进行及时有效地沟通。
三、项目沟通管理的技巧及方式
1.制定切实可行的沟通计划
一个有效的沟通计划将会促进团队的发展,实现客户的同步,实现项目文件的减少。
有效的沟通计划应该考虑以下几点:
(1)确定项目相关文件保存方式。对于收集到的不同类型的信息,应制定统一规章制度,将与项目有关的重要文件进行建档、保存。
(2)建立项目组织联系方式。项目涉及到多方人员,为提高工作效率,应该建立一个专用于项目管理的所有相关人员的联系方式名册,做到简洁、明了。
(3)确定工作汇报方式。明确表达项目组成员对项目管理者、项目管理者对上级和相关方的工作汇报方式,包括汇报时间、汇报形式。比如项目组成员每天通过email向项目管理者汇报,项目管理者每周通过email向直接客户和上级汇报,紧急汇报可通过电话及时沟通,每两周项目组进行一次项目工作沟通会议等等。
(4)统一项目文件格式。对于项目统一文件模板,是规范管理的一项措施,所以必须统一各种文件模板,并提供编写指南,以保证项目沟通的效率。
(5)沟通计划应简单实用。沟通计划是用来执行的,要保证项目相关人员已经正确理解,避免为计划而计划,使其束之高阁。
2.项目沟通的方式
(1)正式沟通和非正式沟通
正式沟通是通过项目组织明文规定的渠道进行信息传递和交流的方式,如组织规定的汇报制度、例会制度、报告制度及组织与其他组织的公函来往。其优点是沟通效果好缺点是沟通速度慢。非正式沟通是在正式沟通外进行的信息传递和交流,如员工之间的私下交谈、小道消息等。其优点是沟通方便、速度快缺点是容易失真。

(2)上行沟通、下行沟通和平行沟通
上行沟通是指下级的意见向上级反映,有层层传递和越级反映两种形式。下行沟通是指领导者对员工进行的自上而下的信息沟通。平行沟通是指组织中各平行部门之间的信息交流。
(3)单向沟通与双向沟通
单向沟通是指一方只是发送信息,另一方只是接收信息,信息是单向传递的,其特点是传递速度快、准确性差。双向沟通是指发送者和接收者两者之间的位置不断交换,且发送者是以协商和讨论的姿态面对接收者,信息发出以后还需及时听取反馈意见,必要时双方可进行多次重复商谈,直到双方共同明确和满意为止,其特点是沟通信息准确性高、利于意见反馈、沟通双方有平等感。
(4)书面沟通和口头沟通
书面沟通是指以书面的形式进行信息传递和交流。口头沟通是指用口头表达进行信息传递和交流,其特点是灵活、速度快、较准确,双方可以自由地交换意见。
(5)语言沟通和体语沟通
语言沟通是借助于语言、文字、图画、表格等形式进行的沟通。体语沟通是借助于动作、表情姿态等非语言方式进行的沟通。
四、五项基本原则
1.统一性原则
经由沟通管理“三步曲”建立起来的建设管理秩序本身就是为项目建设制定的统一运转管理模式,从信息、的产生、传递、接收到信息的反馈全过程是一致的。它与项目建设有关规定、说明、报告及规范操作办法一起,构成了项目沟通管理的《通用词典》。虽然《通用词典》也需要随着项目的进展与经验的积累而不断充实、调整与完善,但是,它的存在必然成为沟通管理所遵循的统一性原则之参照体系,这样一个模板的建立,越来越体现出沟通管理统一性原则的实用价值和关键所在。
2.沟通有效原则
所有的沟通工作都是为了使某一事件或问题矛盾得到解决、使矛盾各方最终达成一致而开展的。对信息的接收与理解是否符合信息发出者的思维宗旨,接收者与发出者间是否存在歧义,是衡量沟通是否有效的标准。
有效的沟通起始于积极有效的聆听,在沟通中经常出现这样的情况:虽然你听到了我的话,并表示理解了,但是,你所认为的理解并不是我说话的本意。因此,有效聆听是首要的。
在项目管理实践过程中,在口头沟通和会议沟通时沟通各方要集中精力,适时提问以真正弄清概念。避免词不达意或理解偏差,造成“你讲你的,我想我的”,聆听者要有耐心听清、弄懂讲话者的整个思路,不打断、不跑题、不排斥不同意见、不拒绝不同观点,更不要带着偏见去听。
其次,信息发布者在表达中要使用准确、坦白的语言,尽量避免由于婉转客套的表达方式带来的误解。为了确定接收者是否足够准确地接收到了信息,可以请其表述其对信息的理解。
在书面沟通中,对于已被确定使用的文件格式要坚持正确运用,文字简单明了,消除不必要的论述和评论,避免模棱两可的结论和意见,使人易于理解。
只有信息发布者与接收者的理解一致了,沟通才可称为有效。
3.沟通必要原则
沟通管理也是要付出代价的,如果因过度的沟通工作或繁杂的文档规定使项目管理工作效率低下,那将是得不偿失的。因此,沟通工作的时机与频率的把握至关重要,一切要以必要原则为准绳,在项目关键环节工作结束、出现问题时、统一目标时等必要问题的时间开展。
4.沟通有据原则
所有的信息都有可能是项目建设过程中的基准与依据,对项目的投资规模、建设内容、建设工期、设计功能等造成影响,产生变更,这也将直接关系到建设目标能否实现。在按照设计文件进行建设施工的同时,变更不可避免。要使各项建设活动的合理性有据可查,基于所有的沟通工作有据可查。随着时代的发展与科技的进步,现在可以依据录音、录像、图片等先进手段来更为准确、细致地记录下大量不断产生的沟通过程与结论。作为传统的备忘录的有力补充,更能充分说明实际工作的原始情况,为项目建设中问题的产生与解决、变更的处理提供了不可缺少的依据。
5.沟通及时原则
信息的产生、传递与接收就是为使项目建设得到顺利进行,沟通的及时可以使项目建设中出现的问题尽快得到解决

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