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[摘要]本文从几个方面分析企业信息管理所带来的影响,以及如何能使会计电算化更好的为企业管理提供有效的会计信息,完善会计内部控制制度,提高会计信息质量,为企业管理服务。
[关键词]会计电算化 信息管理 内部控制
随着企业管理的影响
使企业管理信息化。企业是国家经济运行的主体,企业总体经营水平直接关系着国家经济的发展。因此实施国家信息化,企业信息化是基础,是核心。那么,如何理解企业信息化的含义及内容呢?企业信息化,是指利用计算机、网络和通讯技术,支持企业产品的研发、生产、销售、服务等诸多环节,实现信息采集、加工和管理的系统化、网络化、集成化,信息流通的高效化和实时化,最终实现全面供应链管理和电子商务。企业信息化不仅是信息技术的延伸,更重要的应该是企业管理与组织管理的延伸,它已成为现代企业的一个重要标志和衡量企业综合实力的重要组成部分。而财务电算化是企业信息化的核心组成部分。
会计信息是各单位各部门进行生产经营决策的基础依据,不准确或错误的会计信息会导致决策的偏差或错误,质量控制是会计法规的要求。实行会计电算化后,会计资料是由电子计算机按规定的程序生成。为保证计算机生成的会计资料真实、完整、安全,加强对会计电算化工作的规范,《会计法》作出了两方面规定:一是会计软件必须符合国家统一会计制度的规定;二是用电子计算机生成的会计资料必须符合国家统一的会计制度的要求。实行会计电算化后,会计信息质量由于系统内部控制的严格规范,减少了人为原因造成的信息不实,删改等,大大提高了会计信息质量。LOCaLHoST
二、实施会计电算化过程中的几点建议
1.加强会计人员的计算机业务素质。目前,不少单位的电算化人员是由过去的会计经过短期培训而来,他们在使用微机处理业务的过程中,往往很多是除了开机使用财务软件之外对微机的软硬件知识了解甚少,当微机出现故障或与平常所见的界面不同时,就束手无策,而且这些会计人员操作很慢,在上机时经常出现误操作,一旦出错,可能就会使自己很长时间的工作成果付之东流,造成财务数据丢失,严重的导致系统崩溃,使会计电算化难以发挥其应有的作用。因此,在实施会计电算化时,必须首先培养电算化人员的会计和计算机专长,两者缺一不可。
2.建立和加强计算机环境的安全控制。在会计电算化中,主要财务数据都保存在计算机中,一旦计算机遭到损坏,将使计算机中保存的会计资料永久丢失。因此要建立计算机的环境保护制度,主要包括:机房环境保护,保护性设备配备,安全供电系统的安装,正版杀毒软件及防火墙的安装,装有财务数据的微机不能同时上互联网等。
3.计算机的软件和硬件系统的维护管理。计算机的软件和硬件是会计电算化工作的基础,只有做好软件和硬件的维护工作才能保证电算化工作的顺利进行。软件维护是指当单位会计业务发生变化时进行的软件修改和软件操作过程中出现故障时进行的排除修复工作,硬件维护是指在系统运行过程中,出现硬件故障时的检查修复,以及在设备更新、扩充、修复后的调试等工作。会计部门应设立系统维护岗位,设立专门的系统维护人员负责系统的硬件设备和软件的维护工作,根据不相容原理,该人员不得操作会计软件进行会计核算工作。
4.建立上机操作控制制度,为了保证信息处理质量,减少产生差错和事故的概率,保障会计资料的安全、准确、完整,应制定上机守则与操作规程的办法,这是操作控制制度化的具体体现,主要内容包括:①无关人员不能随便进入机房,进入机房的人员不能随意操控用于电算化工作的计算机。②开机后,操作人员不能擅自离开工作现场,如需离开,应退出工作界面,等回来后重新进行登录。③各种录入的数据均需经过严格的审批并具有完整真实的原始凭证。④数据录入员对输入的数据如有疑问,应及时核对,不能擅自修改。⑤对于外来的移动存储介质,在应用前必须进行杀毒处理。⑥发生输入内容有误的,应按系统提供的功能加以改正。⑦要做好数据备份,包括每日工作完成后进行备份、周备份、月备份等。
5.建立健全档案管理制度。会计电算化下的档案除了与传统会计下相同的纸制会计资料,如打印输出的各种帐簿、报表、凭证外,还包括存储会计资料和程式的光盘及其他存储介质,这些档案的管理与纸制档案的管理有很多特殊的要求,为防止发生损害,应通过制定与实施相应的档案管理制度来实现,一般包括:①存档的手续必须有会计主管和系统管理员的签章才能存档保管。②采取安全保证措施,如备份的磁盘介质应贴上保护标签,存放在安全、洁净、防潮防磁的地方,最好进行双备份或三备份,并存储于两个空间位置不同的地方分别保管。③对保存的磁盘介质要定期进行检查和复制,防止磁性介质损坏而使会计资料丢失。④对于磁盘介质原则上不予外借,如有必要,可采取复制的办法借出。如果原件借出,必须严格进行登记并告之其使用办法,收回时应严格检查存储内容的完整性及安全性(是否染毒或删除文件等)。
总之,会计电算化是企业信息化的重要组成部分,它使企业管理再上一个台阶。但现阶段我国会计电算化水平还不是很高,要使它发挥最大作用,还得在技术制度上加以改进,使之能更好的为企业管理服务。
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