实施预算控制,预算应该是有激励性的,即预算计划或目标的设置应当高于已经实现的要求,但是一个难以达到的目标又可能挫伤管理者实现目标的积极性。研究表明,“紧的但又可通过努力实现的(tight but achievable)”目标能够带来最好的绩效。这样,如果预算被用作激励手段,就应该是“紧的但又可通过努力实现的”目标。如目前很多企业用标杆法(benchmarking)进行目标设定,即根据本企业提供类似的产品或服务的企业中最成功企业的业绩设定本企业目标,激励员工。但是毕竟理想与现实还是存在着距离,理想的目标往往实现。用来进行资源规划配置的预算要求首先是准确性,应当是现实的、最有可能实现的预算,这样才能避免资源配置的失误和浪费,但是最现实的预算又会失去对员工的激励作用。预算实践中的预算就成了双重职能无法兼顾的矛盾体。荷兰一家石油公司borealis在1995年放弃了预算紧控制模式,其主要原因就是该公司发现了预算自身的矛盾性,他们认为业绩目标是略紧的目标,它应该能够激励员工获取超越平时可能性的最大业绩,但是财务预测和规划要求的是最可能的结果,而预算是无法同时来满足这两种要求的。因此在1995年该公司改造了预算控制系统,用四个子系统代替了原来预算的全面控制系统,用平衡计分卡和标杆法确定财务和非财务的关键业绩指标和相应的业绩目标,用作业成本法进行成本费用的控制,预算更多的是用来进行财务预测和规划。
2 .预算计划绩效和执行业绩的矛盾。预算紧控制的一个重要环节就是预算考评,即将预算执行的实际数与预算的目标值进行对比,然后根据二者的差异来判断业绩的优劣。但在实际操作中面临的一个问题就是如何确定判断的标准?因为预算的差异可能使两方面原因造成的,一是预算执行结果的好坏,二是预算目标制定的高低。何种成绩为好成绩?是预算差异越小越好,还是有利的差异越大越好?一般认为超额完成预算越多说明执行绩效越好,但又同时表明预算编制不够准确,与现实偏离太多,资源配置的效率低,其中一个可能的原因是该部门在预算编制中留下了较大的“预算余宽”。因此鼓励超额完成预算的一个负面影响是刺激“预算余宽”行为。然而如果以预算接近程度来评价业绩,会明显地抑制业绩的持续改进,责任单位有可能担心出现过大的预算差异而满足于只完成预算目标,放弃进一步的努力。因此预算的紧控制使预算评价标准的选择成为两难的选择,尤其对预测和计划水平不高的企业更为突出。所以说,预算紧控制的一个前提是预测、预算本身必须高质量,而在经营环境频繁波动的情况下,预算的质量正在受到严峻的挑战。实践中常见的一种做法是以预算目标为中心,设定一个正负10%或20%的区间,实际业绩低于下限或高于上限都不再得到奖励,但这种做法还是无法避免操纵收益数据或消极怠工的问题。
(二)预算责任单位及个人的职能失调
詹森教授认为,预算紧控制即以预算为基础进行评价并实施奖惩,实际上是“付钱让员工说谎”,会使报酬计划的激励作用失效,同时很多人认为以固定的预算目标为依据进行业绩评价,会给组织行为带来两方面的问题,一是在预算制定中发生更多的讨价还价,下级希望留下更多的预算余宽,同时增加责任单位更多的短期行为。
1 .产生预算余宽。如果过分强调预算作为经营业绩的评价标准来激励员工,那么掌握着专门知识和信息的人员可能将不再公正客观的对未来事件进行预测和披露了,他们会倾向于报告保守性的、能使将来的经营业绩看起来更佳的预算数据,即所谓“预算余宽”。因此有人得出结论,在预算中“人们谎称无法做到的越多,相应得到的奖励也就越多”。整个系统中会没有人有动机去关注预算所需的准确信息,预算编制程度中各个层次的重要信息都被隐藏、歪曲了。有人调查了《财富》杂志评选的生产日用消费品的250强公司的中低层管理者,分析了他们在公司实施以预算为基础的业绩评价和报酬计划前后的预算行为,结果发现实施以预算为基础的报酬计划后,尤其是较低层次的管理者,其预算余宽行为显著增加。这种状况对企业有两方面的负面影响:一是预算的协调功能被破坏,预算在协调企业内部不同部门的各项活动方面发挥着重要作用。在预算的协调下各部门得以有效的运行,高产出、低成本、高质量、低存货等。但当预算隐藏或缺乏有关各部门能够作什么以及将如何去做时,预算的协调能力被严重破球了。预算余宽和虚报都会使预算列支的费用高于管理者所知的实际需要。管理者常以这种行为来预防未来事项的不确定性。毕竟,没有人清楚知道未来会怎样。但是,虚报支出、浪费资源都会妨碍员工尽心尽力地完成或超额完成预算。没有协调的、混乱的活动只会导致高成本、低质量、机会的丧失、顾客满意度降低等结果。以企业的销售部门为例,销售人员会有意将预计的销售量从100降为80,通过最终实现100而获得奖励,而企业的其他部门却会根据80的销售量进行资源配置,如生产部门会依据80的销量进行生产,而当定货数量达到100时,生产部门可能并没有及时的应对措施。第二个负面影响也是更为深远的影响是企业诚信文化被破坏。一旦管理者认为他们只能通过说谎、隐匿真实信息才能在“预算游戏”中获胜的话,他们就会很快将这种不诚实的行为带到整个组织的管理系统中,甚至带到与外部利益相关者的合作关系中。当企业的ceo或cfo千方百计地要实现预算目标时,预算游戏就会延伸到企业与资本市场的关系中。操纵数据成为每个高层管理者的必不可少的工作之一。编制预算所需的大多数信息是由那些业绩要受到预算考核的人员提供的。如果这些人员为了得到较低的业绩评价标准而有意提供虚假的预算数据,预算本身的效用就降低了,同时企业文化被破坏。
2 .操纵预算执行结果。以预算评价为依据进行奖惩引发的另一个严重问题就是在事后操纵预算执行结果,当然这种行为主要发生在高级管理层次。研究表明,实现预算目标获得奖金是诱使管理者进行盈余操纵的主要动因之一。管理者为了使自己的奖金最大化,常采用盈余操纵来达到自己的目的。如果净收益低于奖金方案的下限,管理者就会有进一步降低净收益的动机
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