湘洽会"和"欧洽周"的领导机构是组委会，工作机构是秘书处。这两大活动的秘书处都设在省商务厅。各市州在两大活动中的职责是负责各自分团的组团、项目开发、布展、客户邀请接待、市州专题活动等工作。
1、迅速启动"湘洽会"筹备工作
"湘洽会"的工作方案，省政府很快就会下发。为了办好"湘洽会"，省政府已经专门下发了两个文件，对活动的组织、项目的开发提出了明确要求。秘书处的工作实际在今年1月份就启动了。"湘洽会"的筹备工作在近段主要是做好以下工作：
（1）尽快组建班子，形成组织协调网络和工作机制。要尽快组建精干的工作班子，成立"湘洽会"市州分团、省直分团，主要领导要亲自挂帅；秘书处下设各组的职能和工作要进一步明确和细化。
（2）切实抓好项目开发，下决心排出一批优势招商项目。项目是投资的载体，是招商最基础的工作。要从本地本行业实际出发，根据产业结构调整和"三化"需要，发挥优势、突出特色，坚决打掉思想观念的障碍，下决心排出一批成熟的、对投资者有吸引力的项目。一是结合工业化，开发一批机械、电子、高新技术、有色冶金、医药等先进制造业领域的项目；二是结合农业产业化，开发一批优质水果、优质种苗、绿色食品、高效养殖等现代种养业和先进的农产品加工项目；三是结合城镇化，开发一批高速公路、旧城改造、城市公交、供水供暖供气、垃圾处理、城市公园等基础设施领域的项目；四是顺应入世缓冲期将过、服务业即将全面放开的形势，主动开发一批商贸、旅游、金融、保险、法律、会计、咨询等服务贸易领域及教育、卫生、体育、文化、出版等社会发展领域的项目；五是结合国企改革和公用事业改革，顺应跨国投资方式的新变化，开发一批国有股权转让、上市公司国有股减持、经营权转让、特许经营、项目融资、风险投资、股权债权拍卖等引资方式的项目。在项目开发中，各级各部门一定要进一步解放思想，敢于把优势企业、优良资产包括垄断行业的项目拿出来招商。要把眼光瞄准世界500强企业，积极追踪跨国公司投资方式的新变化，突出项目融资、资产并购、股权债权拍卖等新方式项目的开发。要尽快完成对去年938个省级重点招商项目的清理，已经签约的要及时剔除，联系人有变更的要及时更新。要加强项目包装，搞好可行性论证，按照国际惯例编制商业计划书。整个项目开发工作要在4月份完成，并及时在红网、政府公众信息网、招商信息网等网站发布。
（3）主动出击，深入洽谈，为活动取得良好效果奠定扎实基础。招商关键在项目，活动成败在会前，其实际效果取决于开幕前三四个月甚至半年左右。过去几次洽谈会之所以取得成功，就在于准备工作充分，半年前就开始准备。因此，要广泛联络，主动出击，大胆"走出去"，热情"请进来"，深入开展前期洽谈。各地要尽力拿出一定的资金，组织客商到各地洽谈、参观，能做成生意固然可喜，不能做成生意但结交了朋友、宣传推介了湖南，这也是成功的。项目单位和政府部门、中介机构要积极组织各类专题招如商小分队，开展敲门招商、小组招商、网上招商、以商招商。要通过政府邀请一批、部门联络一批、中介机构和民间组织引进一批、三资企业以商引商带来一批、乡情亲情吸引一批等渠道，广泛邀请客商来湘考察洽谈，力争促成一批项目在大会签约。
（4）高标准做好布展工作，充分体现湖南特色和水平。"湘洽会"是集中展示我省改革开放和经济建设成就的舞台，布展水平直接影响湖南的形象。根据方案，展馆分为省综合展示区和市州分团展示区两部分。省综合展区由组委会统一组织和布展。市州分团展区由组委会秘书处统一分配展区、统一确定布展的格局和基调，市州自定方案、自行布展；布展的内容包括综合展示和商品展销，突出形象展示、项目展示、会见洽谈和商品展销等功能，在体现地方特色的同时，考虑展示、项目展示、会见洽谈和商品展销等功能，在体现地方特色的同时，考虑展馆总体效果。各分团要选择和组织本地区、本行业的高精尖和名特优商品参展。展位设计、布置要有创造性，增强布展的时代感。
2、抓紧做好"欧洽周"筹备工作
"欧洽周"的筹备工作，从现在起要进入紧张状态，秘书处和各有关部门及单位在近阶段要认真做好以下主要工作：
（1）抓紧组团和尽快组建工作班子
组团工作要严格按照组委会的通知要求，长沙、株洲、湘潭三市（包括所在地的国家级开发区）分别单独组建招商分团；其它市州和有关单位不单独组团，可根据人随项目走的原则，按照项目分类联合组成招商分团或招商小组。组团情况要在4月上旬前报秘书处，参加"欧洽周"的人员全部纳省团，由秘书处统一办理出国有关手续。
（2）抓紧开发和筛选招商项目并及时包装和发布
各级招商部门要积极密切配合。计划部门认真做好项目的开发工作，尽快挑选200-300个有吸引力和代表性的项目，及时进行包装，及时对外发布。
在筹备工作中，要以项目为中心。项目资料要完备、详尽，切不可过于简单，切不能偏重于只讲我方如何需要这个项目，而对投资者的利益讲得很少。针对欧洲的特点，我们在准备制造业项目资料时应该具备以下基本要素：我方单位的固定资产及近年来增值情况，如上市公司应讲市盈率；主要产品及国际质量认证，近三年销售收入及增长情况，主要市场及新开辟的市场，上年利润及利润率和近三年增减情况；拟投资的市场目标和可行性，赢利预期，收回投资年限（如超过10年一般不会引起兴趣）；相关基础设施条件，特别是水电、储运物流、海关、检验设施；人力资源（科技力量，大学生来源，高等院校）；地价、电价；政府相关鼓励政策；利润汇出；产品内销售渠道等。
"欧洽周"项目洽谈，要克服以往把项目混在一起、大量在会上宣读的做法，秘书处将以项目为标记，分设若干洽谈桌，分别接待洽谈。
（3）进一步做好客商的前期联络和对接工作
客户联络邀请和前期对接工作是"欧洽周"取得实效的基础，也是关键。各有关市州和有关单位要对客户资源进行梳理，要通过各种渠道、多种方式加强与客商的前期联络和对接，特别是欧洲地区的客户联络和前期洽谈。
（4）认真做好拟签约项目的准备工作
参照欧洲

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