浅谈企业重点工程建设档案管理 |
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摘要:随着市场企业档案的组成部分之一,反映了建设项目管理工作的真实过程,宣钢焦化厂在2007年3月开始实施5#、6#焦炉改造工程建设,结合近年来工程建设经验,对工程建设档案资料的管理实行项目组负责制,理顺了工作程序,对企业做好后续生产组织、设备及工艺优化起着重要的作用。 关键词:重点工程 档案管理 项目组负责制 0 引言 宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设,形成了大量的有价值的档案资料,这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理,对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护,具有十分重要的意义。同时,我们也看到,随着我国市场经济体制的逐步建立,重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化,对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时,把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓,切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上,建立了重点工程项目档案负责制,从实际出发,认真做好工程建设资料的收集工作,理顺工作程序,采取有效措施,在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上,保障工程档案资料收集工作的正常进行,确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。 1 建立重点工程项目档案负责制,形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集企业重点工程档案管理,仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够,其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。lOCAlHoSt 在重点工程项目建设中,影响重点工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重,部分人员不重视。为了解决这个问题,焦化厂注重健全和完善工程资料收集的保证措施,从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约,做好“三约束”,摆正档案和建设项目的关系,确保了重点工程收集归档工作的正常有序进行。 4.1 在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况,作为对车间、部室的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的,与各单位奖金挂钩,进行扣罚。 4.2 在工程竣工验收环节上进行约束。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则,认真做好档案验收工作,查漏补缺,发现问题,及时纠错改误;工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料,工程资料不齐全的不进行竣工验收。 4.3 在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案室负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收,齐全完整的予以签字确认。经签字确认的,给予决算、付款。验收不合格的,不签字确认,并不予付款、决算。 5 开发利用档案信息,促进档案管理工作 做好档案资料的收集、归档工作是为了利用,而更好地开发利用档案信息,反过来也会促进档案管理工作。工程技术人员和施工人员对重点工程项目的管理、设计及施工组织的情况最了解,大量的档案产生于他们手中,他们也是今后利用档案的主体。通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源,而这些资源又通过档案管理人员提供给工程技术人员利用。对于档案管理人员来说,如果能将档案信息及时准确地提供给工程技术人员,使他们亲身体验到档案信息的价值,就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。近几年来实施档案数字化管理,将档案资料及时输入电脑,随时为工程技术人员提供服务,档案管理人员注重用活档案,让档案从工程建设中来,再服务于工程建设中去。每当工程技术人员从利用档案中获得信息时,他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料,从而保证了工程档案的完整性,促使档案管理更上新台阶。 综上所述,要搞好企业重点工程档案管理,必须扎实抓好档案的基础工作。没有优质的档案基础工作不仅难以保障优质服务和开展利用工作,而且档案管理升级工作也就无从谈起。为了全面规范企业档案工作,提高现代管理水平,企业档案部门必须要立足于档案的基础建设,按照业务规范标准的要求,扎扎实实地做好基础工作,抓好各类档案资料的形成、积累、立卷、归档、管理和开发利用,促使企业档案管理水平尽快提高。
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