已经受理或正在办理的，告知信访人依照有关法律、行政法规规定的程序向有关机关提出，阐明不予受理的理由。

2、对情况复杂的来访问题，经有关领导批准，按《信访条例》规定延长办理期限的，告知来访人延期理由。

3、对来访人再次来访查询来访事项办理情况的，告知来访人处理方式、处理结果等情况。

4、来访人对处理意见不服，又没有在法定期限内提出复查、复核请求的；对有权处理的行政机关已经复核结案的，来访人对复核意见不服，仍然以同一事实和理由提出投诉请求的，告知来访人不再受理。

（二）告知方式

视其来访内容和来访人的具体情况，分别采取口头、电话或者书面告知。书面告知只出具一次。

接访文稿编写的基本要求是：符合国家法律、法规和方针政策及有关规定；观点鲜明，条理清晰，文字精练，篇幅简短，措词用字规范；人名、地名、数字引文准确；使用国家法定计量单位；简称要规范；结构层次序数用法符合规定。

六、档案管理

严格按照《xx省信访档案管理办法》的规定和《xx市信访办文件材料分类方案、归档范围、保管期限》的要求，做好接访档案的分类、收集、整理、立卷、归档工作。

列入长期保存的办信档案的范围是：市委、市政府领导批示件，中央、省、市发函交办件，及其他重要信访事项形成的文字材料需要归档存查的资料。

七、特殊情况处理

（一）异常情况处理

来访人有下列行为，经劝阻、批评和教育无效的，由公安机关予以警告、训诫或者制止；对违反集会游行示威法律、行政法规，或者够成违反治安管理行为的，由公安机关依法采取必要的现场处置措施、给予治安管理处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

1、上访人员拒不到有关机关设立或者指定的接待场所，多人上访推选代表反映问题超过5人的；

2、在局机关周围非法聚集，未堵、冲击机关，拦截公务车辆，或者堵塞、阻断交通的；

3、携带危险物品、管制器具的；

4、侮辱、殴打、威胁机关工作人员，或者非法限制他人人身自由的；

5、在信访接待场所滞留、滋事，或者将生活不能自理的人弃留在信访接待场所的；

6、煽动、串联、胁迫、以财务诱使、幕后操纵他人上访或者以上访为名借机敛财的；

7、扰乱公共秩序、妨害国家和公共安全的其他行为。

（二）来访人患病情况的处置

1、来访人在接待过程中患病需要紧急救治的，应迅速通知医务人员到场，必要时送医院急救。

2、来访人患有恶性传染病的，应迅速通知市卫生行政部门处置。

以上两项处置费用由来访人或地方有关部门支付。

（三）其他

来访人的食宿、交通等费用自理。特殊情况按照有关规定办理。

八、工作纪律

接访人员要严格遵守国家的法律法规，遵守市信访办各项规章制度和工作纪律。不得接受来访人赠送的礼品、礼金或有价证券。

与来访人或者来访事项有直接利害关系的接访人员应当回避，不得干预接访工作或擅自办理来访事项。

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