9．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件资料材料的收集：

1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。

2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；

3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

七、文件资料的归档、立卷与管理：

1．区分全宗，确定立档单位。

2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

2．1 大类分为：制度/规定：s；文件：f；资料：d；档案：a；合同：b。

2．2 部门拼音缩写：物控：wk；生管：sg；仓储：cc；品管：pg；研发：yf；技术：js；客服：kf；采购：cg；生产：sh；市场：sc；销售：xs ；设备：sb；财务：cw；oem：wb；后总：hz；总经办：zj；人力资源：rl；制造中心：zz；营销中心：yx；研发技术中心：yj；财务中心：cw；广州分公司：gz；上海分1公司：sh；北京分公司：bj；香港分公司：xg；信念公司：xn。

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