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会计电算化报表子系统的现状及问题           
会计电算化报表子系统的现状及问题
法定义输出数据的小数位数,而在金蝶财务软件中则是以单个单元逐个定义的方法来定义每一个单元输出数据的小数位数。
4.报表无纸化输出的格式不统一。
所有系统现在的纸性化输出一般均能满足国家财政部关于报表格式的要求,但是随着计算机网络时代的来临以及数据共享,数据全方位、深层次的应用,报表数据更多地向无纸化输出发展。
鉴于报表无纸化输出的重要性,各软件开发商都在自己的软件系统中增设了报表无纸化输出的功能,有些系统还可以多种格式输出。如用友财务软件可采用ascii文件和xbase数据库文件的形式进行输出;而安易财务软件无纸化输出则有access文件类型和oracle文件类型等;在金蝶财务软件中则只能将数值型数据进行无纸化输出(参见金蝶财务软件6.3版);还有的财务软件还可以excel文件格式对会计报表数据进行输出。
虽然这些软件都能将报表数据以文件形式进行无纸化输出,但是各种软件在报表数据的输出格式上都有所不同。同一种报表(如资产负债表),在无纸化输出时,哪些数据要输出,哪些不输出,顺序怎样,数据的宽度如何等都不统一。
三、存在的问题对会计电算化的普及和应用的影响
上述现行财务软件存在的标准不统一问题,对于我国会计电算化软件水平的提高,会计电算化的进一步普及,以及会计资料的广泛和深入应用都非常不利。
1.容易形成会计软件市场垄断。
由于现今的会计电算化软件报表子系统在使用上差别极大,对于会计人员来说,要学会并掌握一种软件的使用已非易事,要掌握多种软件的使用就更困难,也没有必要。因此,一个用户一旦使用了某种财务软件后就很难再改用其他财务软件。而现有的财务软件占有并瓜分了大部分市场分额后,其他软件商再要涉足该市场则会非常困难,并且已瓜分了市场的软件商之间也很难再重新分配市场,其结果将使软件商减缓软件的升级换代速度;在软件升级换代时,用户为使现有系统的核算资料能在今后继续使用,并保证升级换代后的数据能保持一致,则必须使用原软件商的产品。这样一来,软件商就可任意抬高软件价格使用户承受更大的软件费用。
2.不利于国家和投资者对会计报表的审计监督。
由前可知,在会计电算化系统中,会计报表的正确与否,除了与会计核算资料的正确与否有关外,更重要的是在会计报表文件中取数和计算公式的设置是否正确,因为会计核算数据是否正确可调出相应的帐簿数据进行核对。由于报表中数据是对帐簿数据的综合,不同的行业,不同的用户对报表中数据的综合方法是不尽相同的。国家的审计部门、税收部门、银行或投资者都要对会计实体的对外会计报表的正确性做出评估,在会计电算化时代,评估的重要依据就是报表的取数和计算公式。前面已叙及各种软件的取数和计算公式差异很大、标准混乱,要使审计、税收监管人员、投资者对各种软件的报表取数和计算公式都能掌握是不可能的,更不用说对报表正确性的审计监督。
3.无纸化输出格式的不统一,对报表数据的广泛和深入应用不利。
在企业内部,会计电算化系统仅仅是整个企业管理信息系统的一部分,也就是说,企业的管理信息系统是由若干子系统组成,如人事管理,计划管理,财务管理,统计分析,辅助决策与支持系统等。每一个子系统都是一个非常庞大的软件,这些软件一般都是由于不同的软件供应商提供的,当然也有企业自行开发的。子系统与子系统之间往往都存在一定的信息依赖关系,财务管理,统计分析,辅助决策与支持子系统,通常都需要利用会计报表中的数据,由于报表数据无纸化输出的格式不统一,这些系统往往都不能直接使用由会计报表子系统直接产生的报表数据,致使企业采用人工方式从其他子系统所需的格式重新输入报表数据,或者设计专门的针对本企业(非通用的)报表数据转换软件,以便使用其他子系统能利用的报表子系统产生的各种信息和数据。
在企业外部,由于许多会计报表(如资产负债表,损益表)是对外的,并被其他系统使用其提供的信息。审计部门、税收部门、银行和投资者等都需要企业会计报表提供的相关财务数据。在计算机普及的今天,所有的信息使用者几乎都是在利用计算机和相应的软件系统做有关的工作,由于会计报表的无纸化输出格式不统一,使这些信息的使用者都无法直接使用会计报子系统的输出信息。
三、对策及建议
1.建立统一的报表编制语言。
从目前的各种会计电算化系统的会计报表编制方法来看,基本都采用公式法来说明报表中数据的来源和计算方法。从前面的分析,我们已看到,不同的软件系统有自己的一套公式、函数,并且差异很大,公式、函数的表示法,公式多少及函数的功能强弱等都不尽相同。但是,如果仔细分析各种系统的这些公式、函数的集合并加以分类,可以看出它们的许多共同之处:
(1)从帐簿中抽取数据的函数和公式,这些公式主要说明报表中的数据从哪些帐簿来,取期初数、期末数、发生额以及会计期间和会计期间数等。
(2)从其他报表中取数的函数及公式,主要说明从哪个报表文件取什么数据;
(3)表内计算函数和公式,说明表内某一项数据可由本表内的其他数据按照一定的方法计算得到;
(4)其他函数和公式,包括勾稽关系定义,小数位数说明等。
由于报表编制函数和公式本质上的作用、功能相同,以及各种软件报表编制函数和公式在上述几个方面的共同性,笔者认为,可以在综合各种软件报表编制函数和公式的基础上,结合报表编制的特点,总结并开发出一种标准化的会计报表编制语言,相当于计算机程序设计语言,有统一规范的函数名和计算公式,有统一的语法规则,并且这些函数、计算公式和语法规则是一个相对完备的集合。这样,各软件开发商就不必各自去设计自己的一套报表函数和计算公式,而是将精力主要投放在如何在自己的系统中高效地实现这种会计报表编制语言,提高软件质量。对于使用者来说,也可以只学习掌握一种会计报表编制语

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