| 浅论基于校园网的高校办公自动化系统的实现 |
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作者：于治国 常晓玮 曲德祥
[论文关键词]办公自动化 信息服务 www 信息安全
[论文摘要]高校的校园网建成以后，有些高校还沿用传统办公模式，缺少重要的信息传递和工作流程环节，各部门之间难以实现信息共享和集成，从而无法实现高效率协作。利用先进的校园网络与管理系统实现校园内部的各项资源信息化，采用Notes技术在校园网上建设一个全校范围的、开放的、分布的、多媒体的办公自动化系统，进而提高教学质量、科研和管理水平。
随着计算机网络、通讯技术和多媒体技术的迅速发展和广泛应用，办公自动化、无纸化办公等成为办公方式未来发展的趋势。
一、高校办公的现状与特点
1．网络条件日趋成熟
目前我国高校网络建设步伐不断加快，大部分高校内部都已建成校园网，且以不同形式接入了中国教育和科研计算机网。
随着计算机技术的和网络技术的迅猛发展，办公自动化的内涵也在不断延伸，传真机、复印机、速印机、电话全面普及；利用计算机单机进行Word，Excel操作制作文档、电子表格，撰写、打印各类文稿等已基本在各高校普及，利用Internet或Intranet进行文件传输与共享、收发Email(电子邮件)信息或文档也日益成为各高校提高办公效率的有效、快捷的手段。在此基础上，研究开发新型的网络化的办公自动化系统，以适应工作需要的问题便提到了我们的面前。
2．异地化办公
首先是多校区远程办公。近几年来，随着高校管理体制改革和布局结构调整的进行，现有高校数量减少而规模扩大，合并高校一般都有多个校区，且地理位置各异，传统的办公方式难以做到各类信息迅速上传下达并得到处理或办理，这就要求有校区间的新型办公方式出现。再是移动办公。学校领导经常出差，但又要随时传回信息、随时了解学校情况、或及时作出重要决定、或对重要文件作出批示，也要求拥有网络化的办公系统且办公系统可与In—temet相连，随时随地都可以通过拨号方式连接到Intemet并接入学校的办公系统，实现真正的移动办公。
二、高校办公自动化系统的实现
1、用户需求分析
目前有些高校还沿用传统办公模式，缺少重要的信息传递和工作流程环节，各部门之间难以实现信息共享和集成，从而无法实现高效率协作。出现了如下问题：一是各部分的信息传递和事务交接仍然由人工完成，容易出现差错；二是上下级和部门之间无法实现协同工作，难以及时沟通；三是信息和工作流程相分离，缺少至关重要的随时记录，使工作监控和评估困难重重。校园网络的快速发展，为系统的实现提供了良好的平台和应用环境，许多工作人员已经养成经常在网络上查看邮件和新闻等信息的习惯。在此基础上，该系统本着充分利用网络资源，为高校作人员提供一个快捷、迅速、可靠地查看和传递信息的平台。最终，实现真正的网络化的办公环境和无纸化办公。
2、系统功能分析
该系统主要分信息发布、公文申请审批、公共查询、事务管理等几个功能模块，以及和教务系统做良好的接口。每一子系统既可独立完成某一单项办公事务，又相互问有机结合，真正实现了无纸化的办公自动化。
信息发布。信息发布主要包括学院会议纪要、公文发布、院务公开、每周安排等。本功能主要依托学院网页实现信息的快速、有效的传播。此外，本模块还可添加手机短信捆绑功能。当有临时通知时，可以通过本功能向院领导、主要处室领导及相关人员发出短信。 公文审批。高校行政及教学工作中有大量流程化的工作，例如公文的处理、收发，审批、请示、汇报等，建立一个电子公文交换系统，通可以过工作流程的自动化来规范各项工作，从而满足学院领导与各部门、各部门之间、两院区之间的各种文种公文的发送和接收，实现办公、办文、收发文全过程的自动化，从而减少在公文传递中人力和资源的浪费，提高办事效率。
系统管理维护。系统管理功能包括了用户管理、角色管理、权限管理、系统参数管理等，采用这些参数配置内容可降低程序的维护工作，加强系统程序的可移植性和可复用性，也方便实施人员或者用户的实施和维护。公共查询。公共查询主要包括文件查询、通知查询、办公电话查询、会议查询等。本功能主要依托学院网页实现信息的快速、有效的传播。
事务管理。事务管理主要包括会议管理、出差管理、办公用品管理、办公电话管理等，可将此类工作纳入一系列工作安排的事务管理系统。
3、设计实现
采用Notes技术实现校园网办公自动化系统。在高校的管理部门中，办公信息以两种方式的流动，一个是上下级之间的信息流，如校长办公室给系办公室发通知，系办公室再给教师和学生发通知；另一个是横向信息流，如教务处给人事处信息，人事处给科研处信息等。要提高办公效率，必须改变传统的手工办事方式，应用现代办公技术，建立全校的办公系统。
办公系统是建立在校园网上的面向多类用户的信息系统。它采用LotusNotes作为系统开发平台，Notse具有先进的文档数据库处理功能，不但能够处理结构化数据，还能够处理一般的文档数据、图形、图像、声音等非结构化数据，可以与用户熟悉的软件如Word、Excel进行集成，对办公系统的功能进一步扩展留有充分余地。现在已经开发出文档管理、电子邮件、会议治理、办公讨论区、公文运转和信息发布等通用办公功能。由于Notes具有www方式的信息发布功能，以Notes技术开发的办公系统不但为学校办公人员使用，而且全校师生可使用www浏览器访问办公系统中的内容。
三、高校办公自动化系统的安全策略
校园网络与治理信息系统建成后，任何人都可以通过计算机访问高校的校园网络，其中就可能有“黑客”试图攻击网络，破坏网络、传播计算机病毒，还有的可能窃取保密的技术资料及数据等等，这样安全管理显得尤为重要。Notse使用密锁和其他手段提供了四级安全措施：验证、存取控制、字段级加密和电子签名。
由于高校信息系统支持全校各部门的办公活动，采取集中存放、统一治理数据的方式，因此这些信息的安全至关重要。为了保证共享信息的安全，从数据治理安全和系统治理安全两个方面加以保证。在数据治理安全方面，录入数据要进行有效性检验，建立完善的数据备份和归档制度、系统治理员责任制度、关键程序的治理制度和服务器机房的治理制度；在系统治理安全方面采用多层安全机制，即信息服务器的网络安全，操作系统安全，数据库安全和应用程序安全的4层安全保证。在信息服务器的网络安全方面，为了保护服务器上的信息资源，在信息服务器与校园网的连接处设置防火墙，使用防火墙用以防止非法用户的频繁登录、猜测系统密码，对服务器的开放端口进行限制，设置答应用户访问端口的时间，限制用户访问端VI的IP地址等；在操作系统安全方面，系统治理员对用户权限严格控制，有些用户必须在指定的机器上进行某种操作；在数据库安全方面，对用户设定权限控制表，做好数据库审计记录的检查。
利用Intemet／Intranet的优势，实现高校办公的自动化、网络化，使系统的实现更加轻易，管理维护更加方便。在Intranet环境下，网络安全性有很大提高，通过与Inter—net连接，网络的访问可以不受地域的限制，使网络的扩展更加轻易。因此，在校园网的环境下建立办公自动化系统已经成为一种行之有效的方法。 |
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