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六、寓治理于服务中,后勤工作有条不紊
1、加强工作协调,做好重要客户来访接待。总裁办针对后勤人员少,公司领导的重要客户来访多、接待任务重的实际情况,在明确分工的基础上,加强工作协调,尽量做到提前确认和落实各项接待工作的后勤安排的各个环节,从ppt欢迎牌制作、迎送、拍照、会议室安排、茶水供给、用餐、资料预备、参观、车辆调度等都作出具体预备,经常加班加点。今年先后接待的重要客户来访,如意大利cos集团、深圳福田政府、国外代理、香港会计师事务所、广州市信息办领导等80余次,均获得了领导认可。
2、加强实物资产治理,做好固定资产治理(购置申请、入出库、处置)、低值易耗品治理(办公用品、礼品)和易货产品的治理工作。①对公司的实物资产治理,总裁办注重抓好招标、采购、发放、保管、使用、成本分摊各个环节,严格按照从年度招议标确定的供给商中货比三家的原则采购物品。②对笔记本电脑购置严格采购申报手续;③对办公用品、耗材、礼品、速递、票务预订、名片印制,实行比价采购;④对新添置的固定资产、低耗易耗品,建立了实物登记保管明细账,并对赛迪顾问、赛迪公关、世纪信息三家公司固定资产进行了清理、核对,初步清理了历史遗留问题,盘点建库编码,走上正轨。⑤对办公用品等低值易耗品和礼品的领用,建立了领用登记帐;⑥对速递、票务预订实行统一治理,厉行节约。
3、确保计算机、网络正常运行。做到随叫随到排查故障,解决问题,保证公司电脑和网络的正常运行,保障公司业务工作的正常、顺利开展。
4、 加强车辆治理,做好车辆调度,确保用车安全。①针对车少事多的实际情况,在有效保障公司领导工作用车的前提下,合理调度治理职能部门使用车辆,安排公务用车200余次。②加强对行政车的治理,做到了准时和安全行车,对每一辆车每一次出车都认真登记,做到每日每次出车都有记载。③加强对驾驶人员的安全行车教育,实现了全年安全行车无事故,较好地养护了车辆。非凡是司机的责任心和服务意识较强,无论是在休息日或节假日,只要工作需要,均能做到无条件出车,确保了各项工作的顺利开展和临时性任务的圆满完成。
5、 会议室有序规范治理:2007年安排预订会议室500余次。方便了公司各部门接待客户和召开内部会议。
6、公司证照年检、变更工作:共完成了8家公司的企业年检;完成原数据公司和原创新营销公司企业名称变更,及系列相关证照的变更工作。
7、值班工作:坚持公司工作日(周一至周五)晚间和周六、日轮流值班制度。为公司领导和各业务部门加班做好服务工作,提供强有力的后勤保障。
回顾2007年度的工作,总裁办较圆满地完成了工作任务,我们在总结成绩的同时,还看到存在的不足,主要表现在:一、陷于事务性工作和处理突发事件较多,更高层次思考问题不够深入,为领导提供前瞻性、全局性的建议方面还有欠缺。二、员工工作的主动性、预见性有待进一步加强;三、满足于完成眼前工作,创新意识不强,在一定程度上存在着忙于眼前不求创新、安于现状不愿创新、怕担风险不敢创新的现象,以新的观念思考问题,以新的视角熟悉问题,以新的思路研究问题,以新的办法解决问题做的不够。三、工作效率亟待再进一步提高;四、督办工作力度还须进一步加强等等。
对此,总裁办将在新的一年, 积极适应公司“一个增强、两个提升、三个落实”工作指导思想,紧紧围绕公司业务发展的核心,更加积极主动、细致地落实总裁办各项工作,充分发挥总裁办的参谋助手、协调服务、督促检查,综合治理的职能作用,“服务到位、协调到位、把关到位、参谋到位”,为公司的持续健康发展做出更大的贡献。
2008年工作计划
一、落实“一个增强”,继续积极做好各项办公开支降本增效工作,抓住重点降低费用,强化治理。
①加强固定资产治理,细定低耗用品使用数量。②在07年全面清查资产的基础上,对三家公司固定资产再次进行彻底梳理,果断做到家底清、制度细。③结合工作实际,进一步明确领用部门、领用人的责任,使固定资产治理到人、责任到人。④严格控制日常办公低耗用品的使用数量,厉行节约,做好管家。⑤继续积极做好礼品、办公用品采购和票务预订、速递服务等各项办公开支的降本增效工作。
二、落实“两个提升”
1、提升专业竞争能力的落实:①强化学习意识,变努力工作为“专心工作”:自觉积累专业知识和最新信息,自加压力,形成学习与工作的互动,提高自身综合素质,从而提升专业能力和整体工作水平。②善于总结、不断摸索做好本职工作的规律:提高办文、办会、办事水平,力求周全、准确、适度,避免出现疏漏差错。
2、提升品牌影响力的落实:①进一步畅通与院的日常信息渠道:不断提升公文撰写质量,同时进一步发挥综合、协调及服务等职能,进一步搭建研究院与公司业务信息交流平台,坚持重要情况及时、准确、全面报送,畅通信息渠道。②强化服务意识,增强工作的主动性、积极性,塑造总裁办的窗口形象:树立高效、务实的公司窗口形象。对内要积极主动,树立主动热情的工作形象。对外要提高工作人员的整体素质,树立朝气蓬勃的工作形象。强化围绕公司08年工作主题,牢固树立“办公室工作无小事”的责任意识,克服处理问题情绪化,做到脑勤、眼勤、嘴勤、腿勤,满腔热情地做好服务工作。③提升服务水平:以提高工作时效性带动工作效率,以提高工作效率促进服务水平的提升。
3、提升治理水平:进一步强化治理,健全工作机制,对公司行政治理制度进一步完善,促进行政治理工作的规范化、科学化。
三、关于“三个落实”,即围绕中心工作,找准工作的着力点,搞好全方位服务,以创新的精神落实总裁办各项工作,努力为公司提供优质高效的服务。
1、落实公司工程咨询资质的申请工作。
2、加大督办工作落实力度,确保公司政令畅通。①进一步加强通过口头、书面等多
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