据饱含信息起到一种说明的作用，读者从数据中就可以清楚地了解事物的发展状况，使其明了；另一方面应用数据说明事理，能使读者感到真实，数据都是通过统计得来的，具有真实性的特点。图表的应用相对的来讲，具有局限性，它只限于“看”的公文并且要求读者具有一定的专业知识，但它更具有直观、立体、动态的特点和优点，适合情况上报、署名文章、调查报告等文体。数据、图表的作用决定了其来源、取舍、应用必须坚持一定的标准，注意以下几点：一是来源的权威性，一般来讲，数据应以统计局的为主，其中税收数据以国税、地税的为主，没有统计局的，有部门的、乡镇的数据，以部门的为主。个人拿不准的，让领导定夺。二是数据应用要统一。不同材料里面，如党委、政府的材料数据要一致。同一材料不能出现前后矛盾、不一致。三是数据要科学分析。特别是在没有权威数据可以参照的情况下，必须经过科学分析才能应用，单个数据的应用加减不能超过 和、差的数据。四是图表的应用一定要规范，经过专业人员验证其正确性，方可使用。
4、资料、语言方面的取舍 修改过程中的取舍。对于初稿，一定要进行修改，通过缜密的思考，根据公文的性质，进行语言锤炼，看看哪些材料可以去掉，哪些必须保留，哪种表达方式更为精妙和符合领导语言风格。对于引用的材料，关键把握一点：拿来主义，以“有用”为原则，吸其精华，去其糟粕。简单的引用，无疑于一件单色的衣服补上了一块花补丁，补丁虽好，但影响了整体的和谐。所以，对借鉴的材料一定要加以认真改造，根据公文主旨和文章的逻辑结构，对引用的材料进行再加工，与实际情况结合起来，与公文的整体逻辑结构和语言、语气统一起来，做到天衣无缝、锦上添花。
5、无纸化办公还要不要动笔 随着电脑的普及、电子政务的发展，无纸化办公成为办公室发展的趋势，但动笔仍然不可或缺。从健康的角度考虑，长时间坐在电脑前，对眼睛、肌体的健康无疑会造成很大的伤害，需要动笔。从思考的程度考虑，动笔写作时作者的精力更为集中，思考问题的深度、广度更为深广，长时间坐在屏幕前，容易造成疲劳，精力分散影响思考程度。

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