统一认识,才能增强大家的档案意识,使大家在各自的岗位上都对档案工作给予高度重视,人人参与,共同做好档案工作。
(2)进一步加强规范,完善管理体制和工作机制。做好高校档案工作,在工作方式上必须遵循科学规范的原则,理顺关系、健全制度,完善机制,规范管理。①工作体制上必须遵循集中统一、归口管理的原则,部门形成档案,学校集中管理,防止分散管理出现的弊端。②完善管理制度。建立健全学校、部门和单位的档案管理制度,从档案的鉴别整理、保管征集、分类归档、裁剪装订、建档定级到查看借阅直至责任追究都要有完善的规章制度,推进档案管理工作的制度化和规范化;特别要做好档案的收集、整理和归档工作。一是严把收集关。要明确收集范围,及时、准确、全面地收集学校教学科研和管理服务所形成的各类材料,对学校一些重要活动、重大事件要及时收集补充,确保档案的完整性;二是严把鉴别关。要对收集来的归档材料进行认真的鉴别审核,做到取之有据、舍之有理。三是严把整理关。收集来的归档材料,要严格按照规范进行整理立卷,做到分类准确,编排有序,目录清楚,纲目分明,装订整齐。四是创新工作机制,进一步提高服务水平。要创新档案材料的收集整理机制,改变基层单位档案长期不整理、不装订、管理水平低,收集渠道不通畅的问题。要适应管理信息化的需要,逐步转变档案管理职能。未来高校档案馆(室)的作用将由档案的保管基地和利用中心转化为档案信息控制管理中心,其管理对象将逐步由案卷管理实体转向信息内容管理。档案人员也不再是整天埋头守库房,而是通过网络来管理动态的档案信息,维护其在运转和利用中的安全性、完整性和可靠性,履行一个信息管理员的职责。四是实行责任追究。明确基层单位的主要负责人为档案管理工作的第一责任人,专(兼)职管理人员为直接责任人,把档案管理工作纳入单位年度目标考核和干部个人评优考核,实行责任追究。

(3)进一步加强队伍建设,提高人员素质。档案管理人员的素质对档案工作的成效起着决定性作用。要通过各种形式和途径,提高档案管理人员的综合素质。一是健全管理人员队伍。建立一直专兼职相结合的档案管理队伍。学校档案馆(室)要按照国家要求配备相对稳定具有较高素质的专业档案管理人员,确保档案工作的持续性和完整性。要在基层单位确定素质高、原则性强和有一定工作经验的人员负责档案工作。并根据需要,及时补充调整管理人员,严格档案手续移交,确保基层档案工作的稳定性。二是不断加强业务培训。要按照“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的要求,分阶段、分层次、有计划、有步骤地对档案管理人员进行业务培训,不断提高管理人员的整体素质。要组织基层档案管理人员到学校档案馆(室)或地方档案馆进行实习操作,让他们了解和掌握档案材料的鉴别、整理、分类、编号、裁剪、装订等全过程。要提高档案管理工作者现代化意识,更新观念,强化信息技术观念。作为拥有一大批高科技人才和高科技设备的高校,完全有实力提高档案现代化管理的水平。作为档案管理人员应充分认识档案管理现代化的必要性,积极参与学校的各项活动,主动、及时地为学校工作提供优质服务,切实加强对现代化管理技术的学习和研究,了解和掌握最新的现代化管理手段,提高业务素质,使个人的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要。三是建立竞争激励机制。要对工作任务进行细化,责任到人,实行量化考核,充分调动管理人员的工作积极性、创造性和能动性。
(4)进一步加强信息化建设,推进管理升级达标。信息化建设是新时期高校档案工作的客观需求,也是高校档案工作服务创新和管理创新的重要标志。推进高校档案馆数字化、网络化和检索自动化建设,已成为高校档案管理的大势,也是高校档案管理工作取得重要进展的突破口。学校应加大资金投入改善档案馆相关硬件设施,对档案信息化进行重点建设。要以推进档案的数字化进程为基础,以电子文档的归档和管理为重点,积极推进档案管理从纸质化管理为主向数字化管理的转变。要根据新形势下档案工作的新要求,充分利用网络技术,对档案信息进行征集、加工整理、分类储存、使档案信息成为能够多角度检索,自由提取的系统化信息资源,推进手动检索向自动化检索转变。应充分利用校园网的优势,坚持网络化办公,鼓励各单位以电子文件的形式按规定格式和要求上报档案材料,努力实现“无纸档案”与“纸质档案”相结合,这将有助于加强电子档案管理和建设,提高档案管理质量,使学校的档案更好地服务于教学、科研和各项管理工作。

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