(2)不多头主送,不送领导同志个人。上行文主送机关一般只有一个,那就是制发机关的直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关行文,应分开报送较妥。如内容涉及的其他单位,通常采用抄送的形式。除特殊情况上行文一般不应直接送领导同志个人,更不能向有关领导多头分送。因为重要的事情领导们都要集体研究决定,送给领导同志个人,领导还是得交给秘书部门办理,这样就为领导增加了不必要的麻烦。另外领导同志工作比较忙,事情比较多,文件送给个人,有时难免顾不看,这样岂不是“欲速而不达”。
(3)“请示”应当一文一事,如果一个请示件的内容涉及多个问题、多个部门,既增加办理的难度,也影响办理的效率。请示一文一事,可以使公文内容集中,篇幅简短,便于公文办理,有利于提高效率。如同时请示多件事,必须是同一个问题密切相关的几个方面,也必须是上级机关能一次给予批复和解决的;否则,有几个问题就要写几个请示。
4、是否符合拟制公文的有关要求
(1)选择和使用正确的文种,不可生造文种。但有的单位上报文件缺乏严肃认真的态度,不知道《办法》规定了什么文种,不了解上行文该用什么文种,而是像日常写应用文一样,竟然上报《关于解决燃油锅炉资金的申请》、《关于基建资金使用情况的说明》等,说明其上报文件没有文种的概念,生编硬造文种。
(2)文种不可混用,该用请示的不能用报告,报告中不可夹代请示事项,也不可夹代建议事项,报告作为阅件,夹代请示事项往往得不到及时答复,容易误事;报告夹代建议事项不符合新《办法》的规定,向上级提出建议和意见要用“意见”这个文种。意见也不能与请示相混,意见是建议上级办什么、怎么办,并提出具体方案,供上级决策参考或批转;请示要求上级给什么,并说明理由,陈述用途,请求上级批准或答复。
(3)请示的事项要明确具体。请示的的语言要简捷、明了、准确、具体,提出的请求要合情合理,有依有据,以便上级机关作出科学合理的决策。比如请示上级开展某项工程建设,就要简明扼要地将现状、存在的问题及进行建设的必要性和紧迫性说清楚,并详细提出明确具体的建设计划。如请求帮助解决所需资金,分项列出后要计算出总金额,给上级一个整体的概念。对请示的问题,如有不同的解决意见,要客观分析各自优缺点,提出明确的倾向性意见,便于领导决策参考。转报下级的请示,也要明确本单位的意见,不能将问题不负责任地上交。
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