。您可以利用公共档案、电话本、互联网等工具来核对这些名称的准确性，特别是，如果这些名称中出现了中间名字(middle initials)，千万不要凭想象和猜测，因为想来的和猜来的东西常常都不可靠。

不使用传统邮件送交信函，就要特别说明送交的方式。如果是用传真发送，就要注明传真号码和电话号码;如果是用联邦快递送交，就要说明送交的时间是否会超过一天;如果是以电子邮件的形式发送，就要注明电子邮件的地址;如果是让您的同事送交到某个地点，那只需在信函上注明送交的方式即可。

传真通知。在发传真的时候，最好附一个传真通知以防发错了号码。这里有一个我经常放在传真信函抬头的通知样本：

注意：本传真欲发送给下述之收件人，该接收人享有专用权并负有保密义务。若您非下文所述之收件人，请不要使用、分发、发送、复制本传真件，并应尽快通过电话或传真通知我们更改上文所述之号码。

发送日期_______ 发送时间________ 页数_______

特定收件人_____________

发完传真后，要打电话给收件人确认其已经收到传真，并在有空余的地方记下收件人的名字。千万不要相信传真机显示的发送成功的信息，因为传真机终究是机器，不具有类似人类智慧的可信度。

信函格式

信函的主体是书写信函的目的之所在。您必须让读者清楚地知道您想要表达的意思和目的。如果您的信函让读者一头雾水，让他们不知道您要说些什么的话，那这样的信函是不合格的。大多数的信函常常会在某些地方步入这两个极端，但遵从下述建议却可以让您的信函走上成功之路。

明确你和客户之间的关系。让其他人尽快地了解到谁是您的客户，这样做很重要，也会带来意想不到的效果。首先，这会告诉读者您的客户有律师。其实，大多数的客户都希望满世界的人知道他们是有律师的，所以这会令您的客户感到高兴和自豪。其次，这还让读者知道您不是他的律师。如果不这样做，会让那些实际上和你没有代理关系而自认为和你有代理关系的人起诉你，所以这样做，也会让那些不负责任的送交者感到有些轻松。

明确你和客户之间的关系真的很重要。佛罗里达州律师条例之职业行为规则中的第4-4.3款也规定：

“在处理自己代理的客户和一个没有代理人的当事人之间的事务时，一个律师不得声称或者暗示自己的处理是公正无私的。”

因此，您在起草信函的第一时间、第一部分应该写道：“我代表____.”自此以后每次撰写信函，您都应该再次证实您所代理的客户并称之为“我的客户”。

陈述信函的要旨。为什么要让读者自己猜测呢?您应该直截了当地说出您为什么要写这封信。这里有一些此种表达法的例句：

“本文旨在______.”

“本文通知您_______.”

“我的客户指示我____.”

“本文确认___________.”

“本文证实我们今天在电话中交流的内容为_____.”

如果有随信附件，首先要列出他们的清单。附件清单应该放在信函的首部，这既可以让您的工作人员轻松地收集这些附件，也可以让读者确认这些附件是否已经全部收到。另外，这样做，读者就不需要到信函的全文中去寻找哪些是随信附件了，特别是信函过长时，这样做就更省事了。

为了避免将来引起关于附件的争议，对这些随信附件需进行详细地说明，至少，这些附件的名称和时间应该被列出。如果某附件已经被登记存档，那存档记录信息也要被列出。另外，不管附件文档是正本还是副本，都应该被说明。具体做法请参考下面这个例子：

“下列附件来源于您在1999年__月___日的交易，在该交易日中，你从____处购买了一座住宅，该住宅位于_____，彼得斯堡大街，佛罗里达州：

房产担保契约，订立于1999年__月___日，于1999年__月___日登记存档在佛罗里达州___县的公共档案中第__卷第___页上(正本)

产权保险单，由_____于1999年__月___日在_______签发，单号为____(正本)

住房和城市发展部第1号授与声明，发布于1999年__月___日(正本)“

用一些相互独立的段落来描绘出信函的轮廓。信函的每个段落最好只表达一个独立的意思、意见、观点或概念。每个段落最多也只用四个或五个短句组成。如果某个段落过长，则应分成几个小分段。段落之间应该按逻辑顺序有条理地组织起来。当然，不需要一下子把它们都写出来，可以边想边写。另外，要力图在一个段落或在邻近的几个段落中将相关的概念解释清楚。本文的附录中有几个这样的例子可供参考。

给每个段落加上一个标题并在该标题的下面划上下划线，这就像给一篇新闻注上标题一样，作用是既可以让读者轻易地浏览信函全文并决定怎样继续精读和消化信函的内容，还可以让您以后在文件中很容易地查找信函的内容并回想起当时为什么要这么写。

每个段落只能围绕一个中心来展开论述。这个道理很简单，您在小学的时候就应该学过。根据这个道理，您应集中笔墨论述您在提纲中安排的概念或观点。

如果该信函是发给客户的，那么在书写过程涌现的一些想法也要写上。是的，在书写过程中，常常会有很多好的想法浮现在你的脑海里，比如：交易中可能出现的一些障碍，将来可能会发生的一些事情，过去已经发生了的一些事情，让事情往好的方向发展的方法，等等。尽管这些想法从严格意义上讲算不上法律意见，但最好还是写在信函中。佛罗里达州律师条例之职业行为规则中的第4-2.1款也有这样的要求：

“在为客户提供意见时，一个律师不能仅仅只提供法律层面上的意见，而且还根据客户的现实情况考虑到道德、经济、社

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