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公务员礼仪修养之语言礼仪规范7           
公务员礼仪修养之语言礼仪规范7
更新时间:2013-4-1 12:16:24

一、基本的要求

基层公务员在立据时,所立之据不论是凭据性的,还是说明性的,都必须严格遵守一些共同的规范性要求。

(一)立据态度

基层公务员所立之据多使用于平辈之间,而且更多地使用于熟人之间。但本着“认真负责,严肃规范”的工作态度要求和“空口无凭,立此为证”的凭据性特征,基层公务员在立据时必须端正自己的态度,其总体要求就是要做到认真负责。

具体而言,基层公务员不能碍于熟人的面子,该立据时不立据,所立之据模糊难辨,甚至令人有空子可钻,或立据之后不妥善保管,等等。

执照公事公办的原则,基层公务员务必要认真立据。各类各据的组成部分须齐全,不可有所疏漏。在署名时应由立据者亲笔签上自己的真实姓名,必要时应在签名之后加盖私章或摁手印,以示负责。条据最后还要写明立据的详细日期。

(二)立据语言

条据的语言应符合简单、准确两大要求。

1.简单。条据实质是对书信的简化。能以条据形式表达的内容通常都是简单的内容,复杂的内容不宜用条据表述。一般情况下,一张条据只能说明一件事,切勿一据多事。相应地,条据的语言也应简洁明了。能清楚表述条据内容的最简语言是最适宜的语言。切勿拖沓冗长,也不可过分简单而致使表述不清。

2.准确。条据的语言应当准确无误,不可在条据上涂涂改改、乱增乱删。lOCALhoST尤其是涉及到关键内容的文字和数字,务必要保持整洁,不能有任何涂改。若发现遗漏或错误,应另立一据。在书写金额数量时,应采用大写汉字,如“壹”、“叁”、“仟”等,而不能采用小写汉字,如“一”、“三”、“千”等,更不能使用阿拉伯数字。

(三)立据用具

基层公务员在立据时为确保条据的有效性,应选择整洁耐用的工具。

对于条据写作时所用的纸笔,虽不必过于挑剔,但也须有所选择。条据的用纸应当整洁、干净、耐折、耐存,污损、折皱、不易书写、不易保存的纸张不宜用作立据。立据时最好选用钢笔或毛笔,配以黑色、蓝黑色墨水或墨汁书写。不宜选用不易保存笔迹的铅笔、圆珠笔以及有失庄重感的彩色墨水或墨汁。

(四)条据保管

任何条据都是用来证明或说明某项事由的凭据,都有其存在的意义和价值。因此,基层公务员务必要对收到的条据进行妥善保管,有时还应在给他人立据后留有样据,以便日后核实之用。

基层公务员应当对自己经办的所有条据统一处理、妥善保管。要将各类条据分门别类保管,存放条据之处要固定而安全,以便日后查阅。事情办完之后需要销毁条据的,应当及时地当着收据者的面予以销毁。

二、具体的规范

条据可分为凭据性条据和说明性条据,而这两大类条据又可根据功能的不同再细分为各类条据。每一类条据的撰写和使用都应当遵守一定之规。

(一)凭据性条据

凭据性条据,指的是为证明某一事实或契约而出具的条据。凭据性条据一般要求出据者在某一事实或契约发生前写作完毕,并交由接收者作为一种信誉的保证和凭据加以保存。凭据性条据通常由标题、正文和落款三部分组成,其种类大致有借条、欠条、收条、领条和发条等几类。

1.借条。借条又叫借据,是指在借到个人或公家的钱物时所写的条据。借条是一种非正式契约,通常在归还了钱物后,由立据者收回或当场销毁。

若是向个人借钱借物时所写的条据,借方可只写一张借条;若是向公家借钱借物,借方须写两张借条,借方和公家各保留一份。

借条上应标明“借条”二字。正文中应明确写清借了什么、借了多少、归还期限等内容。向公家借钱借物还应写明其用途。最后须在借条后面签名盖章、标上日期。

2.欠条。欠条实质是借条的一种特殊形式。如果借方在归还所借钱物时,只能归还其中一部分而不能全部归还,则应立下欠条。有时,在借用了钱物之后补写的用作凭证的条据亦可称为欠条。欠条的格式、份数、处理方法与借条大致相仿。

3.收条。收条有时或称收据,指在收到其他个人或单位的钱物后,专门立下的凭据,交给对方。收条可写一份,也可采用两联单或三联单的形式以便日后核实之用。其中第一联是存根,第二联或第三联在加盖公章后交由付方,作为其回单位的报销凭证。

归还钱物时,如果被借方不在场,而由他人出面代为收下时,代收者应出据收条。此类收条亦被称为“代收条”。若被借方在场,则只需交还给借方借条,而不必出据收条。

4.领条。领条即个人或某一机关单位向另一机关单位领取钱物时,领取时给发放钱物者留下来保存的条据。如果是代替他人领取钱物,则应注明“代领”二字,并写上代领者与被代领者的姓名。

5.发条。发条即机关单位在发放钱物时写给领取者的条据。发条不同于发票。发条往往限于零担小卖的小额货款或单位内部发放钱物,仅是一种收付钱物的简单凭证。而发票则是由国家税务部门统一印制的,有严格的规范样式。


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