刘佳
华西证券是我国西南地区的大型综合类证券公司之一，主要从事有价证券的发行、自营、代理买卖、证券投资基金和资产管理、企业重组与收购兼并、证券投资咨询、财务顾问及其他证券业务。公司在四川各地及北京、上海、深圳、广州、大连、杭州等地设有30个营业部,并将继续在其他经济发达的中心城市设立营业网点。公司具有卫星双向、互联网和ddn通讯等多功能网络体系,为客户提供沪、深两个交易所的各类证券交易服务。公司以"诚信、务实、创新、发展"为理念,为客户提供优质可靠的服务,并致力于成为国内具有影响力的综合类大型证券公司。
一、整体规划会计电算化应用方案
公司从1997年年底开始在所有分支机构实施会计电算化,实现统一的账套模板和报表格式、自动合并电子报表、远程账套传输等功能,对提高公司会计工作效率起到了积极的作用。但是这种单机板、分布式的财务软件应用模式存在"先天不足",主要体现在:(1)系统只有基本的核算功能,只能进行事后、静态反映,无法进行事前预防和事中控制;(2)各单位的财务信息较为独立,公司总部在对资源的深度分析和利用方面存在一定的障碍,各部门在对数据采集使用方面经常出现重复劳动,同时也不利于公司从整体上控制各类经营风险;(3)原系统技术落后,数据安全性较差,无法进行复杂的数据查询、分析。随着证券业的发展,高风险的(证券)行业特性,公司业务和规模又不断扩展,加强管理集中化、网络化的需求日益迫切。通过对财务软件行业的调查,结合自身的实际情况,公司选择了金蝶公司的k/3集团财务管理软件证券行业专版,通过详细的调研及需求分析,制定了集中式应用方案。LoCALhoSt
1.集中式应用方案"数据集中管理、分布使用"。(1)在公司总部建立专用的数据库服务器和中间层服务器,并通过防火墙与公司内网(iniranet)及互联网(inernet)相连;(2)各营业部建立自己的账套数据,实现各营业部独立核算、营业部之间业务数据保密等要求,各账套在逻辑上既相互独立,又接受总部的统一规范;(3)各账套数据(库)集中存放在公司总部,实现集中管理；(4)总部建一集团数据仓库,用以合并各营业部账务数据,实现分→合数据管理,以达到使用方便、管理集中的要求。
2.上述方案可实现两个方面的应用要求:(1)网络化。公司领导及各核算单位可在全国任何地方通过网络接入财务信息系统进行操作。(2)集中管理、应用分布。全公司账务数据全部集中在总部统一,各营业部财务人员在其本地登陆系统,进行日常的业务处理。
3.为了规范、有序完成项目的实施目标,我们采纳了金蝶公司实施顾问根据证券行业企业的管理经验,并结合华西证券实际情况提出的建议,分三个步骤来完成项目的整体实施工作。(1)建立财务核算系统,实现基本账务和财务控制;(2)构筑集团财务管理与控制的体系;(3)实现财务业务一体化管理与监控。通过与金蝶公司实施顾问良好的配合,以先进的项目管理理念为指导,制订了一整套规范、科学的系统实施方案,双方共同组建了项目实施队伍,通过近半年的实施,基本完成了项目的实施目标。
二、会计电算化促进了公司管理职能的转变
目前公司已启用了总账、报表、固定资产、现金银行管理、合并报表、集团控制等模块,并通过集团控制功能对各单位的核算模式、数据规范及业务流程进行控制,给公司的财务及业务管理工作带来了很大的转变,有效地促进了公司管理目标的实现,主要体现在以下几个方面。
1.加强财务管理。(1)通过资金和固定资产管理系统,实现资源的集中查询、统一调配,达到整合资源、优化配置的目的;(2)通过预算及集团控制等功能,实现事前预算、事中控制以及事后考核,保证公司财务目标的实现;(3)及时记账、实时报告、全面反映,提高财务的决策支持能力。
2.加强内部控制。(1)提高会计信息质量。通过本系统的实施,最大可能地细化、明确会计工作全过程中每个环节的参照依据和考核标准,并严格进行控制。从每个细节入手,尽量减少实际工作中标准的模糊性以及主观人为地不确定性,增强会计工作的客观性和会计信息的可比性。(2)实现有效实时监控。所有数据及操作情况均记入系统日志。各分支机构弄虚作假的可能性大大减少。(3)落实岗位责任制。由总部控制所有的关键权限,同时根据各分支机构的岗位责任制直接对相关人员授权,达到分级管理、各司其责、相互牵制的目的。华西证券公司对系统的应用还处于初级阶段,主要发挥系统在财务方面的功能。公司信息化的工作重点是实现财务系统与其他信息系统有机结合,最终在全公司范围内建立起先进、开放、适用、全面集成的信息管理系统,通过实施更加全面深入的会计电算化,提升企业的管理竞争力。