分类方法,最多再加进一些信息管理的规则。这都脱离了实际工作规律或习惯,致使需要的人找不到,或很难找到与工作实际相关的信息。
因为实际工作的人员,他们并不是档案管理者,他们不知道档案的编目分类方法(其实也不必知道),他们查找起来就显得非常麻烦。如果第一次找不到、第二次找又很麻烦,以后就不去找了。事实上,这也是众多档案管理实施信息化以后的现状。最后,档案信息系统依然是档案管理者自己的系统。
问题三、档案中有信息类、有数据类、也有知识类,它们的管理肯定是不同的,但在信息时代的档案管理中都成了信息,这是不对的。
就说知识类的档案,如新收集到的冶炼工艺方法,它是知识,是随实践变化的,需要在实践中优化、提高、创新,那它就要及时地送到其它地方去应用、实践、检验,并再修正、存入系统,循环往复,得到最后的最佳工艺。这个过程决不是采用信息管理方式能做到的。
问题四:信息时代的档案管理没有真正理解网络化带来的革命
那就是网络化把全球联成了地球村。档案管理不再是孤立地由档案管理者处理的事情。因为,档案管理者在信息竞争、知识竞争的激烈状态下,没有能力、也没有时间去响应员工对档案的及时(或实时)需求。只有依靠大家来处理,否则,众人不用再等待档案管理者的结果,已经跑到其它地方去找资料了。久而久之,档案管理信息系统还有什么实际存在的价值。一句话,档案管理的革命性变化是要使大家都成为档案的产生者、处理者、应用者。
4、知识经济时代档案管理就是知识资源管理
说到知识资源管理,就不得不说一说知识管理。概括来讲,企业知识管理一方面是管理企业知识,即知识的管理,它通过一定手段把知识的产生、沉淀、规范、传递、应用等过程管理起来,使企业员工快速掌握知识,具备更强的工作能力,并发挥这些能力,促使企业工作质量和效率水平得到提高,进而取得利润。所以说企业知识是企业利润的核心来源,知识管理实际也就是企业核心利润源的管理。另一方面是管理本身要知识化,也即知识地管理,它要求在管理工作中给管理者提供或配备恰当的知识,使管理者既有能力、又高效率地开展管理,所以这样的知识管理是管理者工作素质水平的有力保障,也就是企业核心素质的管理。
4.1知识资源管理正成为企业管理的核心之一
从上述知识管理看到其作为企业的核心管理的作用和意义。而企业知识大体上分为显性和隐性两大类知识。显性知识就是已经记载下来、能看、能听或能读的知识;隐性知识是存在于大脑中、行为中、数据中,未被记载下来的知识。所谓知识资源狭义上的定义就是显性知识。知识资源管理,也就是显性知识的管理。当然,显性知识也是从隐性知识转变而来的。
正如前述,知识资源管理既然是知识管理的一重要组成部分,它当然是企业管理的核心之一。并且可以说,知识资源对于企业、组织来讲,现实感到是最需要管理的,因为它们已经是、或大部份已经是企业的经营成果,它们代表了企业现实的知识资产,所以说,知识资源的管理其实质是对企业核心知识资产的管理。
4.2知识资源管理须遵从知识管理的规律
所谓知识管理的规律,就是推动知识运动的规律。企业的知识管理符合下面的模型。
可以看到知识资源管理也要经历了这个管理运动的过程;并且在企业中更有如下特点:
(1)“产生者”是企业各类工作岗位上的员工;
(2)“沉淀”在企业的环境中,供大家共享;
(3)“规范”(优化)是全体参与者共同的事,也必须经过大家形成共识,并经过专家加以确认;
(4)“应用”到工作中,支持需要它的员工进行实际工作,是知识资源管理的最主要目标;
(5)“创新”知识,是集体的创新,是让集体系统地、规模地改变工作的方式、方法,进而使企业工作步入新的境界
4.3档案知识管理必然上升到知识资源管理
档案知识是典型的显性知识,并且是经过一定规范化处理(格式化编目、编号)的显性知识,当然也是知识资源。当我们认识到档案知识是知识资源,那么它的管理就要从知识资源管理的角度去认识、去推动。
4.3.1档案知识管理上升到知识资源管理是完全可能的
因为档案知识是知识资源,且是规范化处理后的知识资源。按照知识资源的管理过程,它还将“应用”到工作中,并“创新”知识、“创新”工作,这才符合档案知识管理的规律,也才能“生存”下去,否则档案知识管理就会很快走到尽头。
4.3.2档案管理上升到知识资源管理也是现实必需的
因为通过上升,档案知识不在被看成信息,不再按信息管理的规律去管理,由此就能避开信息时代档案管理的问题。具体一些:
(1) 通过大家参与,形成共识的知识资源“规范”(优化)处理,避免了过去收集整理只是档案管理者的事;
(2) 通过支持实际工作,知识资源结合实际分类“应用”,解决了过去“按档案方法分类,不切实际”的问题,也解决了“档案知识不能及时或实时应用”的问题
(3) 档案知识管理真正按知识管理的方法、手段来进行,避免了“知识类档案”还按照信息类档案进行处理的错误方式。
综上所述,档案知识管理上升到知识资源管
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