摘要：档案工作者对电子文件和电子档案的管理问题越来越关注，其原因是：一方面由于文件产生的数量急剧增加，形式不断翻新，而且有不少已经进入归档阶段并转化为电子档案；另一方面不少档案工作者对电子文件的认识还比较肤浅，而且由于信息技术发展太快，难以找到完全一致的、一劳永逸的解决方法。本文以我国对此问题的主要研究为基础，分析和介绍解决电子文件和电子档案管理问题的一些对策。
　　关键词：电子档案；电子文件；管理
　　中图分类号：G271.4文献标识码：B文章编号：1009-9166（2011）0017(C)-0345-02
　　
　　一、档案管理电子化
　　随着电子信息化社会的不断发展，现有的档案管理模式已不能适应当今社会的档案管理工作。档案管理电子化的优势已日益凸显，成为了社会发展的必然趋势。
　　（一）档案管理电子化是社会进步、科技发展的必然趋势
　　办公自动化、无纸化的进步，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在。这些档案信息可能来自不同的机读形式，要综合系统地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。因此，档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势。
　　（二）档案管理电子化的益处
　　所谓档案信息电子化，就是以档案资料为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处主要体现在以下几个方面：第一，可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。第二，可缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。第三，档案管理电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围。第四，档案管理电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。
　　（三）档案管理要适应新时期工作的需求
　　档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性，已经不能满足新时期档案管理工作的需求。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异

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