷题名（子类）卷宗中，保存的是一个专项工作的政策文件，即使是一个新手，只要掌握了该卷的文件，就基本掌握了该项工作的基本要求，掌握了政策文件下面的20多个子类也就掌握了社会福利和社会事务工作的全部政策。

4、明确了管理责任。每收一份文件都进行了登记，有助于增强我们工作的责任心；我们对各单位安全检查的现场记录归到该单位的档案中，明确了安全管理责任；签收人在我们的《报送材料登记表》中签字后，再不会找我们索要相同的资料，签收人增强了工作责任心。