接轨,和跨国公司竞争,可光在时间的效率上,就比别人差了一大截,由于我们的时间管理水平低,导致我们实际上是用50%的时间和跨国公司100%的时间竞争,相当于人家1年走过了我们2年走过的路,这还怎么能和人家竞争。所以中国企业很多的豪言壮语,从一开始就注定最后要落空。
为什么忙乱
为什么身不由己
《总裁》:在企业里面,不管是中层经理还是高层经理,你如果问他为什么工作这么劳累、为什么这么忙乱,90%的人回答都是:身不由已。为什么会身不由已?
章:我认为是如下四种原因。
第一、没有计划。很多人早上一醒来之后,大脑中模糊地觉得今天有一个什么样的安排,但是没有变成一个很明细的计划,到办公室后就凭着大体的印象开始处理工作,然后,什么事情找到头上来了就处理什么事情,于是一天的工作就身不由已了。
如果下班前,问这些经理们今天的工作内容,很多人说不出来当天的8个小时干了些什么事,如果让他回忆最近一个月的工作内容,很多人的脑海里是一片灰色,好象真正干了事的时间也就那么一点点。
实际上,对中层经理这一级,周计划和日计划是最关键的,而这些基础管理的工作,在我们的企业当中非常薄弱,很少有企业能够真正把周计划、日计划这样的基础管理工作坚持得很好的。
第二、眉毛胡子一把抓。很多经理人的习惯就是觉得每一件事情都很重要,每一件事情都需要完成,有时为了一件很小的事情,在那儿找资料,打电话求证,反复研究对比,但实际上事后仔细一分析,这件事情对他今天或者这段时间的工作,是无关紧要的,根本不值得花很多时间去处理。
有些人也做计划,但他有一个缺陷,就是没有安排优先顺序。没有标记出哪些是最重要的工作,今天必须完成的。结果再碰到一些干扰因素,到最后,最重要的事情没有做,而且,还忘记把它转到第二天的工作计划当中去,结果过了几天,事到临头,才发现当时就根本没有完成。
第三、没有养成良好的习惯。很多人出现身不由已的问题,是因为没有形成一个好的习惯,不会说拒绝。比如,有些人的工作习惯是什么紧急就先处理什么,谁来找就去忙谁的事,结果一天忙下来,给下属干了事、给上司干了事、给同事帮了忙,就是把自己的事搁在了一边,该做的事没做。
第四、外部的打扰。有研究表明,外部打扰首先是来自于下属,第二是上司,第三是同事,第四是客户。对中层经理来讲,下属对他的打扰是第一位的,什么请示汇报、沟通交流、谈心、做指示啊等等,都在影响着他的时间。如果经理不能很好地指导下属进行时间管理,最后自己就会身不由己。
不重视时间管理的四个原因
《总裁》:我碰到过很多的经理人,包括老总,一谈到时间管理,普遍的反应就是不在乎,为什么会不在乎呢?
章:第一、人都有一个通病,就是对自己最常见的东西最不珍惜。世界上对我们每一个人最公平的就是时间,不管你是聪明还是笨,是高贵还是低下,都是一天24小时,一年365天,这对所有的人都是一样的,但同时,正因为时间是公平的,同时又是免费的,所以人们往往不认为时间是有成本的,结果造成对时间不珍惜。
第二、有些经理人认为,忙忙碌碌应该是他的一种状态。不忙不是现代人,特别是中层经理,好像觉得他就应该是天天加班,天天事情干不完,他已经习惯于这种状态了。
第三、没有尝到对时间进行管理的一些甜头。很多的企业从来没有接触过时间管理,从来没有实施过时间管理,他不知道时间管理能够给他带来效益,现在蓦地跟他讲时间管理,他完全没有概念。
第四、企业的整体运行状况就是低效率,他已经习惯了这种方式,他也不知道高效率是什么样。
时间管理的几个重要工具
《总裁》:时间管理在一些跨国公司中,应当说已经积累了丰富的成熟的经验,也有大量的管理工具辅助时间管理的实施,这些东西也不是一蹴而就的,今天请章先生先介绍两项工具吧。
章:中国的很多企业都好高骛远,看得见天上的星星,看不见自己脚下的大石头。一说起什么新理论、新理念,一个个头头是道,滔滔不绝,但是实际的动手能力还是很差很差。不管你定再好的战略,如果每位经理、每位员工不落实到一天一天的计划上,能行吗?比如海尔的日清日结,就是每天的事情每天要办完。
时间管理的第一项工具,就是要做计划,对自己每天、每周的工作时间做出准确的计划,以此来控制自己的时间。比如说,每天花15分钟或者最多30分钟的时间,对一天的时间做出计划。
制定计划容易,问题是能否坚持下来。企业里有很多时候,是项目很好、思路也很清晰、总体计划也有,可就是每个人的、每天的一个一个小时的计划和工作不到位,到最后,目标无法达成。
工具1、计划管理
关于计划,时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划。
▲待办单:
将你每日要做的一些工作事先列出一份清单,排出优先次序,确认完成时间,以突出工作重点。避免遗忘、未完事项留待明日。
▲待办单主要包括的内容:
1. 非日常工作
2. 特殊事项
3. 行动计划中的工作
4. 昨日未完成的事项
▲待办单的使用注意:
1. 每天在固定时间制定待办单(一上班就做)
2. 只制定一张待办单。
3. 完成一项工作划掉一项
4. 待办单要为应付紧急情况留出时间。
5. 最关键的一项,每天坚持。
▲日计划、周计划、月计划 略
工具2:第二象限工作法
在实际工作中,所有的工作都既有紧急程度的不同,同时也有重要程度的不同,根据这两个维度,我们可以把企业的事情分成如图所示的四个象限。
作为中层经理,要做的是第二象限的工作。很多经理人工作的时间效率之所以上不去,往往是不良的工作习惯造成的,在很多事情重要但不紧急的
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