门工作人员组成的兼职档案员队伍，强化组织领导，加强训练，提高素质，让他们在各自的单位中发挥应有的作用。在工作中能及时的把信息反馈上来，又能按照档案部门的要求，搞好材料的收集、整理工作，使材料能够按照要求时间及时归人档案。同时在任务紧急情况下，可协助档案部门搞好一定时期内的突击工作。有了这样一支强干的兼职档案员队伍，就能有力地促进档案材料收集工作的开展。
4.制度化。制度化就是根据工作要求，建立起必要的规章和各种管理制度，使收集工作制度化。如，按照制定的“定期清理核对制度”，每半年对每个干部档案进行一次清理，发现材料不全的，立即向有关单位发出“干部档案所缺材料登记表”，要求按时补上，使每个干部档案材料达到材料全、内容完整、使用方便。根据制定的“定期索要制度”中的“要求材料形成十之内归人档案”的要求，坚持通过信函、电话按时向有关单位索要材料，保证形成材料不在基层单位积压，及时归档，使干部档案工作及时、准确地为干部管理工作提供有效信息

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