要充分重视系统分析工作。系统分析的具体步骤:
(1)成立专家小组,具体包括:委托方、软件设计人员、会计师、系统使用者、信息安全工程师等组成,为全面开展工作做好准备。
(2)落实任务,明确基本事项,确定具体要完成哪些工作。
(3)提出具体要求,包括:明确给出系统的规模;系统应能完成哪些工作;系统工作的步骤和方法:新系统应达到何种质量水平,以及具体的质量控制指标、计划进度等。
(4)收集、整理数据资料,包括:会计业务分工、业务量、业务处理方法、各类报表、输出结果的时间、数据储存要求等。
(5)认真编好会计业务流程图。会计业务流程图就是把会计业务的整个过程用图示和文字说明表述出来。这一过程很重要,是系统设计的基础、依据,财务系统就是根据会计业务流程图设计出来的,是会计业务流程的“数字化”。业务流程图质量的好坏直接决定着系统设计的成败。因此,必须认真踏实地做好业务流程图的编制工作。
业务流程图须由专家小组编制,其间应重点发挥有实践经验的会计师、具体业务操作者的作用,重视一线员工的意见,尽最大可能满足第一线业务的需要。设计财务系统很重要的一条就是实用、方便操作,要考虑到一线业务的具体情况。只有理论和实践相结合,方便实务操作,财务系统才受使用者欢迎。
业务流程图须同时采用文字说明、图形描述两种形式,以相互补充;有关说明、描述必须详细、周密、完善、步步到位,凡是业务触及到的细节均应详细说明、准确标出,为下一步程序设计工作提供充分依据。
有的单位在开发财务软件系统时,只侧重程序设计环节,忽视业务流程图编制的重要性,结果到了程序设计阶段,不得不中断设计,回过头来抽出大量的人力、物力去临时补上有关业务流程细节,财务系统成了典型的“边设计边施工边补漏的‘三边’工程”。这样既容易出错又拖慢了工程进度,更谈不上周密完善,还会影响系统的设计质量,给企业造成损失。
(6)编制程序流程图。程序流程图是将系统设计的具体步骤,通过图示符号表示出来,它直观地反映了程序设计的构思过程,体现了整个程序运行的思路,是程序设计的关键一步,直接决定着程序设计质量的高低。同时,绘制好程序流程图非常有利于系统的整体控制。
(7)对前期基础准备工作进行严格审核。财务系统的设计是以各项优良的前期准备工作为前提的,基础工作显得尤为重要。顾此,在开展程序编写工作之前必须全面审查有关准备工作是否充分,发现问题及时解决;严禁边准备、边设计、边补漏。
3.程序设计阶段,采用模块化设计
模块化就是把一个复杂的程序分成若干个功能不同的多个部分,各个子模块均有独立功能,可以单独运行;而把各个子模块组合在一起,又能方便地搭配成一个完整的系统。模块化设计是现代程序设计中一种很重要的技巧,有着众多优点:
(1)便于分工合作,提高效率,提高质量。系统设计时,可以把要做的工作分拆成多个部分,然后分配给不同的人,甚至不同的单位各自开发。这有利于提高效率,提高程序的设计质量。
(2)便于维护、维修,增强通用性、易读性。
(3)增强模块的独立性,降低相互之间的依赖程度。即使有某些部分故障,也不致影响系统的整体运行。
(4)能设计出可绕过障碍区运行的高质量软件——这是模块化设计的最大优点。由于模块之间相对独立,所以即使出现某些非关键性故障,系统依然能安全运行。这一点很重要,因为系统在使用中出现小故障是较常见的现象,如果财务系统具备了这种优点,就能做到不停机维修,不致影响日常业务,这对财务管理特别有意义。反过来,如果系统一有小毛病就会影响日常业务,甚至突然“死机”,就会严重打乱企业的管理秩序,还可能会造成数据丢失,给企业造成损失。所以,能做到小毛病不停机维修,大故障能尽快恢复是财务管理对其软件设计的特殊要求。
4.软件设计要有扩展性,以适应企业未来发展
会计电脑系统设计要预计到企业各类业务的发展,要预留足够的扩展空间,以适应业务高层次、多元化发展。某些企业的电算化系统因没有扩展性,致使业务稍有变动,系统就无法适应,延误了日常工作。例如,一些企业的会计系统能处理人民币、港币、美元业务,但对日元、英镑、欧元或其他外币业务就难以适应。随着我国即将加入wto,企业外币业务必然日益增多,缺乏扩展功能的会计系统将难于满足未来发展要求。因此,会计系统设计一定要有超前意识,要考虑到未来业务发展需要,设计有扩展性、多功能的软件。
要考虑到某些特殊业务的需要。深圳市曾发生过这样一件事,一对从新疆调进该市的夫妇,在为小孩办理入户手续时,因公安局的户籍管理系统只能输入四个汉字以内的姓名,而该小孩是维吾尔族,名字由近十个汉字组成,超出了公安局电脑系统的设计要求,以至无法正常入户,引起了不必要的纠纷。以此为鉴,财务电脑系统应有处理特殊业务的设计,要考虑到特殊业务的需要。
5.强调面向用户
财务系统的最终使用者是企业,是一线业务人员,所以要特别强调操作简单、方便用户,要设计良好的用户界面,具体操作应尽可能简单易学。在屏幕显示方式上,最好只显示与业务相关的资料,对可有可无的资料,如参考性、辅助性的资料则能省则省。切忌“和盘托出”——有用、暂不需用的资料均显示于屏幕,这样很容易造成操作错误,还会给人“眼花缭乱”的感觉。在目前企业计算机应用水平、管理水平不很高的情况下,“面向用户性”很值得广大设计人员的重视。
6.试运行
系统完成开发后必须反复测试,证明达到设计要求,
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