1、公司与外界联系需对方发送传真时,尽量要求对方注明本公司具体收件人,以便行政部及时分发。
2、行政部收到传真后,在传真接收台帐上登记,并负责通知收件人及时领取及签字确认。
3、行政部每月或每季度根据传真使用比例摊销费用至各部门。
五、 信件收发
1、 公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括:文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记,以及特殊文件资料的递送。
2、 收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。
3、 收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。
4、 对贵重物品、汇款、邮包,要进行专门登记,并及时通知个人签字领取。
5、 对投递错误的邮件,应及时退回或设法转移。
六、 名片管理
1、 公司名片格式统一化,由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务。
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