摘 要：学生档案是国家人事档案的组成部分，是学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实考试证书，大学生心理测试成绩，发明创造证书，能力、技能竞赛证书，社会实践活动材料等等一般都不归入档案。同时，院校学生档案建设和管理现代化是信息时代和高等教育发展对档案建设与管理提出的迫切要求，信息技术革命也为院校学生档案建设手段现代化提供了可能。但令人遗憾的是，院校学生档案多数还是以手工抄写的纸质档案为主，现代化管理手段还没有得到广泛推广。面对学生档案项目增多，档案数量大增，质量要求趋高，流动速度加快，存放时间变短，就业方式多元化，投寄单位多等特点，显然原有的学生档案建设与管理手段已经越来越不适应，必须加快推进高校学生档案建设与管理手段的现代化。
3 做好学生档案管理的建议
3.1统一认识，加强领导。学校领导、院系领导及广大教职工都要强化档案意识，自觉支持和做好学生档案工作。学校领导和院系要把学生档案工作纳入议事日程，把学生档案建设当作全校一项基础性的工作常抓不懈。同时加强管理，将学生档案管理工作纳入有关职能部门的目标管理，在布置、检查和总结学生管理工作的同时，布置、总结和检查学生档案工作;另一方面，学校要认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题，做到人员到位、经费到位、设备到位。
3.2加强学生档案材料的收集，规范学生档案的整理。学生档案材料的收集要保证学生档案材料的完整、齐全；文字材料纸张规格要统一，书写要规范、字迹工整，归档的材料不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸等书写，要求不出现错别字；除传真件需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档；学年度班主任鉴定要根据学生实际，尽量能表现出各个学生的特点；学生在高中阶段也要完备高中档案，入学即向校方提供。LoCalhOst学生档案的管理应有一个指定的归口部门进行统一管理，并指定院系专人负责，实行统一要求。档案整理过程中，要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内，材料名称要求填写完整、规范，并且保持内外名称一致、顺序一致，具体材料以时间先后为序。
3.3严格毕业生档案转递制度、加速学生档案工作现代化的步伐。一方面必须认真执行档案转递制度，严格按照档案转出的程序进行：如填写转递单——填写转档登记——严密包封——通过机要转递——检查收存回执——回执未退的及时催查（应在一月之内）。同时，还应注意接收单位是否具备文件中规定的“县(团)级以上的组织、人事部门或县级(含县)以上人才服务中心”等具有管理档案资格的机构。若用人单位不具备保管条件的，应送到人事部门所属的人才流动服务中心保管。这样就可以有效避免档案转递出去后造成档案丢失的现象发生。另一方面，对学校毕业生档案中能够体现在学期间德智能绩的综合材料，如毕业生登记表、学生成绩总表、毕业生基本情况表(积分总表)等材料形成一式二份，其中一份存放在毕业生本人档案中，另一份存放在学校的学籍档案中。这样做的好处是便于今后部分学生的档案丢失后重新建档(即毕业生通过原所在学校保存的学籍档案的复印件来重新建档)，同时也可以避免有些毕业生利用重新建档的机会弄虚作假，如做假材料、开假证明，涂改成绩等的现象发生。
总之，学校学生档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。