成本控制子系统、投资项目控制子系统及资产存量控制子系统是适用的分系统普遍的构建思路。构建财务信息处理子系统,为了对财务信息处理进行实时控制,企业应设置审核、编号、复核、审批等控制点,强化会计稽核工作,保证信息质量;构建现金收支控制子系统,它是对货币资金的收入和支出、原材料采购和产品销售、债权债务的处理,银行借款的申请和归还以及财务成果的形成和利税的解缴等进行控制,超过现金预算要经批准,以现金收支报告,反映控制的实际情况;构建成本控制子系统,依产品标准成本、定额成本和费用预算等的要求,控制企业生产产品发生的消耗,设置生产产品发生人力物力和财力消耗的环节控制点,非经批准不得突破定额标准;构建投资项目控制子系统,根据资本预算控制投资项目的现金流量,加强预算审核,对直接费用和间接费用进行子项目控制;构建资产存量控制子系统,实施现金、银行存款、存货、固定资产等实物资产控制,依据合法凭证,要定期盘点,盘盈盘亏填写报告表,经批准才能处理。
(二)具体设置高效的企业财务控制系统构想
企业财务控制是一项繁杂的工作、系统的工程,如何根据控制对象的不同,合理地设置企业财务控制系统,设置企业财务控制系统是提高企业管理控制效能的关键。目前,在企业财务控制大系统下,比较适用的子系统普遍的设置方法是设置企业财务信息处理控制子系统、现金收支控制子系统、成本控制子系统、投资项目控制子系统及资产存量控制子系统。设置企业财务信息处理子系统,为了保证财务信息的处理符合企业财务总体目标和财会制度的要求,必须对财务信息处理进行实时控制。企业应设置审核、编号、复核、审批等控制点,强化会计稽核工作,保证信息质量;设置企业现金收支控制子系统,现金收支控制子系统主要对货币资金的收入和支出、原材料采购和产品销售、债权债务的处理,银行借款的申请和归还以及财务成果的形成和利税的解缴等进行控制,超过现金预算的支出,要经一定部门批准。最后通过现金收支报告,反映现金收支预算控制的实际情况;设置企业成本控制子系统,企业成本控制子系统主要根据产品标准成本、定额成本和费用预算等的要求,对企业生产产品所发生的各种消耗所进行的控制,凡是生产产品发生人力物力和财力消耗的部位都应设置控制点,非经批准不得突破定额标准;设置企业投资项目控制子系统,企业如有投资项目,应建立投资项目控制子系统,根据资本预算控制投资项目的现金流量,加强预算审核,对直接费用和间接费用进行分项目控制;设置企业资产存量控制子系统,企业资产存量控制子系统主要对现金、银行存款、存货、固定资产等实物资产进行控制。资产的保管使用要保证安全,手续规范,收付要依据合法凭证,要定期盘点,发生盘盈盘亏要填写报告表,经一定批准手续才能处理。
四、企业财务控制系统运行与保障实施的系统思考
(一)以系统思想的方式认识和探求企业财务控制系统复杂的症结
系统思考要从系统的角度研究系统,必须原封不动的从整体上去研究。然而,大多数人采用了一种“升降机”式的观察方式,即我们都赞成并鼓励我们将问题分割,我们所处的部门分割、竖井式的组织结构,也容易导致采取一些局部化的、本位主义的措施。如果我们希望从系统的角度去研究系统,就必须采用一系列新工具;如果我们希望进行明智的决策,并深刻理解每一个举措对于系统整体的含义,就必须各个环节和谐并进。系统思考就是解决这一问题的工具、技术和方法的集合,也正是我们所急切寻找的武器:它是一套适当的、用来理解复杂系统以及相应属性的工具包,同时也是一种更好地促使我们协同工作的行动框架。系统思考解决问题的方式就是认识到企业财务控制系统之所以复杂,正是因为系统中各个环节之间的联系,从而使我们意识到:如果试图理解系统,就必须将其作为一个整体来审查。所有的工具、技术和方法的设计目的,都是为了辅助进行这种整体检验,理解并记录这些组件之间的联系,解释和探索他们作为一个整体的动态行为。
(二)设立完整的企业财务控制组织体系
系统论将所研究的现象看成是一个整体,整体性,亦即完整性是系统的重要特征。企业财务控制需要企业各部门共同参与,构建财务控制系统必须设立完整的财务控制组织体系,各部门要职责清晰,共同把财务控制工作落到实处。财务控制组织体系主要包括决策机构、专职部门以及责任网络。在构建组织机构中,要确定单位的组织形式,明确相关的管理职能和报告关系以及为每个组织单位内部划分责任权限,单位在确定和完善组织机构的过程中应遵循不相容职务相分离的原则。
(三)应用耗散结构理论构建企业财务控制系统
耗散结构理论认为,系统内部各要素之间的非线性作用机制是耗散结构形成的内在机理。在企业财务控制系统中,也存在着要素之间的非线性相互作用。由于应用耗散结构理论必须建立在企业及其管理上,看成是一个非平衡状态的开放系统,此理论可以帮助企业及其财务管理者认识管理效率递减规律,进而自觉地使企业及其财务管理成为一个自组织和自适应的系统;也可以帮助企业及其财务管理者增加负熵的基本途径,从而使企业的生命周期充满活力并延长。以博弈论作为基本的方法论,不必追求短期成效,通过重复博弈达到目标,建立实现“双赢”或“多赢”效果的财务控制系统或做出这种制度安排。
(四)合理构建并适当运用内部相互联系的授权批准程序系统
授权批准控制是指单位在处理经济业务的过程中,必须经授权批准以进行控制。授权批准控制的形式通常有一般授权和特别授权之分。一般授权是对办理常规性的经济业务的权力、条件和有关责任者作出的规定。在日常业务处理中可以按照规定的权限范围和有关职责自行办理。特别授权是指授权处理非常规业务,如重大的筹资行为、投资决策、资本支出、股票发行等,特别授权也可用于超过一般授权限制的常规业务每笔业务都应有一系列内部相互联系的授权批准程序。
参考文献:
[1][羌]丹尼斯·舍伍德,著.邱昭良,刘昕,译.系统思考[m].北京:机械
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