浅析高职院校电子档案管理 |
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,尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备,但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。 二、提高单位电子文件管理水平的对策 1.从电子文件的收集、积累基础工作入手。在纸质档案管理中,档案收集是档案工作诸环节的第一个环节,档案收集工作如何,对后续各环节的影响很大。因为,如果应该收集归档的文件而没有收集归档,不仅会影响档案的完整性,而且不利于今后的开发利用。对于电子档案来说,电子文件的收集也是诸环节的第一个环节,是做好电子档案管理工作的基础。 2.严格电子文件的归档管理。电子文件归档,是将应当归档的电子文件,经过整理确定档案属性后,从电子计算机的存储器或其网络存储器上,拷贝或刻录到可脱机的存储载体上,以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件,其归档的方法是不同的。如果是电子计算机网络系统,按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务;但以存储载体传递的电子文件归档,就必须做一些辅助和认证工作,要与相关的纸质文件结合归档。就目前而言,电子文件归档应符合下列要求:首先从归档时间上看,文书档案一般应以一个年度为限,将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上,以利于今后的反复查阅和利用。 3.规范公文制作和控制程序。对形成的新的公文档案要指定一个终端,各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送,确保各种来源的档案实现统一的格式和结构,便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则,尽量采用通用的文件格式。要严格各环节的管理权限,对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留,不可 任意进行删除处理。 4.加强电子文件软、硬件设施管理。要积极开辟电子档案存储的新途径,为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备,对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞,对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级,搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上,要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境,温度保持在17-20℃之间,相对湿度保持在35-40%之间,同时强化防磁设施的完善和维护,有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施,确保档案电子上一页 [1] [2] [3] 下一页 |
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