发送名片要掌握适宜时机，只有在确有必要时发送名片，才会令名片发挥功效。发送名片一般应选择初识之际或分别之时，不宜过早或过迟。不要在用餐、戏剧、跳舞之时发送名片，也不要在大庭广众之下向多位陌生人发送名片。

一般来说，下列情况需要将自己的名片递送他人，或与对方交换名片：

希望认识对方

被介绍给对方

对方向自己索要名片

对方提议交换名片

打算获得对方的名片

初次登门拜访对方

通知对方自己的变更情况

礼仪提示：

不要把自己的名片随意散发给陌生人，防止被人不正当使用

下列情况，不需要递送名片：

对方是陌生人而且不需要以后交往

不想认识或深交对方

对方对自己并无兴趣

经常见面的对方

对方之间地位、身份、年龄差别悬殊

3、 讲究顺序

双方交换名片时，应当首先由位低者向位高者发送名片，再由后者回复前者。但在多人之间递交名片时，不宜以职务高低决定发送顺序，切勿跳跃式进行发送，甚至遗漏其中某些人。最佳方法是由近而远、按顺时针或逆时针方向依次发送。

4、 先打招呼

递上名片前，应当先向对方打个招呼，令对方有所准备。既可先作一下自我介绍，也可以说声对不起，请稍候、可否交换一下名片之类的提示语。

5、 发送名片的方法

递名片进应起身站立，走上前去，双手将名片正面对着对方，递给对方。

若对方是外宾，最好将名片印有英文的那一面对着对方。

将名片递给他人时，应说多多关照、常联系等语话，或是先作一下自我介绍。

与多人交换名片时，应讲究先后次序。或由近而远，或同尊而卑进行。位卑者应当道先把名片递给位尊者。

6、 发送名片时注意：

不要用左手递交名片

不要将名片背面对着对方或是颠倒着面对对方

不要将名片举得高于胸部

不要以手指夹着名片给人

(三)接受名片

接受他人名片时，主要应当作好以下几点：

1、 态度谦和

接受他人名片时，不论有多忙，都要暂停手中一切事情，并起身站立相迎，面含微笑，双手接过名片。至少也要用右手，而不得使用左手。

2、 认真阅读

接过名片后，先向对方致谢，然后要将其从头至尾默读一遍，遇有显示对方荣耀的职务、头衔不妨轻读出声，以示尊重和敬佩。若对方名片上的内容有所不明，可当场请教对方。

3、 精心存放

接到他人名片后，切勿将其随意乱丢乱放、乱揉乱折，而应将其谨慎地置于名片夹、公文包、办公桌或上衣口袋之内，且应与本人名片区别放置。

4、 有来有往

接受了他人的名片后，应当即刻回给对方一枚自己的名片。没有名片，名片用完了或者忘了带名片时，应向对方作出合理解释并致以歉意，切莫毫无反应。

(四)索要名片

依照惯例，通常情况下最好不要直接开口向他人索要名片。但若想主动结识对方或者有其他原因有必要索取对方名片时，可相机采取下列办法：

1、 互换法

即以名片换名片。在主动递上自己的名片后，对方按常理会回给自己一枚他的名片。如果担心对方不回送，可在递上名片时明言此意：能否有幸与您交换一下名片?

2、 暗示法

即用含蓄的语言暗示对方。例如，向尊长索要名片时可说：请问今后如何向您请教?向平辈或晚辈表达此意时可说：请问今后怎样与您联络?

礼仪提示：

面对他人的索取，不应直接加以拒绝。如确有必要这么做，则需注意分寸。最好向对方表示自己的名片刚用完，或说自己忘了带名片。但若自己手里正拿着名片或刚与他人交换过名片，显然不说为妙。

三、存放名片

(一)名片的置放

1、 在参加商务活动时,要随时准备名片。名片要经过精心的设计，能够艺术要表现自己的身份、品位和公司形象。

2、 随身所带的名片，最好放在专用的名片包、名片夹里。公文包以及办公桌抽屉里，也应经常备有名片，以便随时使用。

3、 接过他人的名片看过之后，应将其精心存放在自己的名片包、名片夹或上衣口袋内。

(二)名片的管理

及时把所收到的名片加以分类整理收藏，以便今后使用方便。不要将它随意夹在书刊、文件中，更不能把它随便地扔在抽屉里面。

存放名片要讲究方式方法，做到有条不紊。推荐的方法有：

1、按照工作单位分类

2、按姓名拼音字母分类

3、按姓名笔划分类

4、按部门、专业分类

5、按国别、地区分类

6、输入商务通、电脑等电子设备中，使用其内置的分类方法。

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