> 秘书人员要抓好各个时期的重点工作,根据单位的实际,每月进行分解,上旬、中旬、下旬分别进行督查,从中了解工作的进展情况,掌握第一手资料,并及时向主要领导反馈,以达到事半功倍的目的。
秘书人员对文件的格式、种类等方面要了如指掌,尤其是党委、行政办公室合一的单位,更应当如此。党委和行政文件的格式既有共同之处,也有不同之处。党委文件有决议、决定等多个种类,而行政文件有命令(令)、公告等十多个种类,每个种类的应用方式也不相同,秘书人员要把握公文的规律性,只有真正掌握了每个种类的性质才能在实际应用中不出现失误。
秘书人员在工作中要摆正心态,特别是在传达领导精神时应不掺杂个人意见,原原本本地执行,使之不走样、不变形、不夸张。在撰写领导讲话时,对工作突出的单位和个人进行表扬时,要不加个人恩怨。在办事中秘书人员要严格要求自己,秉公办事,坚持原则,决不能打着领导的旗号办私事,树立自己的“形象”。
四、加强调研与反馈,把握“准确性”
调研工作是秘书工作的重要组成部分。秘书人员在调研时要反映真实情况,坚持说实话、查实情、见实效,及时向领导写出调研报告,为领导决策打下基础,做到“贴近、过硬、求高、务实”。即:在调查研究课题选择上———贴近,注重紧密性。把重点放在为领导决策服务上,围绕中心工作和长远战略目标拟定课题。在调查研究工作作风上———过硬,注重扎实性。秘书人员不仅要有良好的*素质、知识素质、观察思维能力,而且需要有过硬的思想作用和工作作风。在调查研究质量上———求高,注重深刻性。在调查研究过程中,要坚持用唯物的观点、辩证的观点、全面的观点、客观的观点看待某一问题,研究某一事物。在调查研究内容上———务实,注重真实性。不片面地看待问题,不静止地看事物、掩盖事实真相,不夸大其词,不随意拔高,不任意贴标签,实事求是地反映实际情况,正确服务领导决策。
五、善于思考动脑筋,把握“前瞻性”
秘书工作可以浓缩为“当好参谋、做好助手”八个字,这是一项说起来简单、做起来难的工作。因此,秘书要有超前意识,这是掌握主动权最有效的办法。市委办公室每阶段的党委工作、行政工作总结和下阶段的工作安排意见,都是有时间性的文字材料。为此我们都提前准备,广泛收集素材,对下季度的工作提出指导意见、工作重点和具体措施,供领导参考,发挥了参谋助手的作用。如果事事要领导催着办,秘书人员只能是疲于应付,捉襟见肘,难出成绩。由此可见,秘书人员要有一定的敏感性和准确的直觉,要有较强的分析问题、判断问题的综合能力,对问题的预见能力。要做到这一点,功夫须花在平常,将直觉的偶然性建立在逻辑的必然性之上。在平常的琐碎的工作中,要知其然,亦知其所以然,才能在需要之时得出准确、必然的直觉判断。
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