点鲜明，条理清晰，文字精练，内容符合原意。做到政策性、准确性、真实性、及时性的统一。
2.审阅审批职责权限
（1）基本原则：按照领导分工负责制和分级负责、提高效率、特事特办的原则，对个别情况紧急或内容涉密、不宜扩大接触范围的来信，可直接报送分管副局长、局长审批办理。
（2）职责权限
局长：负责审批重要信件，签发呈报、上报市委常委、省信访局的文稿。
分管副局长：审阅内容重要、需要局长审批的信件；审批摘要上报市委、市政府领导同志，转送县、区和市直机关负责同志的信件；签发市委、市政府领导批示件，上报市委、市政府领导同志及函转县、区和市直机关负责同志、国家信访局的文稿，部分重要、紧急的转送、交办、回复函稿等。
处长：审阅办信工作人员送审的信件，修改文稿，签发部分转送及回复函稿。
除上述规定外，办信工作人员可根据审阅审批权限的原则，将原信或文稿视情呈送上一级负责人审阅、审批、签发。
四、立卷归档
办信处来信事项的立卷归档，按照档案管理有关规定，做好长期性群众来信办理文稿的收集、整理、立卷工作，定期移交市信访局办公室归档。
列入长期保存的办信档案范围是：市委、市政府领导及市信访局领导批示原件；在原件上送、发函交办转送、编写《来信情况通报》过程中形成的各种文字材料；在摘要上报、编写综合材料过程中形成的部分文字材料；其他比较重要的需要归档存查的原信及信件办理资料。
五、工作纪律和保密要求
（一）工作纪律
办信工作人员要严格遵守国家信访局和省、市信访局各项工作纪律，按《信访条例》规定的处理程序和时限，依法、及时、公正地办理来信，不得推诿拖延、敷衍塞责；对重要、紧急来信事项，应及时上报，不得隐瞒、缓报；提交来信情况分析报告的各种数据应真实准确，不得弄虚作假；坚持原则，秉公办事，不得利用职权徇私舞弊、收受贿赂或擅自处理随信寄来的钱款、有价证券、书籍、字画等；对来信人电话查询来信事项办理情况的请求，应按有关规定如实答复、解释，不得拒绝；办信工作人员与来信事项或来信人有直接利害关系的，应当主动回避。
（二）保密要求
严格遵守《信访条例》和《保密法》、《信访工作国家秘密范围的规定》，不得对外泄露工作秘密，不得将控告检举材料或内容转送、透露给被控告、举报的人和单位；不得向无关人员扩散来信内容；来信材料要妥善保管，不得丢失、隐匿、毁损，不得擅自将重要信件带出机关；领导同志有关信访工作和信访材料的批示以及来信统计数据等，未经批准，不得向无关人员泄露或传播。

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