如何建立知识管理系统? |
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随着业务量增加,公司组织自然扩大,从不到10人的小公司变成百人企业,身为老板的我反而对公司内部的营运信息不易掌握而感到忧心。 为避免花费不必要的沟通时间,公司内部的电子邮件系统已顺利地使用,但是目前仅限于个人意见交换,无法达到跨部门营运信息传递,所以造成订单进度落后而无法改善。为改善员工彼此工作重复和跨部门间信息传递落后的问题,请问要采用哪种管理模式? 苏州鑫达房地产开发公司林先生 要想减少重复性工作与跨部门信息沟通落后的问题,可考虑在公司建立“知识管理系统”。藉此把过去种种工作经验予以累积,转换成结构性的知识库,使员工在开始新工作之前,可先查询知识库内相同或类似的工作程序资讯,再拟定新计划进行的目标与时间表,同时将与其他员工相关的工作项目公布在知识库,让配合业务的人员事先知道计划进行情况,以降低重复性工作的发生,进而形成相辅相成的局面。资讯科技发达的时代,网络与关联性资料库的普及,更有助于公司建立自己的知识管理系统。 事实上,知识管理不是一项新名词,重点在于将公司内部一些个人经验、组织管理规章、外界新知识等相当松散的资料,经过有系统的整理与分析,产生具有因果关系的结构性资讯,让公司人员可善用此资料库提升营运绩效。知识管理这套系统的好处,主要是可以缩短工作准备的时间,因为从别人的经验中学习技能,不必凡事从头开始。例如制造业藉此提前新产品上市的时间,可争取商机而获利。 由于知识管理系统是一种企业运用知识以创造价值的过程,需要经过组织学习、资讯整合、知识传播三个阶段。lOcaLhoST在第一阶段是教导各阶层人员要取得哪些资料输入电脑,然后将各种资料整合成与营运决策相关的资讯,最后要让公司同仁能够获取所需资讯,并且善用在日常决策过程中。另外,公司需要拟定一些具体的指标来衡量知识管理带来的绩效,例如营业收入增长率、每股盈余增加数、不良品降低率等指标,以证明知识管理为公司带来的价值。
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