时财务监控系统对企业管理方式、管理过程均有很大的影响,在企业管理各层级的决策中需要财务监控系统能及时和实时地提供决策支持信息,这种快速反应在整个企业管理系统中发挥重要的作用。在过去,许多企业凭一些经验、感觉所建立的传统监控机制往往给企业决策造成许多的失误[5],在网络化和激烈的竞争环境中,如果不建立适时财务监控机制,企业就无法适应多变的市场。因此,企业适时财务监控机制的快速反应是强调对企业环境(尤其是市场环境)的变化作出敏捷的信息反馈和及时采取纠错措施,它是现代企业生存的重要基础。
2.监督和控制的实时性和恰当性
实施适时财务监控机制有以下几特别表现:(1)信息及时性,网络化环境下,不同管理层级监控所需的信息可以实时和及时地提供。(2)计算机自动提供实时的监控预警。在手工财务监控环境下根本无法实现适时预警的问题,现在应用网络技术可以完全得到解决。其解决方案是由计算机网络系统自动向财务监控者适时提供预*告,这种报告包括监控内容的图像、数据、声音、控制标准和有关差异。这种自动预*告可帮助财务经理和有关管理人员顺利施行适时财务监控。(3)恰当性:在网络化系统中也不是对各种活动都采用适时监控,通常是根据业务和需要控制的重点程度,恰当地分配和设置控制点和控制报告的反映频度,以达到既节约成本又提高监控的效率和效果。
3.适时财务监控机制的集成性
适时财务监控机制不是独立于企业业务系统和其他管理系统的运作系统,它是与其他管理系统和业务运作系统相融合的有机整体(集成系统)。对于这种的集成系统的功能而言,实际上是对企业各种业务管理反应内容、反应方式和反应能力的集成,无论是反应内容、反应方式还是反应能力都需要系统的集成结构来支撑。从系统设计的角度来看,如果我们把适时财务监控机制结构设计与业务运作系统和其它管理系统独立,这种的监控机制在实施中需要花费更多的财力、人力,而且可能出现监控效率低下。所以从反应的根本要求和提高监控系统的效率来看,适时财务监控机制必须是一个与企业的其他系统(诸如:销售业务系统、生产管理系统、战略管理系统等)融合为一体的集成性系统。
4.信息适时共享性
怎样形成可适应市场激烈竞争和及时做出反应的财务监控机制,其机制除了考虑集成性和系统的快速反应外,还要从财务监控的目的和企业资金流动规律及其管理决策的需要考虑财务监控信息的适时共享性。一个财务监控系统较为理想的状态是其监控机制都能使每一监控层级或部门都能是及时而且恰当地共享系统的数据和信息,并能为实现监控目标作出卓越贡献。当然,对一个实际系统而言,也可能存在一些信息共享的反作用,使财务监控机制效率和效果下降。也就是说,信息共享不是共享量越多越好。因而,本文提出的信息适时共享强调信息的及时和切当,也是为了消除过度的信息共享和突出了适时财务监控的本身内在涵义。
当然不同的行业和不同的组织形式(如企业集团和虚拟企业)具有不同的机制特性,这是今后需要继续的研究问题。然而,在网络化环境下,上述的四种主要特性反映了适时财务监控机制的基本独特性质,同时也突出“适时”在财务监控运作体系中显著地位。
三、企业适时财务监控机制导向分析
对适时财务监控机制的分析,目的是更深入了解其内在规律。下面的分析应用分类分析法,主要是根据财务监控系统功能的作用将财务监控机制分为4类(行为目标导向机制、内部协调机制、外部协调机制、环境适应与发展机制)分别作简要分析。
1.行为目标导向
财务监控实质上是使财务监控对象在财务监控机制的约束下向财务监控者所预定的目标运动。而这种运动如果没有财务监控者的干预,财务监控对象(业务流程、代理人)一般是不会自发地实现其控制目标,否则就没有必要对其进行财务监控。一般地说,财务监控对象必定存在着某种倾向,即某些自发的利益追求。如果财务监控系统能够适时提供满足这些倾向的财务信息反馈,并且有效地控制住这些反馈,使之只有在被监控者向财务监控者所希望的方向或目标努力时或达到这些目标时,被监控者才能得到相应的利益。换言之,财务监控者所制定的目标成为被财务监控者得到所追求的利益报酬的条件,这时被财务监控者就会按财务监控者的意愿行事。由于这种机制的建立以对被监控者行为引导为目的,因而可称为行为目标导向机制。根据对被监控者所施加的某种激励的两个相反的方向,财务监控机制有两种截然不同但又互补的激励,即正向激励与反向激励(约束与惩罚)的机制。正向行为导向激励机制,当一定的行为主体(系统中的机构、个人)的行为符合系统为其设定的目标时,就会受到某种鼓励,与目标越接近,所受到的鼓励越强。如各种奖励机制属于正向行为导向机制。反向行为导向激励(约束与惩罚),当行为主体的行为背离系统为其设定的目标时,就会受到某种惩罚,与目标越远,所受到的惩罚越强。所以,在适时财务监控机制下,上述财务的激励和惩罚机制实施的基础是适时信息反馈与评价机制(含监督机制),适时将反馈的信息与设定的目标对比,并采用必要的措施来纠正偏离目标的行动。
2.内部适时协调导向
企业的经营成果是企业财务目标的主要表现,也是企业财务监控所追求的目标。要达到预定的财务目标,必须建立企业适时内部协调控制机制,它的建立能够使系统通过一定的方式和计算机网络信息系统将具有不同职能的部门相互协调,共同为实现系统的整体功能作出贡献。根据系统的不同协调方式,协调控制机制有集中指挥控制机制、规范控制机制、自我协调控制机制3种。集中指挥控制机制使系统的适时协调通过适时网络监控系统中上层领导的直接集中指挥控制达到;规范控制机制使系统的适时协调通过适时网络监控系统(含相关个人)已建立相互协调控制的规范达到,自我协调控制机制使系统的适时协调通过适时控制系统的子系统(或相关个人)之间相互交往中自行达成某种适时协调的默契达到。
3.外部适时协调导向
为确保企
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