企业完善会计电算化系统功能的目的是:充分利用企业经营管理水平和经济效益,就必须采取相配套的实施步骤和方法。
2.1 明确系统完善的目标。系统完善的目标是:大大改进企业的会计信息在经营控制和管理决策中的作用,提高企业管理水平,促进企业管理体制的改革,提高经营效益。原会计电算化系统仅着眼于减轻会计人员劳动强度和提高会计数据准确度,要想完善这一初始系统,应当:①采用网络联机系统,所有的数据从经营管理现场适时收集,及时处理,快速反馈。②实现会计反映和经营控制一体化,强调扩充经营控制的功能。③实现会计、财务、生产、销售集成化系统。现代企业的显著特征之一是,从产品开发研究、生产制造和产品销售到理财活动应当以会计电算化系统联成一个有机体。建立集成化信息系统应当以会计电算化系统为基础,完善扩展而成,这样可收到较好的经济效益。
2.2 注重分析,系统完善按统一规划进行。完善会计电算化系统的目的是为经营控制和管理决策提供及时而可靠的信息,因此,在做系统分析时,应当明确企业的主要经营控制和管理活动,清晰地掌握企业的控制和管理活动所需的数据或信息数据应用的流程,并了解它们与财务目标的关系,使完善后的系统不会偏离整体设计,同时也避免各个控制和经营活动部门分别建立自身的信息系统而造成数据管理混乱、资源浪费、功能重复,便于建立一个优化的、综合的会计电算化信息系统。
2.3 选择适用的设计技术。企业会计电算化系统在系统结构设计上应选择流行的模块化、标准化、网络化技术,应当使系统既具有联网实时处理又具有单机批处理的灵活性。lOcAlhOST在代码、数据结构设计上,采用标准化、统一化格式。在人机界面设计方面,采用联机在线帮助,在数据录人、查询等功能下,均可得到明确的帮助或提示信息,在有限的屏幕中给出多窗口的信息,处理运行时连续给出处理和操作的提示信息,使系统有较好的透明度。在系统数据和信息的安全和保密性设计上,采用各子系统和重要数据加密和规定必要的使用权限口令,并采用自动备份重要数据的措施,以确保系统和数据的安全。
2.4 加强系统完善的管理控制,充分调动系统开发人员的积极性。开发完善会计电算化系统是一项非常复杂的工作,企业财会人员和管理人员应积极参与配合,主动出谋划策。同时分阶段对开发完善工作进行监督检查和评价,奖惩优劣,充分调动开发人员的积极性和创造性,并且要从不同的角度、用不同的方法对会计电算化系统进行调试。在评价会计电算化系统的同时,应善于发现问题和错误,对存在的问题及时解决,完善处理。