报方式主要有原件上送、摘要上报、综合上报三种。上报的来信信息，需要核实而又能够核实的，一般应先核实再上报。经过核实后上报的，应将核实的情况和有关意见、建议一并报市委、市政府领导同志参阅。
（1）原件上送。群众来信原信及附件等直接呈报市委、市政府领导同志。
（2）摘要上报。群众来信内容摘要后，以《来信摘要》形式并附原信一并呈报市委、市政府领导同志。来信摘要可以是单件来信的摘要，也可以是多件内容相似的来信的综合摘要。
（3）综合上报。群众来信情况综合分析整理后，以《来信专报》形式呈报市委、市政府领导同志。
2.交办。群众来信提出的事项交有关县、区党委、政府和市直部门、单位或其负责同志办理，并要求承办单位在规定期限内反馈办理结果。交办方式主要是发函交办和电传交办。按此方式办理的来信主要包括提出个人诉求事实清楚、按政策规定应该解决的来信和重要信、紧急信。
3.转送。群众来信提出的事项转送有关县、区党委、政府和市直部门、单位或其负责同志办理，转送方式主要有发函转送、转送单转送。
（1）发函转送。以发函的方式转送有关县、区信访工作机构，市直有关部门、单位或县、区党委、政府负责同志办理。其中，发函集中转送县、区信访工作机构办理的群众来信（附件2），转送时附相对应的群众来信列表（附件3），并定期向所转送的信访工作机构通报转送来信情况（附件4）。通报内容主要包括转送来信次数、件数等。同时，要求相关信访工作机构定期向市信访局报告转送信件办理情况。报告内容包括转送的群众来信是否及时办理、领导阅批件数、交办件数、转送有关部门件数等，以及其他需要说明的情况。相关信访工作机构报告办理情况后，市信访局办信处汇总制作《转送信件办理情况统计表》（附件5），以备抽查和报告、通报情况。对发函转送县、区党委、政府负责同志办理的，抄送本级信访工作机构。
（2）转送单转送。以盖有“中共xx市委、xx市人民政府信访局办信专用章”的转送单，转送有关县、区信访工作机构，市直有关部门、单位或县、区党委、政府办理。转送单为四联，承办单位和市信访局办信处各执一联，抄送相关工作机构一联，群众来信受理回执单为一联，要求承办单位自收到之日起15日内以回执单的形式向市信访局办信处反馈受理情况（附件6）。以转送单方式转送县、区党委、政府办理的，同时抄送本级信访工作机构。
4.通报。对群众来信有关情况，以《来信情况通报》的形式，每季度、每半年向市委、市政府有关领导同志以及省信访局报告，并通报县、区党委、政府主要负责同志，同时增发县、区信访工作机构和组织部门，必要时抄送市委、市政府相关部门及其主要负责同志。
5.留存。对已按规定程序复核不再受理的来信，不需要办理的重复信、一信多投信，无参考价值、内容不清的以及其他不需要办理的来信，一般可留存。留存信按来信时间顺序登记，集中存放，报经批准后每年销毁一次。
（五）督查督办
1.督查督办工作基本要求。严格执行《信访条例》和《中共xx市委、xx市人民政府信访局督查督办工作暂行办法》的规定，坚持突出重点、注重时效、确保质量、狠抓落实的原则，谁交办、谁督办，做到督办事项件件有着落，事事有结果。
2.督查督办范围和时限。市信访局办信处负责督查督办本处直接交办的来信事项。来信事项一般应当在60日内办结；情况复杂的，经承办部门或单位负责人批准，可适当延长办理期限，但延长期限不得超过30日。对逾期不能办结的，要求承办部门或单位及时说明理由。承办部门或单位有《信访条例》第三十六条规定情形之一的，应当及时督办，并提出改进建议。
3.督查督办方式。根据督办来信事项的不同情况和工作需要，可以采取电话督办、发函督办、承办单位汇报、实地督查等方式进行。
市信访局办信处需要移交市信访局督查处督办的来信事项，要及时提出，经局领导批准后移交；需要备案的，按要求以列表的形式及时送督查处备案。办信处要与督查处定期会商来信事项办理情况。
4.办理结果材料的审核。办信工作人员要认真做好交办来信事项办理结果反馈材料的登记、审核和送审工作。报送程序不符合要求的，提出改进建议后退回重报；处理明显不妥的，提出建议交承办部门或单位限期重新办理。
（六）群众来信回复
1.回复范围。包括《信访条例》规定不予受理的来信和反映建议等其他内容来信的回复。
（1）对不予受理来信的回复。对属于各级人民代表大会以及县级以上各级人民代表大会常务委员会、人民法院、人民检察院职权范围内的来信事项，依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的来信事项，有权处理的行政机关已经受理或者正在办理的来信事项，其他不属于市信访局受理范围内的来信事项（附件7）等不予受理的来信，应予回复。
（2）对反映建议等其他内容来信的回复。反映重要情况或重大问题，提出重要意见或建议，市信访局已报送市委、市政府领导同志参阅、阅批的群众来信，具备回复条件的，应予回复；来信人情绪比较激烈，对一些情况有误解，扬言将采取极端行为的来信，在及时交由相关县、区党委、政府做好工作的同时，也可以直接回复；来信附有*、手稿、现金等，在退回钱物后，一般应予回复；来信要求查询以前所写信件办理情况的，原则上应予回复；市委、市政府领导同志要求市信访局回复的，应予回复；其他需要回复的，也应回复（附件8）。
2.回复方式。视来信内容和来信人的具体情况，分别采取书面回复、电话回复等方式。
（七）文稿办理和审阅审批权限
1.文稿办理。办信文稿的种类有：来信摘要、来信专报、来信情况通报、函、查办报告等。
办信文稿编写的基本要求是：符合国家的法律、法规、规章和党中央、国务院，省、市党委、政府的政策、规定。符合《国家行政机关公文处理办法》的有关规定，观

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