,因为我们掌握了这部分档案的基本情况,就可以迅速结合馆藏现状制定出接收方案,做好准备工作,增强工作的主动性。
对未到进馆年限的档案进行调查研究。主要是调查这部分档案整理的原基础、鉴定的方法和质量、档案的数量与成分、需要进馆的档案有多少,做到心中有数,以便为这部分档案顺利移交进馆创造良好条件。
在前两项调查研究工作的基础上,对立档单位未来形成档案的状况进行调研、分析、预测,并做好规划。要对立档单位的业务状况进行分析,从而预测其未来档案形成的数量以及分类标准等情况,为科学决策提供依据。
(三)立足本馆,对馆藏现状进行调查研究
做好全宗排放工作,首先我们要掌握现有馆藏档案的保管状况,我认为主要做好以下三方面工作:
调查分析档案全宗的来源。这项工作旨在确定哪些是撤销单位的全宗,哪些是现行单位的全宗,通过以上两个确定,就可以明确哪些垒宗是“活”的,哪些全宗是“死”的,从而为以后的全宗调整及预留位置的确定奠定基础。比如,我们为了确保某一全宗在排列上的完整性及连续性,在必要的情况下可以将某些数量较少的“死”全宗抽出去,单独排列存放。
调查“活”垒宗内档案的分类。通过这项工作可以确定全宗内目录的数量及状况,以便在收集指导时给出档号,在必要时可减少重复性劳动。比如,当预留位置不足时,可以考虑将新进馆档案顺接原有目录号顺序给新的目录号,然后将这部分档案排列于其它存放地点。
调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底,了解目前馆藏的库房条件,包括库房装具数量、长度,库房面积及其它保管条件等,以及将来的发展趋势比如设备的增添,面积的扩建等,为全宗科学排放做好“硬件”规划。
根据调查研究取得的数据,结合实际情况,进行科学的分析、判断,为待进馆档案合理预留位置,并根据实际需要随时调整所做的规划,但同时也要考虑其经济效益。
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