实情的团队文化,不要让成员只告知你正面的讯息。
-缺少共同语言。项目团队的成员来自各部门,各有自己熟悉的语言。所以一开始,项目经理人就要建立起共同的语言,避免各种专业术语阻碍沟通。
-文化差异。文化差异包含了语言、性别、种族及企业协议。
-不良的团队气氛。建立一个开放、诚实的团队,不要建立一个阶级分明的团队。由上而下命令式的沟通模式,所造成的阻碍会更大。
铲除沟通障碍最有效的方式,就是在项目推动之前,拟定一个正式沟通计划,以化解潜在的问题,帮助经理人掌握项目的进度及预算。沟通计划的内容,包含基本法则、冲突解决方案,及改变协议(change protocol)。
基本法则是用来解答项目成员的问题。譬如:-什么人需要什么信息?-什么时候需要?-讯息如何传递──面对面的沟通、电话、电子邮件或正式报告等。
另外,身为项目经理人,你要思考的基本法则如下:
-谁要直接对你报告?-用什么方式简报──电子邮件、会议等。-简报的频率──每天、每个星期,还是两个星期。-是不是要针对进度完成的比例进行简报。
一开始就把沟通细节说明清楚,不仅可以节省时间与成本,还能提高团队士气,因为每一位团队成员都清楚知道自己的职责所在。
把自己定位为创业家
不论项目设计得有多完备,还是有许多预料不到的事情会发生。譬如,团队成员另有职务、计算机软件无法使用等。一开始就建立一套改变协议,在项目进行中,往往有助于团队成员的全力配合。
推行项目最终的目的都是,希望能够创造高顾客满意、增加销售量、提高获利,最后创造股东价值。因此,项目经理人必须将自己的角色定位为创业家或ceo,把项目当成事业来经营,了解企业的运作如何为股东创造价值。
但是,并不是每一项项目都会直接对企业利润产生影响。项目经理人同样需要思考,项目的推行对企业策略能够产生什么样的价值?举例来说,推出新产品会大幅提高公司获利能力;而进入新地理市场的项目,只要能打平就很幸运了。但是,两者对企业整体的策略却都有贡献。
好项目不会凭空出现,需要完备规划与认真执行。其中包含有六个步骤:
-发展项目架构。项目架构让项目有焦点,强迫项目经理人朝预期的结果前进。说明清楚你期待达成的数字,如销售量、生产及营运成本等。确保目标的设定合理,是可以达成的结果。
-策略思考。从大格局来思考项目的目标。想想项目是否符合企业长期策略,看看项目是否与企业的竞争优势相辅相成,或者可以为企业开创其它的优势。
-建立事业规划。进行市场调查,并了解竞争状况,让核心团队参与事业规划。
-执行并控制项目。项目开始执行时,不要把事业规划摆一边,它是项目执行的指导原则,让你随时检视项目设定的目标是否达成。
-项目终止与检讨。项目结束时,项目团队应该提出一份项目报告,检讨哪些目标达成,哪些未达成,以供日后参考。如果虎头蛇尾,项目成员付出昂贵代价获得的教训,将无法有效分享。下次项目开始,一切又从头来过。
你是项目经理人,掌握好项目管理的诀窍,可以让你事半功倍!
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