【摘要】秘书从业人员的角色意识对于秘书工作有着重要的意义,所以培养秘书从业人员正确的角色意识是秘书企业、军队,包括一些学术团体组织都设有秘书机构。秘书工作也由原来的以秘书群体为领导群体服务为主,越来越多地出现了秘书个人为领导个人一对一的服务模式。
我国目前秘书职业教育和秘书工作的现状又是怎样呢?一方面,应对秘书职业领域中出现的这些变化,我国各级各类秘书教育机构,从大中专院校中的秘书专业到社会上的各种培训机构,都与时俱进的对教育培训内容做出了相应的改革和调整。改革调整后的课程内容确实为培养新型秘书人才提供了扎实的专业知识和娴熟的职业技能,然而另一个很重要的内容却在专业教学和培训中被忽略,没有引起足够的重视,这就是秘书角色意识的培养。另一方面,不少从事秘书工作的人员本身为了适应新时期秘书工作的要求、提高工作效率、提升自身工作能力,也在不断自我提高要求,加强工作技能的培训,学习掌握了许多企业里都有一个团结高效的秘书的团体在协同合作,每一位成功的领导背后都有一个得力的秘书充当他的助手。比尔•盖茨曾经在公开场合说过:“我和微软的成功因为有露宝。”(注:露宝是微软总裁秘书)
从秘书人员在一个组织中发挥的作用来看,一个组织中任何工作的任何一个环节中,都活跃着秘书人员的身影。一个组织内部,秘书人员是助手、是参谋、是桥梁,同时又是“管家”。日常工作中,秘书人员要为领导安排日程、处理杂务、协调事务;领导需要做决定的时候,秘书人员需要向领导提供决策的依据、参考,随时准备快速查找领导需要的信息,以保证决策的正确性和可行性;决策的实施过程中,秘书人员又必须把领导的意图妥善地传达到各部门,保证各部门能正确领会决策,科学地执行决策,同时,在执行决策的过程中,还必须要协调好各职能部门之间的关系,以保证部门与部门之间的完美配合。所以一个称职的秘书要既能撰文办文,又能沟通协调;既懂专业,又会管理;既能处理信息,又能处理公关事务;既可以为领导办理各种具体事务,又能为领导出谋划策;既是领导的工作助手,又是领导的生活助理。[6]
从秘书人员所需要具备的知识结构和能力来看,在知识结构方面,秘书人员既需要具备较宽广的知识面,又要有深厚的专业知识。在纵横两个方向上都具有较高的要求。专业知识自不必多说,应用文写作、调研统计、会议组织、档案管理、公共关系、信访接待等等。除了要精通以上这些专业知识外,还应该具有一定程度的社会科学知识和自然科学知识:语文、政治、历史、外语;物理、化学、生物、数学等等。第三个方面对于所处的行业系统的知识应该熟悉掌握,企业管理、行政管理、文化事业管理、医疗、军事……不一而足。除此之外,秘书人员为了适应社会环境还应该掌握一些经济、法律、心理学、社会学、领导科学等相关知识。在一个组织中,可能有很多人是属于精英型的人才、高精尖人才。但是,他们有一个“通病”就是在所处的组织中,通常只了解本专业领域范围内的事项。只有秘书,需要对本组织所涉及的所有领域都必须通盘掌握和熟悉。尽管不是精通,但都需要略知一、二。另外,出于工作需要,秘书经常需要应酬各种客户、来访人员,为了快速形成融洽的人际关系,秘书必须掌握人际沟通的技巧,对种类可能的话题也要能够信手拈来,天文地理、时尚时事、文学艺术……在能力方面更无庸多说,众所周知,秘书人员必须具备良好的理解能力、沟通能力、社交能力、协调能力、表达能力、观察能力、应变能力、办公自动化系统的操作能力……如此来看,要做一个成功的秘书还真得苦心修炼不可。所以,在一个组织的职员中,也许只有秘书可以自豪地称自己是本职业范围的精英同时又是综合性人才。试问,有几种职业对从业人员有如此的要求呢?秘书不应该以此而感到自豪吗?
在我们身边,不少人包括一些秘书人员自己常常对秘书一职有一些误会的看法,例如,一提到秘书尤其是女性秘书,总是有些人戴着有色眼镜把秘书看作“花瓶”。秘书人员也常因此而觉得低人一等。其实,“花瓶”要做好也不易,也是需要内外兼修的。从外表来看,能称得上“花瓶”的,必然有良好的外在形象。如果这个“花瓶”摆在室内,能凸显整体设计,与大环境相得益彰,它的功效也就发挥了。[7]从内在来看,秘书人员有时还真的要像一个花瓶,一个嘴小肚大的花瓶。所谓嘴小肚大,一是就秘书一职所处的特殊位置而言,秘书人员在一个单位中虽然属于管理层,但实际上是介于领导与职能部门中间的一个特殊位置上。处在这样一个位置上,有时可能会面对一些两难的事情,比如职能部门对上级的抱怨可能会说给秘书听,上级对职能部门的不满可能会发泄给秘书;不同的部门之间的矛盾有的时候可能也会汇集到秘书这里。这时候,秘书人员就要学会做一个嘴小肚大的“花瓶”了:对于有些对工作不利,或者不利于部门与部门、领导与下级、同事与同事之间和谐相处的话,秘书人员要学会甄别,更要学会存在肚里,不能大喇叭一样地到处传到处说。嘴小肚大的另一方面的含义则是指要有足够的容量装下充足的文化知识、专业知识,装得下领导随时可能需要的各种信息,还得有足够的空间随时准备吸纳新的信息内容。但同时,嘴巴又要足够小,对于事关组织机密、不能透露的事情一个字也不能说,学会守口如“瓶”。秘书人员的工作决定了他们经常会接触到一些组织机密,秘书人员应该具备高度自觉的保密意识,防止“密”从嘴出。由此来看,一个合格的“花瓶”也不是人人都做得来的。
秘书人员应该自豪地肯定而不是否定自己价值。秘书价值的实现,无论是从本质的角度还是从其最终的目的看,都取决于他的艰苦工作和他对别人、对社会的实际贡献。[8]尽管秘书人员不直接做决策,也不直接创造经济效益和社会效益,但是秘书人员所做的每一项工作,文字工作、会议筹办、活动策划、信息搜集、协调沟通,都在创造价值,都在间接地创造经济和社会效益。就这一点而言,秘书的作用是不容轻视更不容忽视的。秘书人员应该以自己所从事的职业为荣,以自己为组织为社会所做的贡献而自豪。
随着政治经济体制改革的不断深化,社会对秘书的需求量越来越大,对秘书的要求越来越高,秘书职业化程度也越来越高。在这个过程中,秘书人员应该对自己有一个正确的定位,方能增强工作的应变能力和适应能力。这也是培养适应当代社会需求的秘书人员的重要内容之一。
参考文献
[1] 袁维国.秘书学[M].北京:高等教育出版社,1990
[2][4][8] 季水河.秘书心理学[M].上海:复旦大学出版社,2007
[3] 赵中利,史玉峤.现代秘书心理学[M].青岛:青岛出版社,1996
[5] 王育.秘书实务[M].北京:高等教育出版社,2007
[6] 蔡超,杨锋主编.现代秘书实务[M].广州:暨南大学出版社,2006
[7] 中华文秘协会编著.做一个完美的秘书[M].哈尔滨:哈尔滨出版社,1996
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